วิธีการจัดการที่ไม่เหมาะสมในจดหมาย

สำหรับผู้จัดการส่วนใหญ่พนักงานที่มีระเบียบวินัยเป็นหนึ่งในประสบการณ์ที่อึดอัดที่สุดในการต่อสู้ ผู้จัดการมีความรับผิดชอบในการเขียนจดหมายลงโทษทางวินัยที่ยังคงอยู่ในไฟล์ของพนักงานเพื่อจัดทำเอกสารการกระทำผิดของพนักงาน จดหมายเหล่านี้มีหน้าที่สองประการ: เพื่อแจ้งให้พนักงานทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับเขาอันเป็นผลมาจากการละเมิดของเขาและเพื่อใช้เป็นบันทึกถาวรของการประพฤติมิชอบของพนักงานในแฟ้มของเขา

โหลดเครื่องพิมพ์ด้วยหัวจดหมาย บริษัท จดหมายนี้จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของแฟ้มอย่างเป็นทางการของพนักงานดังนั้นคุณต้องปฏิบัติตามโปรโตคอลที่เหมาะสม

พิมพ์วันที่เต็ม ข้ามบรรทัดแล้วพิมพ์ชื่อพนักงานและที่อยู่ บริษัท แม้ว่าคุณจะไม่ได้ส่งจดหมายจริง ๆ การทำตามรูปแบบจดหมายธุรกิจที่เหมาะสมจะสื่อถึงความประทับใจในความเป็นมืออาชีพ

เริ่มต้นจดหมายโดยพิมพ์ชื่อพนักงานตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ ข้ามเส้น

เริ่มย่อหน้าแรกด้วยการระบุลักษณะของการละเมิดอย่างชัดเจน ดูคู่มือพนักงานของ บริษัท ของคุณเพื่อให้พนักงานสามารถค้นหากฎสำหรับตัวเอง ให้รายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับการละเมิดเช่นวันที่เหตุการณ์เกิดขึ้นและพูดถึงพนักงานคนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องการระบุข้อมูลนี้อย่างชัดเจนจะช่วยคุณหากพนักงานแข่งขันกันในการลงโทษทางวินัยและนำเรื่องขึ้นสู่ศาล

อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่พนักงานทำผิดและเธอควรทำอย่างไรในสถานการณ์ บางครั้งพนักงานละเมิดกฎเพราะพวกเขาไม่เข้าใจชัดเจนดังนั้นคำอธิบายเกี่ยวกับการละเมิดและข้อมูลที่เหมาะสมจะช่วยป้องกันเธอจากการกระทำผิดกฎหมายครั้งที่สอง เสนอให้พบกับพนักงานเพื่อหารือในรายละเอียด

ให้โอกาสแก่ลูกจ้างในการชดใช้ค่าเสียหายจากการละเมิดเช่นโดยการเขียนจดหมายขอโทษอย่างเป็นทางการให้กับอีกฝ่าย แจ้งให้เขาทราบกำหนดเวลาส่งคำตอบหรือจดหมาย

บอกพนักงานอย่างชัดเจนและรัดกุมในสิ่งที่เธอคาดหวังจากการกระทำผิดนี้ ให้รายละเอียดที่เหมาะสมสำหรับการลงโทษในปัจจุบันของเธอเช่นวันที่มีการพิจารณาคดีหรือวันที่มีผลบังคับใช้สำหรับการยุติการจ้างงานถ้ามี หากพนักงานสามารถคาดหวังว่าจะมีการลงโทษทางวินัยอย่างต่อเนื่องอันเป็นผลมาจากการฝ่าฝืนต่อไปให้แจ้งเธอว่าจะมีการลงโทษอย่างไร

ให้ข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการอุทธรณ์แก่พนักงานหากมี

ถามพนักงานเพื่อรับการตอบกลับอย่างเป็นทางการสำหรับไฟล์ของเขา; บ่อยครั้งการตอบสนองนี้จะอยู่ในรูปแบบของจดหมายทางการ คุณต้องใช้เอกสารนี้สำหรับไฟล์ของพนักงานในกรณีที่เขานำเรื่องไปสู่ศาล

พิมพ์ชื่อและชื่อเต็มของคุณ พิมพ์ตัวอักษรและเซ็นชื่อของคุณเกี่ยวกับชื่อที่พิมพ์ด้วยหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ

ทำสำเนาจดหมายหลายฉบับ เก็บ 1 สำเนาไว้ในไฟล์ของพนักงานมอบให้อีกทนายความของ บริษัท ของคุณและเก็บไว้เพื่อบันทึกของคุณเอง

ส่งจดหมายไปยังพนักงานหรือส่งให้เขาต่อหน้าตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้ช่วยฝ่ายบริหาร คุณต้องยืนยันว่าพนักงานได้รับการแจ้งเตือนอย่างเป็นทางการ

เคล็ดลับ

• รักษาโทนเสียงระดับมืออาชีพและเป็นจริง จดหมายฉบับนี้อาจไปขึ้นศาลได้หากพนักงานแข่งขันกับการลงโทษทางวินัยและคุณต้องการปรากฏตัวอย่างมืออาชีพและยุติธรรมตลอดเวลา