ความหมายของรายงานธุรกิจ

"ฉันต้องการให้รายงานนั้นบนโต๊ะทำงานของฉันก่อนเช้าวันจันทร์!" เจ้านายที่โกรธแค้นร้องให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเขย่าตัวของเขาในภาพยนตร์รายการโทรทัศน์หนังสือและอาจเป็นมากกว่าสภาพแวดล้อมทางธุรกิจจริง ๆ แทนที่จะถูกข่มขู่โดยความคิดในการรวบรวมรายงานยินดีต้อนรับเพื่อเป็นโอกาสในการแสดงผลงานของคุณ รายงานธุรกิจเป็นเอกสารสำคัญเนื่องจากอธิบายประเด็นที่ซับซ้อนปัญหาหรือการวิจัยอย่างชัดเจนและรัดกุม รายงานความสนใจคำสั่งเพราะมันเป็นทางการ และเมื่อคุณเขียนรายงานคุณจะต้องตัดสินใจว่าจะใส่อะไรลงไป

รายงานธุรกิจคืออะไร

เอกสารที่มีตัวตน Businessdictionary.com กำหนด รายงาน ในฐานะ“ เอกสารที่มีข้อมูลที่จัดเรียงในรูปแบบการบรรยายกราฟิกหรือแบบตารางจัดทำขึ้นตามกิจวัตรประจำวันที่เกิดขึ้นเป็นประจำหรือตามที่จำเป็น"

ข้อเท็จจริงที่ว่ารายงานทางธุรกิจเป็นเพียงเอกสารที่เน้นความสำคัญของมัน ในขณะที่คุณอาจอยู่ในวาระการประชุมเพื่อให้รายงานเกี่ยวกับสินทรัพย์ที่ได้มาในระหว่างไตรมาสระหว่างและหลังจากการนำเสนอของคุณคุณจะมีรายงานธุรกิจที่อ้างถึงและคุณยังสามารถแจกจ่ายสำเนาให้กับผู้ที่เข้าร่วม จำรายงานสมุดหวั่นที่คุณต้องทำในโรงเรียนได้ไหม? การอ่านหนังสือเป็นขั้นตอนแรกจากนั้นคุณต้องเขียนบทสรุปของสิ่งที่คุณอ่าน บางครั้งคุณต้องนำเสนอรายงานของคุณต่อทั้งชั้นเรียน แต่เพื่อช่วยคุณออกมาคุณมีรายงานที่จับต้องได้ในมือเพื่ออ้างอิง นั่นคือความสำคัญของรายงาน

ภาพรวมในเวลา รายงานธุรกิจเป็นการรวบรวมข้อเท็จจริงและสถิติเกี่ยวกับลักษณะเฉพาะของธุรกิจ โดยปกติจะเป็นภาพรวมในเวลารายงานในช่วงเวลาหนึ่ง ตัวอย่างเช่นรายงานประจำปีครอบคลุมข้อมูลทางการเงินที่สำคัญและเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นที่ให้ภาพรวมทางการเงินสำหรับปีนั้นในขณะที่รายงานรายไตรมาสครอบคลุมไตรมาสที่เฉพาะเจาะจงของปี

รายงานส่วนใหญ่โดยไม่คำนึงถึงประเภทหรือวัตถุประสงค์ครอบคลุมช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจง รายงานการเงินครอบคลุมระยะเวลาที่กำหนด การเงินของ บริษัท แตกต่างกันไปในแต่ละปีและในแต่ละเดือน แม้รายงานเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่จะถูกต้องเฉพาะในช่วงระยะเวลาหนึ่งเนื่องจากมีการแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่และผลิตภัณฑ์ที่เก่ากว่าจะถูกยกเลิก

เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ รายงานอาจเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และผู้ที่จะเห็น รายงานที่เป็นทางการคือรายงานที่จะถูกมองเห็นและตรวจสอบโดยผู้บังคับบัญชาผู้บริหารระดับสูงลูกค้าลูกค้าที่มีศักยภาพหรือนักลงทุนหรือแม้แต่สาธารณชน เช่นเดียวกับรายงานทั้งหมดควรเขียนและนำเสนอโดยไม่พิมพ์ผิดหรือสะกดผิดง่ายต่อการเข้าใจและแม่นยำสำหรับเงิน

รายงานไม่เป็นทางการมีความสำคัญไม่น้อย สำหรับพนักงานที่ต้องกรอกรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อรับเงินคืนพวกเขามีความสำคัญที่สุด โดยทั่วไปทางการรายงานเหล่านี้จะมีคำอธิบายวันที่และจำนวนเงินดอลล่าร์ที่ป้อนลงในแบบฟอร์ม บริษัท หากพนักงานไม่ทำรายงานอย่างละเอียดและตรงเวลาพนักงานจะไม่สามารถชำระเงินคืนสำหรับตั๋วเครื่องบินแท็กซี่และอาหารของลูกค้าที่พวกเขาจ่ายไปในการเดินทางเพื่อทำธุรกิจล่าสุด

รายงานโดยใช้ชื่ออื่น หากไม่มากที่สุดรายงานธุรกิจจะไม่เรียกว่ารายงาน พวกเขาอาจเป็นงบเช่นกำไรและขาดทุนหรืองบกำไรขาดทุนหรืองบการเงินอื่น ๆ เช่นงบดุล หรืออาจเป็นภาพรวมงบประมาณหรือการคาดการณ์การขาย

เหตุผลในการใช้รายงานธุรกิจ

ในการจัดทำรายงานที่ดีเยี่ยมจะช่วยให้เข้าใจว่าจะใช้รายงานอย่างไร

สรุป. รายงานช่วยอธิบายความคิดกระบวนการหรือสถานะทางการเงินที่ซับซ้อนของ บริษัท ได้อย่างชัดเจนและเข้าใจได้ เดือนของข้อมูลสะสมหรือปีของการวิจัยอาจถูกสรุปในรายงานสั้น ๆ แน่นอนว่าอาจไม่มีรายละเอียดทุกอย่างที่ไม่ได้เปิดเผยในการวิจัย แต่รายงานจะให้ผู้ที่อ่านรายงานสรุปโดยย่อของการวิจัยหรือข้อมูล

ลดความซับซ้อน คนที่จะตรวจสอบรายงานของคุณอาจไม่มีเวลาความปรารถนาหรือทักษะในการประเมินข้อมูลทั้งหมดและการวิจัยที่อยู่เบื้องหลัง ไม่ว่าในกรณีใดพวกเขามีงานทำของตัวเอง รายงานของคุณให้สิ่งที่พวกเขาต้องรู้

อธิบาย หากมี 10 คนที่จะอ่านและตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดและผลการวิจัยที่คุณรวบรวมมาพวกเขาจะได้ข้อสรุปที่แตกต่างหลากหลาย รายงานของคุณทำให้มั่นใจได้ว่าพวกเขากำลังปฏิบัติการทั้งหมดจากจุดชมวิวเดียวกันเพราะคุณให้ข้อมูลเดียวกันทั้งหมดแก่พวกเขา

ชักชวน สมมติว่า บริษัท ของคุณต้องการชักชวนนักลงทุนให้วางเงินทุนเพื่อลงทุนในแนวคิดใหม่ รายงานของคุณจะรวมอยู่ในแผนธุรกิจที่จะแบ่งปันกับนักลงทุน ผู้ร่วมงานคนอื่น ๆ จะรวบรวมงบกำไรขาดทุนของ บริษัท และรายงานสถานะทางการเงินอื่น ๆ แต่รายงานของคุณจะเป็นการคาดการณ์ยอดขายโดยที่ บริษัท เชื่อว่าตลาดที่ไม่ได้ใช้เป็นเช่นนั้นและยอดขายที่พวกเขาสามารถทำได้ งบการเงินมีความสำคัญ แต่รายงานของคุณเป็นสิ่งที่สามารถโน้มน้าวให้นักลงทุนที่เข้ามาเยี่ยมชมหรือไม่

พิสูจน์จุด รายงานทางธุรกิจมักจะถูกใช้เมื่อต้องทำการตัดสินใจที่ยากลำบากเช่นการลดขนาดซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการปลดพนักงาน ไม่มีใครอยากไปในทิศทางนั้น แต่เมื่อรายงานอยู่ข้างหน้าพวกเขาแสดงผลกำไรที่ลดลงอย่างคงที่เมื่อเทียบกับค่าใช้จ่ายเช่นเงินเดือนมันชัดเจนว่าต้องทำอะไร หรือในแง่บวกรายงานสามารถแสดงว่า บริษัท อยู่ในตำแหน่งที่จะขยายไปสู่ทิศทางใหม่ที่น่าตื่นเต้น

แก้ปัญหา. คุณเคยอยู่ในการประชุมที่มีการพูดคุยปัญหาไปรอบ ๆ โดยไม่ต้องไปหาทางออก แต่ถ้าคุณแชร์รายงานของคุณบนหน้าจอการฉายภาพขนาดใหญ่ทุกคนจะมองปัญหาเดียวกันในเวลาเดียวกัน การดูเอกสารที่จับต้องได้ด้วยตารางและกราฟที่แสดงว่าสถานการณ์นั้นยืนอยู่จริงช่วยให้ทุกคนวิเคราะห์วัสดุเดียวกันเข้าด้วยกันและมาถึงทางออกร่วมกัน

ประเภทของรายงานธุรกิจ

มีรายงานธุรกิจจำนวนไม่ จำกัด ที่สามารถเขียนได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณสามารถเขียนรายงานที่กำหนดเองและตั้งชื่อตามที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปรายงานทางธุรกิจแบ่งออกเป็นสี่ประเภท: อธิบายวิเคราะห์ความคืบหน้าและถูกกฎหมาย แน่นอนพวกเขาสามารถทำได้และทับซ้อนกัน ยกตัวอย่างเช่นรายงานความคืบหน้าสามารถอธิบายได้เช่นกัน แต่จุดประสงค์หลักของมันก็คือการให้ข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์

รายงานอธิบาย มีการเขียนรายงานธุรกิจเพื่ออธิบายสถานการณ์หรือหัวข้อเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าใจได้ คุณอาจเขียนรายงานอธิบายเพื่ออธิบายงานวิจัยที่คุณได้ทำไป หากคุณแสดงเฉพาะตารางที่แสดงผลลัพธ์ของการวิจัยของคุณคุณจะได้รับคำถามเกี่ยวกับสาเหตุของการวิจัยวิธีการของคุณขนาดตัวอย่างและอื่น ๆ โดยธรรมชาติ ดังนั้นแทนที่จะเป็นเพียงแค่ตารางผลลัพธ์คุณควรเริ่มต้นด้วยการระบุเหตุผลที่คุณทำวิจัยสั้น ๆ และวิธีที่คุณทำเช่นการใช้โทรศัพท์หรือการสำรวจทางไปรษณีย์การติดตามข้อมูลในช่วงระยะเวลาหนึ่งหรือวิธีการของคุณ จากนั้นคุณอธิบายผลการวิจัยของคุณโดยใช้ตารางไดอะแกรมหรือวิธีอื่น ๆ ที่ทำให้ผลลัพธ์ชัดเจน จากนั้นคุณสรุปผลการวิจัยในไม่กี่ประโยค

รายงานการวิเคราะห์ . รายงานประเภทนี้ให้การวิเคราะห์บางทีโดยการเปรียบเทียบสองสถานการณ์หรือความเป็นไปได้ แทนที่จะอธิบายเพียงแค่รายงานการวิเคราะห์ทำอย่างน้อยการวิเคราะห์ผลการวิจัยสำหรับผู้อ่าน คุณอาจใช้ภาพในรายงานการวิเคราะห์ของคุณเพื่อแสดงจุดของคุณเช่นไดอะแกรมหรือสารบัญ

