การวางแผนองค์กรกำลังสร้างกลยุทธ์สำหรับการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจและปรับปรุงธุรกิจของคุณ แผนองค์กรคือแผนงานที่วางแผนธุรกิจของคุณ มีความจำเป็นที่จะต้องเขียนเป้าหมายและวางแผนว่าพวกเขาจะบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร หากไม่มีการวางแผนการดำเนินธุรกิจอาจเป็นเรื่องยากลำบากและพนักงานแทบไม่ได้อยู่ในหน้าเดียวกัน เมื่อคุณมุ่งเน้นไปที่การวางแผนขององค์กรคุณกำหนดเป้าหมายที่ทำได้และนำธุรกิจของคุณเข้าใกล้ความสำเร็จ
คำจำกัดความการวางแผนองค์กร
การวางแผนองค์กรคือการสร้างแผนระยะยาวเพื่อปรับปรุงธุรกิจของคุณ แผนองค์กรตรวจสอบความสามารถภายในของธุรกิจและวางกลยุทธ์สำหรับวิธีการใช้ความสามารถเหล่านั้นเพื่อปรับปรุง บริษัท และบรรลุเป้าหมาย นึกถึงแผนองค์กรเป็นแผนงานวางโครงทุกสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในอนาคตของคุณและบรรลุระดับใหม่ของความสำเร็จ แผนดังกล่าวดูที่แต่ละภาคส่วนของธุรกิจและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกส่วนได้รับการจัดแนวให้สอดคล้องกับเป้าหมายที่คล้ายกัน การวางแผนองค์กรมักจะถูกมองผ่านการวิเคราะห์ SWOT (จุดแข็งจุดอ่อนโอกาสภัยคุกคาม) ยิ่งไปกว่านั้นมันมักจะเริ่มต้นด้วยเป้าหมายที่กว้างและนำไปสู่การวิเคราะห์ที่มีรายละเอียดมากขึ้นโดยกำหนดว่าจะบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างไร องค์ประกอบต่อไปนี้มีแนวโน้มที่จะอยู่ในแผนขององค์กร:
- คำชี้แจงวิสัยทัศน์: คำแถลงวิสัยทัศน์ของ บริษัท ของคุณในวงกว้างกำหนดสิ่งที่คุณกำลังทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย คำแถลงนี้เป็นจุดที่คุณมุ่งเน้นไปที่ธุรกิจของคุณและสิ่งที่คุณต้องการบรรลุในอีกสามถึงห้าปีข้างหน้า คิดใหญ่ แต่จำไว้ว่าคุณจะต้องสร้างแผนกลยุทธ์เพื่อสำรองเป้าหมายเหล่านี้ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายของคุณสามารถกำหนดเป็นเป้าหมายของสมาร์ท (เชิงกลยุทธ์วัดผลได้บรรลุตามจริงและตามเวลา)
- พันธกิจ: พันธกิจที่ดีแสดงให้เห็นว่าคุณจะบรรลุวิสัยทัศน์ของคุณในประโยคสองสามประโยคได้อย่างไร ควรแสดงให้เห็นถึงสิ่งที่คุณวางแผนที่จะเสนอหรือขายตลาดที่คุณอยู่และสิ่งที่ทำให้ บริษัท ของคุณไม่เหมือนใคร คำแถลงภารกิจเป็นเหมือนสนามลิฟต์สำหรับกลยุทธ์ทั้งหมดของคุณ มันสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพว่าคุณคือใครและสิ่งที่คุณต้องการจะทำในไม่กี่บรรทัด
