บางคนอาจวิจารณ์ไม่ดี แต่ในฐานะมืออาชีพมันเป็นหนทางเดียวที่จะเติบโต ธุรกิจและแผนกวิชาการสามารถได้รับประโยชน์จากการมีผู้ตรวจสอบภายนอกเข้ามาและให้ข้อเสนอแนะที่ซื่อสัตย์เกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงการดำเนินงานรายวัน หลังจากการตรวจทานผู้ตรวจสอบจะเขียนจดหมายมืออาชีพอย่างละเอียดเพื่อให้ข้อเสนอแนะในพื้นที่เฉพาะที่ธุรกิจอาจขาด
เริ่มต้นด้วยหัวจดหมายมืออาชีพ
เขียนจดหมายตอบรับของคุณบนหัวจดหมายที่ดูเป็นมืออาชีพ จดหมายหัวจดหมายสร้างข้อมูลรับรองมืออาชีพของคุณและสร้างรูปลักษณ์ที่มั่นคงและน่าเชื่อถือ พิมพ์ "เรียนคุณ Ms./Mr. (ชื่อหัวหน้างาน)" ตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ ข้ามพื้นที่บรรทัดอื่น พิมพ์วันที่เต็ม ข้ามพื้นที่บรรทัด
พูดคำขอบคุณและให้คำแถลงฟรี
เริ่มจดหมายด้วยการขอบคุณหัวหน้างานสำหรับโอกาสที่จะเยี่ยมชมสถานประกอบการของพวกเขา รายละเอียดการต้อนรับใด ๆ ที่คุณชื่นชมโดยเฉพาะอย่างยิ่ง จัดทำคำแถลงโดยรวมที่สรุปภาพรวมของพื้นที่เฉพาะที่ดำเนินการได้ดีหรือดำเนินการในองค์กรโดยย่อ สิ่งนี้จะสร้างความรู้สึกในเชิงบวกในหมู่ผู้ที่ได้รับข้อเสนอแนะ แม้ว่าการประเมินโดยรวมของคุณจะเป็นลบมากคุณสามารถค้นหาสิ่งที่เป็นบวกและสร้างสรรค์เพื่อชี้ให้เห็น
ให้การวิเคราะห์และข้อเสนอแนะที่เฉพาะเจาะจง
ให้การวิเคราะห์แบบจุดต่อจุดของแต่ละส่วนขององค์กรหรือแผนก ตัวอย่างเช่นหากการประเมินของคุณเป็นแผนกภาษาอังกฤษของมหาวิทยาลัยคุณอาจเริ่มต้นด้วยการประเมินหัวหน้าแผนก ให้การวิพากษ์วิจารณ์และข้อเสนอแนะที่เฉพาะเจาะจงมากสำหรับวิธีที่เธอปฏิบัติตามหน้าที่รับผิดชอบแต่ละอย่าง
จุดแข็งและการวิจารณ์
จุดแข็งของรายละเอียดเพื่อรักษาไว้ซึ่งองค์ประกอบที่อาจมีประสิทธิภาพมากขึ้นและเสนอคำแนะนำที่เป็นรูปธรรมสำหรับการวิจารณ์แต่ละครั้ง ตัวอย่างเช่นถ้าคุณสังเกตเห็นว่าหัวหน้าแผนกพลิกผันในการประเมินผู้สอนคุณอาจเขียนว่า "หัวหน้าแผนกให้การประเมินอย่างละเอียดและละเอียดมากอย่างไรก็ตามการประเมินมักจะเปิดช้าอาจเป็นผลมาจากความปรารถนาของเธอ เพื่อเขียนการประเมินที่ครอบคลุมมากในอนาคตเธอควรพิจารณาละเว้นรายละเอียดที่ไม่จำเป็นเพื่อลดระยะเวลาที่เธอต้องใช้ในการทำรายงานให้สมบูรณ์"
ตัวอย่างนี้ไม่อายที่จะเสนอการวิจารณ์โดยตรง แต่มันชมเชยผู้อำนวยการของเธออย่างละเอียดในเวลาเดียวกันแทนที่จะมุ่งเน้นไปที่การไร้ความสามารถของเธอในการประเมินผลตรงเวลา
ประเมินทบทวนและวิจารณ์แต่ละแผนก
ประเมินแต่ละแผนกและจากนั้นพนักงานคนสำคัญแต่ละคนภายในแผนก ทบทวนอย่างละเอียดเกี่ยวกับหน้าที่ของแต่ละแผนกและวิธีที่พนักงานหลักปฏิบัติหน้าที่เหล่านี้ได้ดีเพียงใด เสนอการประเมินโดยรวมขององค์ประกอบเชิงลบที่คุณค้นพบและเขียนแผนปฏิบัติการสำหรับแผนกเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านั้น แผนนี้จะรวมถึงองค์ประกอบจากการวิพากษ์วิจารณ์ทั้งหมดที่คุณได้ชี้ให้เห็นในการวิจารณ์แต่ละเรื่อง รวมคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับจุดแข็งที่สำคัญของแผนกรวมถึงคำชมเชยสำหรับพนักงานสำคัญที่ปฏิบัติงานได้ดีเป็นพิเศษ พูดคุยถึงวิธีที่แผนกสามารถสร้างจุดแข็งเหล่านี้
ปิดจดหมายตอบรับของคุณ
ให้การประเมินโดยรวมโดยย่อของแผนกโดยมีทั้งจุดแข็งและจุดอ่อนที่สำคัญ สรุปโดยขอบคุณหัวหน้างานอีกครั้งและให้ข้อมูลการติดต่อของคุณในกรณีที่หัวหน้างานมีคำถามเพิ่มเติม ปิดจดหมายของคุณด้วยอภินันทนาการปิดวลีเช่น "ขอแสดงความนับถือ" และชื่อเต็มของคุณ ลงชื่อเหนือชื่อที่คุณพิมพ์ด้วยหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ
อย่าลืมสำเนาเพิ่มเติม
ทำสำเนาจดหมายหลายฉบับ เก็บหนึ่งสำเนาสำหรับบันทึกของคุณ ส่งสำเนาเพิ่มเติมไปยังหัวหน้าของหัวหน้างานหากพวกเขาร้องขอ ส่งต้นฉบับไปที่หัวหน้างานโดยตรง