รายงานความคืบหน้า เช่นเดียวกับการ์ดรายงานของโรงเรียนรายงานความคืบหน้าแสดงให้เห็นว่าสิ่งต่างๆกำลังดำเนินไปอย่างไรในตอนนี้ พวกเขาไม่ได้อยู่บนภูเขาของการวิจัยหรือการวิเคราะห์ พวกเขากำลังอัปเดตสำหรับผู้ที่ต้องการ รายงานประจำปีงบการเงินเช่นงบกำไรขาดทุนและรายงานอื่น ๆ ที่เป็นภาพรวมของจุดในเวลาคือรายงานความคืบหน้า

รายงานทางกฎหมาย รายงานใด ๆ ที่กฎหมายกำหนดให้ บริษัท ต้องรวบรวมและโพสต์ไฟล์หรือส่งไปยังหน่วยงานอื่นเป็นรายงานทางกฎหมายประเภทหนึ่ง บางครั้งก็มีการรายงานทางกฎหมายเพื่อป้องกัน บริษัท จากการถูกฟ้องร้องหรือปัญหาทางกฎหมายอื่น ๆ หากมีการรวบรวมรายงานเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีหรือตามที่คณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ศาลหรือหน่วยงานทางการอื่น ๆ รายงานนั้นอยู่ในหมวดหมู่ทางกฎหมาย

ตัวอย่างการเขียนรายงานทั่วไป

ตามห้องปฏิบัติการเขียนทางออนไลน์ของมหาวิทยาลัย Purdue (OWL) รายงานธุรกิจส่วนใหญ่ไม่มีรูปแบบที่เป็นสากล ตรวจสอบว่า บริษัท ของคุณมีรูปแบบที่ต้องการหรือไม่สำหรับรายงานที่คุณเขียน หากไม่เป็นเช่นนั้นคุณสามารถเขียนได้ทุกวิธีที่เห็นสมควร อย่างไรก็ตามนกฮูกมีคำแนะนำที่สามารถช่วยให้คุณแน่ใจว่าคุณครอบคลุมฐานทั้งหมดและเขียนรายงานที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้

• ทำให้สั้น

• รู้จักผู้ชมของคุณและเขียนถึงพวกเขา

• ใช้ส่วนหัวและเน้นจุดสำคัญ

• ใส่ข้อค้นพบข้อโต้แย้งหรือประเด็นที่สำคัญที่สุดของคุณมาเป็นอันดับแรก

• ตัดสินใจว่าจะรวมข้อสรุปของคุณหรือปล่อยให้ผู้อ่าน

เนื้อหาของรายงานของคุณจะแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์และกลุ่มเป้าหมาย สำหรับรายงานภายในผู้ชมรู้เกี่ยวกับ บริษัท แล้วดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องกรอกรายละเอียดเหล่านั้น อย่างไรก็ตามรายงานสาธารณะหรือที่มีผู้ชมหลายคนจะได้รับประโยชน์จากข้อมูลพื้นฐานบางอย่างเกี่ยวกับ บริษัท

หน้าชื่อเรื่อง / ชื่อเรื่อง รายงานทุกฉบับต้องการชื่อที่ชัดเจนซึ่งอธิบายสิ่งที่จะเปิดเผย นี่ไม่ใช่สถานที่ที่จะฉลาด ความโปร่งใสเป็นกุญแจสำคัญ สำหรับรายงานสั้นหรือไม่เป็นทางการจะมีชื่อเรื่องง่าย ๆ ที่ด้านบนของหน้าตามด้วยวันที่หากทำได้ ตัวอย่างเช่น:

สรุปรายได้และค่าใช้จ่ายไตรมาส 1 ปี 2561

รายงานแบบทางการต้องมีหน้าชื่อเรื่องที่มีชื่อวันที่และผู้แต่งเป็นต้นตัวอย่างเช่น:

