วิธีการทำใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ

ธุรกิจเกี่ยวกับการขายสินค้าและบริการที่ทำกำไร เมื่อคุณจัดหาสินค้าหรือบริการผู้ซื้อจะต้องชำระ ในการระบุถึงการชำระเงินผู้ขายจะออกใบแจ้งหนี้ซึ่งเป็นรูปแบบของใบเรียกเก็บเงิน - ปริมาณของสินค้าหรือบริการที่ให้ในราคาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตอนนี้