วิธีการทำบัญชีที่ไม่แสวงหาผลกำไร

การบัญชีที่ไม่แสวงหาผลกำไรมีลักษณะคล้ายคลึงกับการทำบัญชีเพื่อผลกำไร แม้ว่าวัตถุประสงค์หลักขององค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรจะไม่เปลี่ยนผลกำไร แต่ก็ยังต้องสร้างรายได้เพียงพอที่จะดำเนินการและจัดการค่าใช้จ่าย ธุรกรรมเหล่านี้จะต้องมีการติดตามอย่างรอบคอบเพื่อวัตถุประสงค์ในการยื่นภาษีการจัดการกระแสเงินสดการตรวจสอบบุคคลที่สามและเพื่อความมั่นคงทางการเงิน

รายการที่คุณจะต้อง

• ซอฟต์แวร์บัญชีเช่น QuickBooks หรือ Peachtree

• ใบแจ้งยอดธนาคารและบัตรเครดิต

• ข้อมูลลูกค้าเช่นที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์

• เช็คสต๊อกเปล่า

สร้างโครงสร้างบัญชี

สร้างผังบัญชีที่เริ่มต้นด้วยบัญชีธนาคารและบัตรเครดิตของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ป้อนยอดคงเหลือต้นงวด ณ วันที่คุณเริ่มปีบัญชีของคุณ แม้ในองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรขนาดเล็กมากมันเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องรักษาบัญชีธนาคารของตัวเอง

สร้างบัญชีความรับผิดชอบของคุณ หนี้สินเป็นสิ่งที่องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณเป็นหนี้หรือเป็นหนี้ ภาษีเงินเดือนเป็นความรับผิดชอบร่วมกัน

ตั้งค่าสินทรัพย์ถาวรใด ๆ สิ่งเหล่านี้จะเป็นของที่ไม่แสวงหากำไรและไม่ได้ใช้หรือหมดไปภายในหนึ่งปี ขึ้นอยู่กับคุณหรือ CPA ของคุณที่จะตัดสินใจเกณฑ์จำนวนเงินดอลลาร์สำหรับการพิจารณาว่าการซื้อใดจะเป็นสินทรัพย์ถาวรและจะเป็นค่าใช้จ่าย เกณฑ์ทั่วไปสำหรับองค์กรขนาดเล็กอยู่ที่ประมาณ $ 500

สินทรัพย์ถาวรจะคิดค่าเสื่อมราคาทุกปีตามตารางค่าเสื่อมราคาของ IRS

สร้างบัญชีค่าใช้จ่าย โปรแกรมบัญชีส่วนใหญ่จะตั้งค่าผังบัญชีพื้นฐานที่จะรวมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมของคุณ ขอแนะนำให้แยกค่าใช้จ่ายการดำเนินงานออกจากโปรแกรมและค่าใช้จ่ายในการระดมทุน การระดมทุนของรัฐบาลบางแห่งกำหนดให้ค่าใช้จ่ายในการระดมทุนขององค์กรที่ไม่แสวงหากำไรไม่เกินร้อยละของค่าใช้จ่ายทั้งหมด

ตั้งค่าลูกค้า สิ่งเหล่านี้มักจะเป็นผู้บริจาคของคุณ การติดตามการบริจาคเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากผู้บริจาคที่บริจาคเงินจำนวนหนึ่งในแต่ละปีจะถูกรายงานจากการคืนภาษีของคุณ นอกจากนี้หากองค์กรของคุณได้รับการยอมรับจาก IRS ว่าเป็น 501 (c) (3) เงินบริจาคจะถูกหักลดหย่อนภาษีได้และผู้บริจาคของคุณจะต้องการใบเสร็จรับเงิน

ตั้งค่าผู้ขายทั้งหมดและติดตามอย่างระมัดระวัง หากองค์กรของคุณได้รับเงินทุนสนับสนุนจากรัฐบาลกลางคุณอาจจะต้องจัดทำรายงานเกี่ยวกับจำนวนเงินที่คุณจ่ายให้ผู้ขายแต่ละราย

สร้างขั้นตอน

ตรวจสอบพร้อม หากองค์กรของคุณได้รับเงินอุดหนุนจากรัฐบาลหรือมีแผนในการขอสินเชื่อหรือพันธบัตรประเภทใดก็ตามคุณจะต้องได้รับการตรวจสอบจากบุคคลที่สามเป็นประจำทุกปี ผู้ตรวจสอบจะพิจารณากระบวนการบัญชีของคุณอย่างใกล้ชิด

เก็บสำเนาเอกสารทั้งหมด ในโลกที่ไม่แสวงหาผลกำไรมันเป็นสิ่งสำคัญในการทำซ้ำและเก็บบันทึกที่ถูกต้อง ผู้ตรวจสอบมักจะขอสำเนาของเช็คที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือแม้กระทั่งเช็คที่ได้รับ คัดลอกเช็คและเงินฝากทั้งหมดและเก็บไว้ในแฟ้ม กระทบยอดบัญชีธนาคารและเครดิตของคุณในแต่ละเดือนและเก็บสำเนารายงานการกระทบยอดที่แนบมากับใบแจ้งยอดธนาคารของคุณ

รับการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมดรวมถึงตั๋วเงินที่ชำระเป็นประจำ นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรกับคณะกรรมการ

เคล็ดลับ

• สร้างชุดรายงานในแต่ละเดือน ขอแนะนำให้รายงานกำไรและขาดทุนและงบดุล ตั้งค่าไฟล์สำหรับผู้ขายทั้งหมดสร้างไฟล์หรือไฟล์สำหรับกิจกรรมระดมทุนที่สำคัญทั้งหมด รวมเอกสารประกอบทั้งหมดสำหรับรายได้และค่าใช้จ่าย โปรแกรมซอฟต์แวร์การบัญชีส่วนใหญ่จะเสนอผังบัญชีที่แนะนำ หรือคุณสามารถแก้ไขหรือสร้างผังบัญชีจากศูนย์ได้ เป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้มันง่ายที่สุดโดยการงดสร้างบัญชีสำหรับรายการที่คุณใช้เพียงครั้งเดียวหรือสองครั้ง