ขั้นตอนการยื่นสำนักงานขั้นพื้นฐาน

การยื่นเป็นระบบที่ล้าสมัยซึ่งทำให้ง่ายต่อการค้นหาเอกสาร เอกสารเหล่านี้อาจรวมถึงจดหมายบันทึกข้อมูลทางการเงินรายงานและรูปแบบการติดต่ออื่น ๆ เพื่อให้ได้ระบบจัดเก็บข้อมูลที่สอดคล้องและมีประสิทธิภาพคุณต้องใช้วิธีการที่เหมาะสม แม้ในยุคอิเล็กทรอนิกส์ปัจจุบันธุรกิจและโฮมออฟฟิศยังคงต้องบำรุงรักษาไฟล์กระดาษ

หมวดหมู่

จัดกลุ่มไฟล์ของคุณเป็นหมวดหมู่ หมวดหมู่หลักจะเป็นหัวเรื่องหลักซึ่งแสดงถึงไฟล์อื่น ๆ ทั้งหมดที่จะอยู่ภายใต้มัน (หมวดหมู่ย่อย) ขึ้นอยู่กับขอบเขตของหมวดหมู่นั้นสามารถรวมทั้งลิ้นชักตู้เก็บเอกสารทั้งหมด ตัวอย่างเช่น:

หมวดหมู่: ลงทะเบียนเงินเดือน 2014 หมวดหมู่ย่อย: ลงทะเบียนเงินเดือนมกราคม 2014 สมัครสมาชิกเงินเดือนกุมภาพันธ์ 2014 เงินเดือนลงทะเบียนมีนาคม 2014

ดำเนินการต่อหมวดหมู่ย่อยของคุณจนถึงสิ้นปี หากหมวดหมู่ของคุณจะเติมทั้งลิ้นชักให้สร้างฉลากและวางไว้ที่ด้านนอกของลิ้นชัก ติดป้ายโฟลเดอร์ประเภทย่อยของคุณและวางไว้ในลิ้นชัก ใช้โฟลเดอร์ที่แขวนอยู่สำหรับหมวดหมู่ของคุณเมื่อคุณมีหลายประเภทสำหรับหนึ่งลิ้นชักและวางโฟลเดอร์ไฟล์ประเภทย่อยที่มีข้อความไว้ข้างใน

กฎการยื่น

กฎการจัดเก็บพื้นฐานสองข้อคือการเรียงตัวอักษรและวันที่ เมื่อดำเนินการยื่นตามตัวอักษรไฟล์ตามตัวอักษรของตัวอักษร สำหรับการยื่นวันที่ให้จัดไฟล์ไฟล์ล่าสุดที่อยู่ด้านบน มีกฎหลายข้อที่ใช้กับการยื่นแบบอักษร

เมื่อยื่นตามชื่อไฟล์ตามตัวอักษรตัวแรก (เช่น Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company)

เมื่อชื่อแรกเหมือนกันให้ยื่นด้วยตัวอักษรที่สอง (เช่น Ace, Adele, Angie, August)

ไฟล์ตามนามสกุล (เช่น Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP)

ไฟล์โดยเริ่มต้นเมื่อนามสกุลเหมือนกัน (เช่น Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB)

ใช้ตัวอักษรนำหน้าตัวแรกเมื่อนามสกุลมีคำนำหน้า (เช่น de la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE)

ไฟล์ตามนามสกุลแรกเมื่อมีสอง (เช่น Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim)

ไฟล์ Mac, Mc, M 'ไฟล์เป็น Mac; ไฟล์ St และ Saint เป็น Saint (เช่น MacIntyre, McKnight, M'Clever หรือ Saint Paul's, St. Mary's)

การบำรุงรักษาไฟล์

เมื่อระบบการจัดเก็บของคุณเรียบร้อยแล้วคุณต้องรักษามันไว้ มีถาดที่กำหนดไว้สำหรับเอกสารทั้งหมดที่จะยื่น; อย่าปล่อยให้พวกเขานอนราบ ๆ อย่าเก็บโฟลเดอร์หรือลิ้นชักด้วยไฟล์ สิ่งนี้ทำให้ยากต่อการดึงข้อมูลออก ลองทำไฟล์อย่างน้อยวันละครั้ง หากคุณเป็น บริษัท เล็ก ๆ ให้ทำสัปดาห์ละครั้ง หากคุณมีไฟล์ที่ชำรุดจากการใช้งานให้สร้างไฟล์ใหม่สำหรับพวกเขา ใส่กระดาษที่ไม่ต้องการลงในถังขยะรีไซเคิลหรือเครื่องทำลายเอกสาร หากไฟล์ของคุณเป็นความลับอย่าลืมล็อคลิ้นชักไว้เสมอ