นายจ้างทุกคนมีหน้าที่ทางศีลธรรมและทางกฎหมายในการปกป้องธุรกิจและพนักงานของ บริษัท ทั้งจากการประพฤติมิชอบที่ผิดกฎหมายและจากการกระทำที่สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่เป็นมิตร ดำเนินการสอบสวนเมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับการร้องเรียนหรือมีเหตุผลที่เชื่อว่าพนักงานมีส่วนร่วมในการประพฤติมิชอบมีความสำคัญต่อการปฏิบัติตามความรับผิดชอบเหล่านี้ หากคุณไม่มีเหตุผลที่ถูกต้องในการไม่ทำเช่นนั้นการแจ้งผู้ที่เกี่ยวข้องว่าจะมีการสอบถามเกิดขึ้นเป็นขั้นตอนแรกทั่วไป
รูปแบบบันทึกภายใน
แม้ว่าคุณจะสามารถร่างจดหมายโดยใช้รูปแบบบันทึกหรือรูปแบบจดหมายธุรกิจบันทึกช่วยจำก็เป็นเรื่องปกติสำหรับการสื่อสารภายใน นอกจากนี้ชื่อเรื่องหรือหัวเรื่องทั่วไปในบันทึกช่วยให้รูปแบบนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากบรรทัดชื่อเรื่องแล้วบันทึกยังรวมถึงวันที่ชื่อของผู้รับแต่ละคนและชื่อและชื่อผู้ส่ง จัดชิดซ้ายและเว้นวรรคหนึ่งย่อหน้าในเนื้อหาของบันทึกและใช้เว้นวรรคสองย่อหน้าระหว่างย่อหน้า รวมสัญลักษณ์พิเศษเพื่อทำเครื่องหมายบันทึกเป็นความลับและเพื่อระบุว่าบันทึกนั้นมีเอกสารแนบหรือสิ่งที่แนบมาหรือไม่
พนักงานผู้ถูกกล่าวหา
แจ้งผู้ถูกกล่าวหาเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มการสอบสวน จดหมายสืบสวนควรอธิบายข้อกล่าวหาในรายละเอียดให้มากที่สุดรวมถึงชื่อวันที่และสถานการณ์ อธิบายกระบวนการสอบสวนระบุสิทธิ์ทางกฎหมายที่ผู้ถูกกล่าวหาอาจมีและบอกผู้ถูกกล่าวหาว่าเขาจะมีโอกาสบอกเล่าเรื่องราวของเขาทั้งด้านการเขียนและในระหว่างการสัมภาษณ์ส่วนตัว บอกคน ๆ ว่ามันเป็น“ ธุรกิจตามปกติ” หรือว่าบทบาทหรือหน้าที่ของเขาต้องการการปรับเปลี่ยนจนกว่าการสอบสวนจะเสร็จสิ้น
รอการแจ้งเตือนการสอบสวน
รวมหัวหน้างานของพนักงานและผู้จัดการแผนกในการแจ้งเตือนเบื้องต้น จดหมายควรอธิบายลักษณะและขอบเขตของการสอบสวนที่ค้างอยู่ นอกจากนี้จดหมายควรสรุปขั้นตอนที่จะต้องดำเนินการก่อนที่การสอบสวนจะเริ่มขึ้นเช่นการบัญชีและการปกป้องสินทรัพย์ทางธุรกิจและทรัพย์สินหรือแก้ไขหน้าที่ของพนักงาน ท้ายที่สุดจดหมายควรระบุว่าผู้บังคับบัญชาและผู้จัดการจะมีส่วนร่วมในการสอบสวนหรือไม่และหากเป็นเช่นนั้นให้กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบเฉพาะ
จดหมายสัมภาษณ์งานสืบสวน
จดหมายควรไปที่ใครก็ตามที่คุณวางแผนจะสัมภาษณ์เมื่อการสอบสวนดำเนินไป อย่างไรก็ตามซึ่งแตกต่างจากการแจ้งเตือนการสอบสวนที่รอดำเนินการซึ่งอาจรวมถึงผู้รับมากกว่าหนึ่งคนการแจ้งเตือนการสัมภาษณ์ควรรวมผู้รับหนึ่งรายในบรรทัดที่อยู่ไม่ว่าคุณจะส่งจดหมายกี่ฉบับ จดหมายไม่ควรให้รายละเอียดที่เฉพาะเจาะจง แต่เพียงระบุว่าพนักงานอาจถูกสัมภาษณ์เป็นส่วนหนึ่งของการสอบสวนอย่างต่อเนื่องให้ระบุชื่อของบุคคลที่จะทำการสัมภาษณ์และกำหนดความคาดหวังความร่วมมืออย่างเต็มรูปแบบ นอกจากนี้จดหมายควรระบุว่าบันทึกเป็นข้อมูลที่เป็นความลับและไม่เหมาะสมสำหรับการสนทนาระหว่างสำนักงาน
