บัญชีแยกประเภททั่วไปคือที่รวมข้อมูลระบบบัญชีของ บริษัท และบันทึกและที่ทำรายการทั้งหมด นอกจากนี้ยังเป็นที่ที่ดึงข้อมูลงบการเงิน (งบดุลงบกำไรขาดทุนและงบกระแสเงินสด) มาจาก บัญชีแยกประเภททั่วไปต้องได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างสมดุลและเป็นปัจจุบันเพื่อให้การบันทึกทางบัญชีมีความสมบูรณ์และถูกต้อง
ตรวจสอบว่าบัญชีแยกประเภททั่วไปอยู่ในสมดุล หนังสือของ บริษัท จะมีความสมดุลและถูกปิดเป็นประจำทุกเดือน ซึ่งหมายความว่ารายการปรับปรุงที่จำเป็นจะทำเพื่อสร้างสมดุลในบัญชีแยกประเภททั่วไป งบการเงินได้มาจากบัญชีแยกประเภททั่วไป มีการปิดรายการเพื่อสร้างยอดคงเหลือเริ่มต้นสำหรับงวดถัดไปนั่นคืออัพเดทบัญชีแยกประเภททั่วไป รายการปิดไม่ควรทำจนกว่าบัญชีแยกประเภททั่วไปจะอยู่ในสมดุลสำหรับงวดปัจจุบัน หากยอดคงเหลือเริ่มต้นไม่ถูกต้องสำหรับช่วงเวลาต่อมาพวกเขาจะยังคงเป็นเช่นนั้นสำหรับช่วงเวลาที่ประสบความสำเร็จทั้งหมดจนกว่าจะมีการปรับค่าที่ถูกต้อง
เรียกใช้รายงานยอดคงเหลือทดลองใช้ซึ่งแสดงยอดเริ่มต้นและยอดคงเหลือสิ้นสุด หากยอดรวมเริ่มต้นไม่เท่ากับศูนย์ให้เรียกใช้รายงานยอดคงเหลือทดลองใช้อีกครั้งช่วงเวลาที่จุดเริ่มต้นยอดดุลเท่ากับศูนย์คือจุดที่ปัญหาความไม่สมดุลเกิดขึ้นเป็นครั้งแรก
ใช้ช่วงวันที่ที่เป็นปัญหาพิมพ์รายงานแหล่งรายละเอียดบัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับวารสารและแบตช์ทั้งหมด
ตรวจทานรายงานแหล่งรายละเอียดบัญชีแยกประเภททั่วไปและระบุรายการใด ๆ ที่ไม่ได้เป็นแบบสองด้าน เมื่อคุณพบรายการที่ไม่ได้เป็นแบบสองด้านคุณจะต้องอ้างอิงการพิมพ์ต้นฉบับของการลงทะเบียนเพื่อระบุว่าส่วนใดของรายการที่ขาดหายไป
รายการด้านเดียวจะต้องป้อนส่วนที่ขาดหายไปของรายการ ในการทำรายการทางเดียวคุณอาจต้องใช้สิทธิ์การควบคุมดูแลระบบ
ในการสร้างรายการการปรับในสมุดรายวันทั่วไปให้ป้อนสมุดรายวันดั้งเดิมหมายเลขชุดและวันที่ผ่านรายการจากการลงทะเบียน ในช่องป้อนข้อมูลให้ป้อนเฉพาะบัญชีและข้อมูลที่ขาดหายไป เมื่อรายการเหล่านี้เสร็จสมบูรณ์แล้วให้พิมพ์วารสารทั่วไปและอัปเดต
ยืนยันว่าคุณไม่มียอดคงเหลืออีกต่อไป เปรียบเทียบยอดคงเหลือสิ้นสุดสำหรับรายงานการทดลองสำหรับช่วงเวลานั้น
ทำซ้ำกระบวนการทั้งหมดสำหรับแต่ละช่วงเวลาถัดไปจนกว่าคุณจะถึงช่วงเวลาปัจจุบันและไม่สมดุลอีกต่อไป ก้าวไปข้างหน้าคุณควรทำงานกับช่วงเวลาปัจจุบันเท่านั้นเนื่องจากคุณได้แก้ไขช่วงเวลาก่อนหน้าทั้งหมดแล้วและจะไม่ปิดหนังสือโดยไม่สร้างสมดุลให้กับบัญชีแยกประเภทก่อน
ควรสังเกตว่าบัญชีแยกประเภททั่วไปสามารถรักษาสมดุลและยังไม่ถูกต้องเกิดขึ้นเมื่อเดบิตเครดิตเท่ากัน แต่มีการผ่านรายการไปยังบัญชีที่ไม่ถูกต้อง