- ทรัพยากรและขอบเขต: ส่วนหนึ่งของการวางแผนองค์กรคือการเก็บทุกอย่างที่คุณมีอยู่ในองค์กรของคุณ คุณจะมองไปที่ระบบผลิตภัณฑ์พนักงานสินทรัพย์โปรแกรมหน่วยงานการบัญชีการเงินและสิ่งอื่นใดที่มีความสำคัญต่อการประชุมวิสัยทัศน์ของคุณ ส่วนนี้เป็นเหมือนการสร้างแผนที่ขององค์กรปัจจุบันของคุณ มันช่วยให้คุณเห็นมุมมองที่ชัดเจนของทุกสิ่งที่ บริษัท ของคุณดำเนินการซึ่งช่วยให้คุณสร้างแผนการสำหรับการก้าวไปสู่อนาคต
- วัตถุประสงค์: ถัดไปคุณต้องกำหนดวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณและวิธีที่คุณวางแผนในการวัดความสำเร็จ นี่เป็นเวลาที่ดีในการวางแผนว่า SMART จะช่วยให้มั่นใจว่าเป้าหมายของคุณนั้นมีความเป็นไปได้เชิงกลยุทธ์สามารถวัดผลได้บรรลุตามความเป็นจริงและตามเวลา เป้าหมายที่คลุมเครือเช่น "ปรับปรุงชื่อเสียงของแบรนด์" นั้นไม่มีความหมายหากไม่มีการวัดผลความสำเร็จที่มั่นคง เป้าหมายของ SMART นั้นคือ“ ปรับปรุงชื่อเสียงของแบรนด์โดยการวางผลิตภัณฑ์ไว้ในเรื่องราวเชิงบวกห้าเรื่องภายในสิ้นไตรมาสที่ 1”
- กลยุทธ์: ถึงเวลาแล้วที่จะแสดงให้เห็นถึงกลยุทธ์ที่คุณวางแผนที่จะใช้เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของ บริษัท ของคุณ กลยุทธ์เหล่านี้อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่ไปจนถึงการลดต้นทุนค่าแรงลง 25 เปอร์เซ็นต์ขึ้นอยู่กับเป้าหมาย กลยุทธ์ของคุณควรตรงกับวัตถุประสงค์ที่คุณได้วางไว้ในแผนองค์กรของคุณและรวมถึงแผนปฏิบัติการสำหรับวิธีที่คุณจะนำไปใช้ นี่คือรายละเอียดแผนงาน nitty-gritty
ตัวอย่างการวางแผนองค์กร
ความต้องการในการวางแผนองค์กรของคุณจะแตกต่างกันไปตามธุรกิจและอุตสาหกรรมของคุณ ตัวอย่างเช่นสำหรับจีเอ็มยานยนต์ยักษ์ใหญ่กลยุทธ์การพลิกกลับองค์กรของ CEO Mary Barra นั้นรวมถึงวัตถุประสงค์หลายประการ สิ่งสำคัญรวมถึงการเป็นผู้นำในด้านผลิตภัณฑ์และเทคโนโลยีการเติบโตของแบรนด์คาดิลแลคการเติบโตของแบรนด์จีเอ็มในจีนอย่างต่อเนื่องเพื่อปรับปรุงการเงินของจีเอ็มอย่างต่อเนื่อง แน่นอนว่าวัตถุประสงค์เหล่านี้สอดคล้องกับความต้องการเฉพาะของจีเอ็มในฐานะ บริษัท
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของวัตถุประสงค์การวางแผนขององค์กร:
- วัตถุประสงค์ทางการเงิน: สมมุติคุณเข้าสู่ธุรกิจเพื่อทำเงิน การวางแผนทางการเงินขององค์กรของคุณคือเป้าหมายทางการเงินของคุณ วัตถุประสงค์เหล่านี้อาจรวมถึงการเพิ่มมูลค่าของผู้ถือหุ้นการเพิ่มผลกำไรและการสร้างรายได้ให้มากขึ้น อย่างไรก็ตามไม่ใช่ทุกวัตถุประสงค์ทางการเงินที่เกี่ยวกับรายได้และผลกำไร นอกจากนี้ยังมีวัตถุประสงค์ในการลดค่าใช้จ่ายปรับสมดุลงบประมาณรักษาอัตราส่วนงบประมาณที่เหมาะสมและอื่น ๆ ตัวอย่างวัตถุประสงค์ทางการเงินอื่นอาจเป็นการกระจายหรือสร้างรายได้ใหม่เป้าหมายเฉพาะของคุณจะขึ้นอยู่กับความต้องการส่วนบุคคลของ บริษัท ของคุณ แต่แผนองค์กรส่วนใหญ่มีวัตถุประสงค์ทางการเงินอย่างน้อยสองสามข้อ
