วิธีเขียนจดหมายมืออาชีพเพื่อตอบข้อร้องเรียน

จดหมายที่เขียนถึงการร้องเรียนของลูกค้าจะถูกมองว่าเป็นภาพสะท้อนโดยตรงของ บริษัท หรือผลิตภัณฑ์ของคุณ การสื่อสารอย่างมืออาชีพสามารถป้องกันการสูญเสียลูกค้าป้องกันการประชาสัมพันธ์ในอนาคตที่ไม่ดีสำหรับ บริษัท ของคุณหรือแม้แต่สร้างความนิยมกับลูกค้าในอนาคต เนื่องจากจดหมายที่เขียนเป็น "เส้นทางกระดาษ" ที่ไม่สามารถเรียกคืนได้เมื่อมีการส่งจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่มีข้อมูลใดที่สร้างอนาคตหรือความรับผิดชอบเพิ่มเติมให้กับ บริษัท คำตอบของมืออาชีพที่ดีที่สุดคือสุภาพกระชับและตรงไปตรงมา

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์

• เครื่องพิมพ์ (ถ้าจดหมายจดหมาย)

• การเข้าถึงอินเทอร์เน็ต (ถ้าจดหมายอีเมล)

• ซองจดหมาย

• ประทับ

• กระดาษ

ใช้วันที่ที่คุณจะส่งจดหมายพร้อมชื่อและที่อยู่ที่สมบูรณ์ของผู้ร้องเรียนที่ด้านบนของจดหมาย หากคุณไม่ได้ใช้โลโก้ บริษัท ในจดหมายอีเมลหรือบนกระดาษจดหมายโปรดเพิ่มข้อมูล บริษัท ของคุณหลังจากบรรทัดลายเซ็นของจดหมาย เขียนจดหมายบนคอมพิวเตอร์ตัวอักษรที่เขียนด้วยลายมือเป็นเรื่องส่วนตัวและไม่เป็นมืออาชีพ

ขอบคุณผู้ร้องเรียนที่สละเวลาในการติดต่อกับคุณด้วยเหตุผลที่ทำให้เขาไม่พอใจกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับการปรับปรุงสิ่งที่เขาไม่พอใจดังนั้นเขาจึงชัดเจนว่าคุณเข้าใจการร้องเรียนของเขา

ระบุความตั้งใจของคุณที่จะทำงานร่วมกับผู้ร้องเรียนในทุกวิถีทางที่เป็นไปได้เพื่อแก้ไขปัญหาให้กับเธอและความพึงพอใจของคุณ

ระบุว่าคุณจะติดต่อผู้ร้องเรียนโดยตรงเพื่อแก้ไขปัญหาและคุณจะได้รับการประเมินว่าคุณและ บริษัท ของคุณสามารถป้องกันการเกิดซ้ำของความไม่พอใจได้อย่างไร

ขออภัยในความไม่สะดวกและขอขอบคุณสำหรับความตั้งใจของลูกค้าที่จะติดต่อคุณเพื่อขอคำแนะนำที่เป็นไปได้

แสดงความตั้งใจที่จะทำงานเพื่อรักษาธุรกิจของลูกค้าและระบุความพึงพอใจของเขาที่มีต่อ บริษัท ของคุณ

ฝากสองสามบรรทัดสำหรับลายเซ็นส่วนตัวของคุณ (ถ้านี่เป็นจดหมายที่เป็นลายลักษณ์อักษร) และจบด้วยชื่อเต็มของคุณชื่อมืออาชีพและข้อมูล บริษัท ของคุณ หากคุณกำลังส่งอีเมลโปรดเพิ่มบรรทัด "ขอบคุณที่ติดต่อเรา" ในหัวเรื่องของอีเมล

เคล็ดลับ

• ใช้รูปแบบตัวอักษรสไตล์บล็อกดั้งเดิมที่มีวันที่ชื่อเต็มและที่อยู่ของลูกค้าชื่อเต็มของคุณและข้อมูลการติดต่อและลายเซ็นส่วนตัว เรียกใช้การตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ในผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายเสมอและรับการพิสูจน์อักษรอย่างรวดเร็วจากแหล่งข้อมูลอิสระถ้าเป็นไปได้ ไม่มีอะไรสะท้อนถึงภาพลักษณ์การทำงานของคุณที่แย่ไปกว่าตัวอักษรที่มีการจัดรูปแบบและลื่นไหลด้วยการสะกดผิดหรือไวยากรณ์ที่ไม่ดี

การเตือน

ไม่ว่าคุณจะได้รับการร้องเรียนที่รุนแรงหรือไม่เป็นมืออาชีพเพียงใดให้ละเว้นจากภาษาที่สงสัยหรือมีการกล่าวหาในการตอบสนองของคุณ คำตอบที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณอาจตกอยู่ในมือของคนจำนวนมากและแม้แต่ลูกค้าเป้าหมาย แม้ว่าคุณจะไม่สามารถตอบสนองการร้องเรียนที่คุณได้รับอย่างสมบูรณ์ แต่จดหมายตอบรับที่เป็นมืออาชีพและเป็นมิตรนั้นก็คือการสร้างพื้นฐานร่วมและความปรารถนาดี นอกจากนี้ยังสะท้อนถึงคุณและ บริษัท ของคุณกับคนอื่น ๆ ที่อาจเห็นจดหมาย