การบันทึกรายงานการประชุมอย่างถูกต้องเป็นขั้นตอนสำคัญที่สามารถมองข้ามได้ ในบางกรณีการเก็บบันทึกการประชุมอาจเป็นข้อกำหนดทางกฎหมาย ไม่ว่าจะเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายหรือไม่มันเป็นวิธีที่ดีที่จะทำให้ทุกคนจดจ่อและตรงประเด็นหลังการประชุมและจัดทำบันทึกประวัติศาสตร์ของกิจกรรมขององค์กร
วาระการประชุม
การกำหนดวาระจะช่วยป้องกันไม่ให้การประชุมสับสนและช่วยให้คุณสามารถเขียนโครงร่างล่วงหน้าสำหรับรายงานการประชุม วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาและทำให้ง่ายต่อการเติมช่องว่างในแต่ละหัวข้อตามที่กล่าวไว้
ข้อมูลเบื้องต้น
ติดป้ายด้านบนของเอกสาร "รายงานการประชุมสำหรับ วันที่ ที่มุมขวาบนแสดงรายการข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการประชุม จดชื่อ บริษัท วันที่ประชุมและสถานที่และเวลาที่เริ่มประชุมและสรุป
ใครเข้าร่วม
รายงานการประชุมควรแสดงว่าใครเข้าร่วมการประชุม รายการชื่อและชื่อของแต่ละคน หากผู้เข้าร่วมประชุมมาจากองค์กรอื่นหรือกำลังได้รับการติดตั้งทางโทรศัพท์ควรสังเกตสิ่งนี้ โปรดทราบด้วยว่าใครเป็นผู้ทำรายงานการประชุมซึ่งโดยปกติแล้วจะเป็นเลขานุการ บริษัท
หัวข้อสนทนา
ทำให้หัวข้อสนทนาง่ายขึ้นเมื่อรวบรวมนาที อย่าพูดในสิ่งที่แต่ละคนพูด ยึดคำอธิบายพื้นฐานของหัวข้อและระบุการตัดสินใจหรือผลลัพธ์อย่างชัดเจน ไม่จำเป็นต้องทำอย่างละเอียดเพิ่มเติมในไม่กี่นาที
พิมพ์รายงานการประชุมทันที
พิมพ์รายงานการประชุมทันที เวลาที่ผ่านไปก่อนที่จะพิมพ์นาทียิ่งมีโอกาสมากที่คุณจะลืมสิ่งที่สำคัญที่เกิดขึ้น บางคนพบว่ามีประโยชน์ในการเปิดเครื่องบันทึกเทปในระหว่างการประชุมเพื่อให้มีการบันทึกการตรวจสอบตามต้องการเมื่อรวบรวมรายงานการประชุม แจกจ่ายสำเนารายงานการประชุมให้กับทุกคนที่เข้าร่วม