- วัตถุประสงค์ของลูกค้า: ศูนย์ลูกค้าเป้าหมายของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่คุณวางแผนที่จะทำเพื่อลูกค้าของคุณ วัตถุประสงค์ที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลางอาจทำให้ผู้บริโภคของคุณได้รับความคุ้มค่าสูงสุดสำหรับราคาที่จ่ายไป หรือคุณอาจตั้งเป้าหมายที่จะปรับปรุงความน่าเชื่อถือของผลิตภัณฑ์ วัตถุประสงค์ของลูกค้าอีกประการหนึ่งคือการเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดของคุณหรือเสนอการบริการลูกค้าที่ดีที่สุด วัตถุประสงค์เหล่านี้จะแตกต่างกันไป แต่พวกเขามุ่งไปที่ความต้องการของลูกค้า
- วัตถุประสงค์ภายใน: การพิจารณาวัตถุประสงค์ภายในเป็นสิ่งสำคัญเมื่อทำการวางแผนองค์กร วัตถุประสงค์ภายในประกอบด้วยสามด้าน ได้แก่ นวัตกรรมการปฏิบัติงานและการบริการลูกค้า วัตถุประสงค์ด้านนวัตกรรมอาจประกอบด้วยการปรับปรุงผลิตภัณฑ์หรือเพิ่มเปอร์เซ็นต์ยอดขายของผลิตภัณฑ์เฉพาะ วัตถุประสงค์ด้านนวัตกรรมอื่นอาจเป็นการลงทุน x ดอลลาร์ในนวัตกรรมของผลิตภัณฑ์ วัตถุประสงค์การดำเนินงานมุ่งเน้นไปที่การลดของเสียการลงทุนด้านคุณภาพการปรับปรุงความปลอดภัยในสถานที่ทำงานและการลดข้อผิดพลาดในการผลิต เป้าหมายการดำเนินงานที่เป็นไปได้อีกอย่างคือการทำให้เพรียวลม ท้ายที่สุดวัตถุประสงค์ด้านการบริการลูกค้ามุ่งเน้นที่การปรับปรุงการบริการลูกค้าการรักษาและความพึงพอใจ
- วัตถุประสงค์การเรียนรู้และการเติบโต: ทุกองค์กรต้องการการเรียนรู้และการเติบโตเมื่อมีการวางแผนองค์กร วัตถุประสงค์การเรียนรู้และการเติบโตคือสิ่งที่เกี่ยวข้องกับพนักงานวัฒนธรรม บริษัท ของคุณและความสามารถขององค์กรของคุณ ตัวอย่างหนึ่งที่เป็นไปได้ของวัตถุประสงค์การเรียนรู้และการเติบโตคือการส่งเสริมวัฒนธรรมของ บริษัท เพิ่มการรักษาพนักงานและเพิ่มผลผลิต
ทำไมคุณต้องวางแผนองค์กร
ทุกธุรกิจจำเป็นต้องวางแผนองค์กร การสร้างแผนกลยุทธ์ให้ทิศทาง บริษัท และเป้าหมายที่สามารถดำเนินการได้ หากไม่มีแผนคุณจะทราบลำดับความสำคัญของคุณหรือแหล่งข้อมูลของคุณได้อย่างไร ธุรกิจที่มีแผนจะได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าธุรกิจที่ไม่มีทิศทาง
