วิธีจัดระเบียบการประชุม

รายงานการประชุมเป็นเอกสารทางกฎหมายที่จำเป็นสำหรับองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรหน่วยงานราชการสังคมและองค์กร พวกเขาจัดทำบันทึกกระบวนการตัดสินใจ นาทีนั้นแตกต่างจากการเขียนตามคำบอก พวกเขาไม่ใช่การถอดความแบบคำต่อคำของสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ประชุม แทนพวกเขาเป็นบันทึกของผู้ที่เข้าร่วมสิ่งที่ถูกกล่าวถึงโหวตใด ๆ ที่ถูกโยนและสิ่งที่ตัดสินใจ เก็บรายงานการประชุมเป็นเวลาหลายปี

เตรียมบันทึกนาทีที่ถูกต้อง

ทบทวนระเบียบวาระการประชุม สิ่งนี้จะช่วยให้คุณวางแผนสำหรับวาระสำคัญที่คุณจะต้องจดบันทึก คุณจะได้รับความรู้สึกของจำนวนผู้เข้าร่วมที่คาดหวัง

ร่างแผ่นงานผู้เข้าร่วม สิ่งนี้สามารถทำได้ง่ายเหมือนกระดาษที่มีชื่อเรื่องของการประชุมและวันที่ด้านบนมีหลายบรรทัด คุณจะแจกจ่ายสิ่งนี้เมื่อเริ่มการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมลงชื่อ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์บันทึกของคุณทำงานอย่างถูกต้อง คุณอาจเลือกที่จะจดบันทึกการประชุมบนแล็ปท็อปหรือด้วยปากกาและกระดาษหรือโดยการบันทึกการประชุม หากการประชุมจะครอบคลุมข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหารือการบันทึกกับประธานและอธิบายความตั้งใจของคุณที่จะใช้การบันทึกเท่านั้นเพื่อให้แน่ใจว่ามีความถูกต้องของรายงานการประชุม

สร้างรายงานการประชุมสำหรับบันทึก

จดบันทึกในระหว่างการประชุม มุ่งเน้นไปที่หัวข้อของการอภิปรายแต่ละครั้งและออกความเห็น ตัวอย่างเช่นโปรดทราบว่าได้มีการหารือเกี่ยวกับการจัดสรรเงินทุนสำหรับอาคารใหม่ แต่อย่าลืมว่า "การอภิปรายนั้นเป็นเรื่องทางอารมณ์และความร้อน" โปรดทราบว่าใครเป็นผู้เสนอการเคลื่อนไหวแต่ละแบบและสิ่งที่ได้รับการแก้ไข

สร้างเอกสารที่จะเป็นรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการ ควรเป็นรูปแบบเดียวกับรายงานการประชุมก่อน พิจารณาการใช้หกส่วน: การโทรสั่งการโทรติดต่อการอนุมัติรายงานการประชุมครั้งล่าสุดปัญหาที่เปิดกว้างธุรกิจใหม่และการเลื่อน ภายใต้แต่ละรายการจะมีการสรุปหรืออภิปรายอย่างย่อและเป็นกลางของการอภิปรายหรือกิจกรรม หากมีการนับคะแนนให้นับรวม หากไม่นับคะแนนให้ระบุเฉพาะว่ามีการ "ลงมือ" หรือ "ล้มเหลว" เท่านั้น สร้างพื้นที่สำหรับนาทีที่จะลงนามด้วยตัวเองในฐานะคนรับโน้ตและประธานที่จะอนุมัตินาที

เผยแพร่รายงานการประชุมให้สมาชิกในบอร์ดภายในหนึ่งสัปดาห์ของการประชุมและ - หากการประชุมเป็นแบบสาธารณะ - ให้บันทึกเป็นบันทึกสาธารณะ ทำการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขตามความจำเป็น อ้างถึงบันทึกย่อของคุณเองหรือบันทึกการประชุมของคุณหากต้องการคำชี้แจง

จัดเก็บรายงานการประชุมในไฟล์ บริษัท

ยื่นรายงานการประชุมกับการประชุมที่ผ่านมา คุณสามารถเก็บนาทีไว้ในแฟ้มประสานงานจัดโดยคณะกรรมการหรือคณะกรรมการและตามลำดับเวลา เนื่องจากรายงานการประชุมเป็นบันทึกทางกฎหมายให้เก็บไว้ที่สำนักงานใหญ่

ลบการบันทึกที่คุณได้ทำการประชุมเว้นแต่เป็นนโยบายขององค์กรของคุณในการเก็บบันทึกนี้ เมื่อนาทีของคุณเป็นขั้นสุดท้ายโดยปกติแล้วคุณไม่จำเป็นต้องสำรองข้อมูลนี้และเนื้อหาอาจมีความละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ

คัดลอกและแจกจ่ายรายงานการประชุมเมื่อเริ่มต้นการประชุมครั้งต่อไป สิ่งเหล่านี้จะได้รับการอนุมัติให้เป็นจุดแรกของธุรกิจ