การเขียนใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานเป็นชั่วโมงหรือบริการเฉพาะที่ให้กับธุรกิจหรือบุคคลอื่นนั้นต้องการวิธีการที่แตกต่างจากที่ใช้ในการขายผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้เล็กน้อย แทนที่จะรวบรวมราคาขายปลีกหรือราคาส่งที่กำหนดไว้คุณกำลังเรียกเก็บเงินสำหรับชั่วโมงทำงานในอัตราที่ตกลงกันไว้หรือบริการเฉพาะที่ดำเนินการตามราคาที่ตกลงกันไว้ การออกใบแจ้งหนี้สำหรับบริการที่แสดงต้องให้ความสนใจในรายละเอียด
สื่อสารกับลูกค้าของคุณว่าคุณจะออกใบแจ้งหนี้เมื่อใดและอย่างไรสำหรับการทำงานของคุณ หากคุณแจ้งให้ทราบล่วงหน้าส่วนหนึ่งก่อนที่จะเริ่มโครงการคุณจะต้องแจ้งลูกค้าของคุณ หากคุณเรียกเก็บเงินทำงานอยู่ระหว่างดำเนินการแทนที่จะรอจนกว่าจะเสร็จสิ้นสัญญาตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณอยู่ในข้อตกลง ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ แจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบว่าพวกเขาจะได้รับใบแจ้งหนี้ทางอีเมลเพื่อไม่ให้ลบออกโดยไม่ได้ตั้งใจ
เก็บบันทึกที่ดี รวบรวมบันทึกวันที่และเวลาที่ทำงานและลักษณะของบริการที่แสดง ตรวจสอบข้อตกลงโครงการหรือสัญญาบริการเพื่อรีเฟรชหน่วยความจำของคุณเกี่ยวกับข้อกำหนดเฉพาะ ตรวจสอบชื่อและที่อยู่ รวมหมายเลขอ้างอิงการเรียกเก็บเงินของลูกค้าหากมีระบุหมายเลขอ้างอิงไฟล์ของคุณเองถ้ามี
ใช้รูปแบบง่าย ๆ ทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณยังสามารถใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์เพื่อสร้างมาตรฐานรูปแบบใบแจ้งหนี้ของคุณ ใบแจ้งหนี้ของคุณควรมีฟิลด์สำหรับหมายเลขอ้างอิงใบแจ้งหนี้วันที่เรียกเก็บเงินชื่อธุรกิจและที่อยู่และชื่อของเจ้าหน้าที่ผู้ทำสัญญาที่กำลังส่งใบแจ้งหนี้ เว้นพื้นที่เหลือเฟือเพื่อลงรายละเอียดบริการที่แสดงพร้อมกับรหัสโครงการหรือผลิตภัณฑ์ที่ใช้บังคับ
ระบุจำนวนใบแจ้งหนี้ ชั่วโมงอาจเป็นชั่วโมงบริการจริงที่คุณให้ในอัตราที่ตกลงกันตามอัตรารายชั่วโมงหรือบริการเฉพาะที่คุณให้ไว้สำหรับจำนวนใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังสร้างระเบียงคุณอาจวาดแผนเลือกไม้และวางรากฐานสำหรับกรอบในช่วงเวลาหนึ่งของการเรียกเก็บเงิน คุณสามารถทำรายการกิจกรรมและระบุจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้หนึ่งรายการ หรือคุณสามารถทำรายการแต่ละกิจกรรมแยกกันระบุชั่วโมงทำงานสำหรับแต่ละกิจกรรมจากนั้นคำนวณจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ด้วยการคูณชั่วโมงทำงานและอัตรารายชั่วโมง
รวมถึงเอกสารประกอบตามความเหมาะสม ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องใช้บริการจัดส่งหรือบริการซ้ำเพื่อให้งานสำเร็จให้แนบสำเนาใบเสร็จรับเงิน