เหตุผลแรกที่คุณต้องการการวางแผนขององค์กรคือเนื่องจากมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับองค์กรของคุณ คุณจะไม่ออกเดินทางไปตามท้องถนนโดยไม่มีการทำแผนที่เส้นทางของคุณ ในทำนองเดียวกันเราไม่แนะนำให้ทำธุรกิจโดยไม่ต้องทำการแมปเส้นทางของคุณ การวางแผนองค์กรทำให้คุณจดจ่ออยู่กับกระดาษและช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้าอย่างมีวัตถุประสงค์ หากธุรกิจของคุณดำเนินการโดยไม่มีแผนคุณจะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ ต้องเขียนเป้าหมายและแบ่งออกเป็นส่วน ๆ เพื่อให้บรรลุอย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มเติมพวกเขาจะต้องมีระยะเวลาที่ชัดเจนและส่งมอบ การวางแผนองค์กรช่วยให้คุณสร้างแผนงานเพื่อความสำเร็จโดยขอให้คุณตอบคำถามสำคัญสามข้อ:
- อะไรคือจุดประสงค์ของธุรกิจนี้? (Mission)
- เราต้องการไปที่ไหนและเราหวังว่าจะบรรลุอะไร (วิสัยทัศน์)
- เราจะบรรลุวัตถุประสงค์ของเราอย่างไร (วางแผน)
อีกเหตุผลหนึ่งที่คุณต้องการการวางแผนองค์กรเพราะมันสามารถช่วยให้องค์กรและค่านิยมองค์กรของคุณสอดคล้องกัน แผนองค์กรทำมากกว่าการทำให้พนักงานของคุณประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ยังกำหนดว่าคุณคือใครในฐานะ บริษัท และสิ่งที่คุณต้องการ ในทำนองเดียวกันเมื่อพนักงานได้รับการพูดในทิศทางของธุรกิจและวัตถุประสงค์วัฒนธรรมของ บริษัท ของคุณจะดีขึ้น การวางแผนสำหรับอนาคตนำทุกคนมาที่โต๊ะส่งเสริมการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและสร้างวิธีแก้ไขปัญหาที่มีประสิทธิภาพให้กับองค์กร การทำและการทำตามแผนทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนในองค์กรอยู่ในหน้าเดียวกัน เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กโดยเฉพาะจะพบว่าการวางแผนเชิงกลยุทธ์เป็นวิธีที่ดีในการรับคำติชมจากพนักงานและปรับปรุงวัฒนธรรมโดยรวม
ในที่สุดแผนองค์กรจะช่วยสื่อสารข้อความของแบรนด์ของคุณกับพนักงานผู้ถือหุ้นเจ้าหนี้พันธมิตรนักลงทุนและลูกค้า การสละเวลาเพื่อฝึกฝนวิสัยทัศน์และพันธกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการส่งข้อความซึ่งเป็นการสื่อสารสิ่งที่คุณเป็นและสิ่งที่คุณต้องการเป็น บริษัท เมื่อวัตถุประสงค์ของคุณในฐานะ บริษัท ถูกต้มลงไปจนถึงกระดูกเปลือยของมัน ทุกคนรู้ทันทีว่าตราสินค้าของคุณคืออะไรและใครจะเป็นผู้ให้บริการ แผนองค์กรที่แข็งแกร่งและชัดเจนสามารถใช้เพื่อดึงดูดนักลงทุนลูกค้าและพนักงาน
วิธีการวางแผนองค์กร
ไม่มีกฎที่ยากและรวดเร็วสำหรับวิธีการวางแผนองค์กร แต่ละ บริษัท มีความต้องการที่ไม่ซ้ำกันเมื่อมันมาถึงการวางแผนสำหรับอนาคต อย่างไรก็ตามมีเคล็ดลับที่ควรคำนึงถึงเพื่อความสำเร็จของการวางแผนองค์กร ขั้นแรกรวบรวมข้อมูลจากพนักงานจากแผนกต่าง ๆ ทั้งหมดของ บริษัท เพื่อวางแผน คุณสามารถทำได้ผ่านฟอรัมเปิดหรือการประชุมพนักงาน
