เมื่อใดก็ตามที่มีคนสมัครงานให้ยืมหรือเช่าพวกเขาสามารถคาดหวังได้ว่าสถานะการจ้างงานของพวกเขาได้รับการยืนยันโดยนายจ้างผู้ให้กู้หรือผู้ให้เช่าในอนาคต การส่งจดหมายขอใบรับรองการจ้างงานเป็นเวทีสำหรับผู้รับที่จะตอบสนองต่อข้อมูลที่เป็นความจริงและให้ด้วยความสุจริตใจและยังช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งคำขอได้ ตัวอย่างเช่นเจ้าของที่ดินอาจต้องตรวจสอบการจ้างงานและค่าจ้างในปัจจุบันของผู้เช่าในอนาคตผู้ให้กู้อาจสนใจในการเพิ่มค่าจ้างในอนาคตและนายจ้างในอนาคตอาจต้องการข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับวันที่ตำแหน่งและตำแหน่งค่าจ้างของผู้สมัคร
รับความยินยอมและข้อมูลที่สำคัญ
ก่อนอื่นคุณต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้สมัครเนื่องจาก บริษัท ส่วนใหญ่จะไม่เปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานปัจจุบันหรืออดีตโดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือให้ผู้สมัครลงชื่อในแบบฟอร์มการอนุญาต อีกวิธีหนึ่งคือการรวมส่วนความยินยอมเข้ากับหนังสือรับรองการของาน คุณควรขอให้ผู้สมัครระบุชื่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์ที่ถูกต้องสำหรับผู้รับ ข้อมูลนี้อาจแตกต่างกันมากขึ้นอยู่กับนายจ้าง ตัวอย่างเช่นผู้ติดต่ออาจเป็นแผนกทรัพยากรบุคคลใน บริษัท ขนาดใหญ่หรือเจ้าของธุรกิจใน บริษัท ขนาดเล็ก
ใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจ
นายจ้างบางรายใช้แบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับคำขอตรวจสอบการจ้างงาน อย่างไรก็ตามผู้อื่นออกจากรูปแบบและใช้คำฟุ่มเฟือยของคำขอถึงคุณ หากคุณกำลังเขียนจดหมายโดยไม่มีคำแนะนำอย่างเป็นทางการให้ใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐานและขอให้สั้นและตรงประเด็น
รับตรงประเด็น
ใช้ย่อหน้าเปิดของจดหมายเพื่อระบุวัตถุประสงค์ในการขอความยินยอมจากจดหมายและที่อยู่ ตัวอย่างเช่นเปิดด้วยคำสั่งเช่น“ ฉันกำลังส่งคำขอสำหรับการตรวจสอบการจ้างงาน” ทำตามสิ่งนี้โดยอ้างอิงเอกสารแนบความยินยอมฉบับสมบูรณ์ อีกทางเลือกหนึ่งแทรกสองบรรทัดก่อนคำทักทายที่ผู้สมัครให้ความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร คำแถลงง่ายๆเช่น "ฉันอนุญาตให้เผยแพร่ข้อมูลการจ้างงานของฉันไปที่ (บริษัท หรือบุคคลธรรมดา)" ตามด้วยลายเซ็นของผู้สมัครในบรรทัดแยกต่างหากก็เพียงพอแล้ว
ระบุข้อกำหนดการตรวจสอบของคุณ
ถัดไประบุข้อมูลที่จำเป็นในวรรคสองโดยใช้รายการหรือรูปแบบของสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย แม้ว่าข้อกำหนดเฉพาะในส่วนนี้จะแตกต่างกันไปตามความต้องการของคุณและไม่ว่าคุณจะติดต่อกับนายจ้างปัจจุบันหรืออดีต แต่ก็รวมถึง:
- ชื่อเต็มของผู้สมัคร
- ตำแหน่งงาน
- วันที่จ้างงาน
- อัตราการจ่ายหรือเงินเดือนประจำปี
- สำหรับพนักงานปัจจุบันให้นายจ้างระบุว่าตำแหน่งนั้นเป็นตำแหน่งชั่วคราวหรือถาวร
- นอกจากนี้สำหรับพนักงานปัจจุบันขอให้นายจ้างระบุว่าค่าตอบแทนของผู้สมัครคาดว่าจะยังคงเหมือนเดิมหรือเปลี่ยนแปลงภายใน 12 เดือนข้างหน้า
จบจดหมาย
หลังจากระบุข้อกำหนดการตรวจสอบแล้วให้ระบุชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณในวรรคสาม สิ่งนี้ทำให้ บริษัท สามารถติดต่อคุณได้หากพวกเขาจำเป็นต้องพูดคุยกับคุณทางโทรศัพท์ เพิ่มการปิดจดหมายเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" สุดท้ายปิดจดหมายโดยพิมพ์และเซ็นชื่อของคุณและป้อนวันที่ของคำขอ