สรุปรายได้และค่าใช้จ่าย

ไตรมาสแรกปี 2561

จัดเตรียมโดย

(ชื่อของคุณ)

หากรายงานกำลังจัดทำขึ้นสำหรับบุคคลหรือกลุ่มเฉพาะให้เพิ่มรายงานดังกล่าวหลังชื่อของคุณตัวอย่างเช่น:

สำหรับ

บริษัท XYZ, Inc

บทนำ. เริ่มต้นด้วยประวัติย่อหรือข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับ บริษัท หากคุณคิดว่าจำเป็น จากนั้นอธิบายสั้น ๆ ว่าเหตุใดจึงจัดทำรายงานนี้ หากรายงานกำลังนำเสนอผลการวิจัยให้อธิบายวิธีการวิจัยสั้น ๆ สำหรับรายงานสั้น ๆ ควรเป็นประโยคสองสามประโยค รายงานที่เป็นทางการอาจรวมทั้งหน้า รายงานที่เป็นทางการบางอย่างเริ่มต้นด้วยบทสรุปผู้บริหารที่ให้ภาพรวมหรือสรุปของรายงานเพื่อที่ว่าถ้าทุกคนเป็นคนอ่านพวกเขาจะยังคงเข้าใจรายงาน

สารบัญ ในรายงานแบบยาวส่วนรายการและภาพที่มีหมายเลขหน้า

เนื้อหาของรายงาน ที่นี่คุณจะใส่ข้อมูล crux หรือข้อมูลที่สำคัญที่สุดของรายงานของคุณ รวมภาพเช่นแผนภูมิไดอะแกรมตารางหรือกราฟแทนที่จะเป็นข้อความเพียงอย่างเดียว ภาพแสดงคนในสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขารู้และพวกเขาเป็นแบบโต้ตอบซึ่งทำให้ผู้อ่านของคุณสนใจ ตารางกราฟและเอกสารสำคัญอื่น ๆ ที่มองเห็นได้เป็น“ หลักฐาน” ของสิ่งที่คุณกำลังรายงาน เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สำคัญที่สุดก่อนเสมอ

ผล. ส่วนนี้เป็นตัวเลือกและขึ้นอยู่กับผู้อ่านของคุณคุณต้องการบอกพวกเขาถึงวิธีการตีความผลลัพธ์หรือให้รายงานพูดด้วยตัวเองหรือไม่ ****

สรุปผลการวิจัย รายงานอย่างเป็นทางการต้องมีการสรุปผลไม่ว่าจะเป็นที่คาดหวังหรือมาเป็นความประหลาดใจและจะมีผลต่อการตัดสินใจในอนาคตอย่างไร

ข้อยกเว้น รายงานประจำปีและรายไตรมาสเป็นตัวอย่างที่อาจสร้างสรรค์มากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากธุรกิจกำลังติดต่อกับประชาชนทั่วไปเช่นรายงานประจำปีหรือรายไตรมาสของโรงพยาบาลการอัปเดตอาจได้รับการบอกกล่าวที่ดีที่สุดผ่านเรื่องราวที่น่าสนใจเกี่ยวกับการช่วยชีวิตหรือพนักงานที่ปฏิบัติงานด้วยเทคนิคที่ทันสมัย ธุรกิจอาจเกี่ยวข้องกับความก้าวหน้าของพวกเขาด้วยวิธีนี้เช่นกันโดยการสัมภาษณ์พนักงานที่ดำเนินการวิจัยที่ล้ำสมัยหรือคิดค้นผลิตภัณฑ์ใหม่ที่น่าตื่นเต้น

ในท้ายที่สุดวิธีที่คุณเขียนรายงานขึ้นอยู่กับคุณ เพียงให้สั้นให้ผู้ชมของคุณอยู่ในใจและรวมถึงข้อมูลที่สื่อความหมายอย่างชัดเจน ไม่มีเหงื่อ. คุณจะมีมันบนโต๊ะเจ้านายของคุณในเวลาไม่นาน