ขั้นตอนที่สำคัญอย่างยิ่งคือการนำคนที่เหมาะสมมาเขียนแผน แม้ว่าคุณจะเกี่ยวข้องกับคนจำนวนมากในกระบวนการระดมความคิด แต่มีเพียงไม่กี่คนเท่านั้นที่ควรมีส่วนร่วมในกระบวนการเขียนจริง การใช้ถ้อยคำอาจลำบากเมื่อมีคนเข้าร่วมมากเกินไป สำหรับร่างแรกของแผนเป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่ครอบงำทุกคำ ซึ่งจะมาในภายหลังเมื่อคุณแก้ไขร่างจดหมายและนำผู้เล่นเข้ามาเพิ่มเติมเช่นสมาชิกในบอร์ดของคุณ ในตอนแรกเพียง แต่กังวลกับตัวเองด้วยการรับแนวคิดหลักและวัตถุประสงค์ที่จดไว้
หลังจากเขียนแบบร่างแรกของคุณแสดงพนักงานของคุณคณะกรรมการและผู้บริหารระดับสูงโดยเร็วที่สุด พวกเขาทุกคนจะมีความเข้าใจและข้อเสนอแนะที่มีคุณค่าเกี่ยวกับวิธีที่คุณควรก้าวไปข้างหน้า ในที่สุดร่างการวางแผนองค์กรของคุณควรรวมถึง:
- บทสรุปผู้บริหาร: นี่เป็นเวอร์ชันย่อของแผนองค์กรของคุณ บทสรุปผู้บริหารควรครอบคลุมค่าแบรนด์ภารกิจวิสัยทัศน์วัตถุประสงค์และกลยุทธ์หลักอย่างย่อ
- หน้าลายเซ็นต์: หน้านี้จะรวมถึงลายเซ็นของสมาชิกในบอร์ดโดยระบุว่าพวกเขาเห็นด้วยและมีความมุ่งมั่นต่อเป้าหมายและวิสัยทัศน์ของคุณ
- รายละเอียด บริษัท: รวมประวัติของ บริษัท ของคุณรวมถึงประวัติผลิตภัณฑ์และความสำเร็จที่สำคัญ
- พันธกิจวิสัยทัศน์และคุณค่าคำแถลงเหล่านี้แสดงให้เห็นว่า บริษัท ของคุณคือใครคุณทำอะไรและจะไปที่ไหนในอนาคต นี่คือที่ที่คุณสื่อสารลำดับความสำคัญที่สำคัญที่สุดของคุณ
- การวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์ของ บริษัท ของคุณ: นี่คือส่วนที่ครอบคลุมการวิเคราะห์ SWOT (จุดแข็งจุดอ่อนโอกาสภัยคุกคาม) ของ บริษัท และส่วนต่างๆ การวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์ยังช่วยระบุประเด็นที่คุณวางแผนจะจัดการในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า
- กลยุทธ์และยุทธวิธี: ในส่วนนี้วางกลยุทธ์ของคุณและวิธีการที่คุณวางแผนที่จะบรรลุพวกเขา
- แผนปฏิบัติการ: แผนปฏิบัติการของคุณแสดงถึงความรับผิดชอบที่คุณวางแผนที่จะดำเนินการรวมถึงกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการให้สำเร็จ
- งบประมาณและแผนปฏิบัติงาน: แน่นอนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของ บริษัท คุณจะต้องมีเงินในงบประมาณ จัดทำแผนทางการเงินและแผนเฉพาะสำหรับการดำเนินงาน
- การติดตามและประเมินผล: คุณวางแผนที่จะประเมินว่าเป้าหมายของคุณบรรลุเป้าหมายหรือไม่ ส่วนนี้แสดงวิธีที่คุณจะวัดความก้าวหน้าสำหรับวัตถุประสงค์ของคุณ
- การสื่อสารของแผน: คำอธิบายว่าคุณจะสื่อสารแผนองค์กรของคุณอย่างไรต่อพนักงานผู้มีส่วนได้เสียลูกค้าและบุคคลสำคัญอื่น ๆ
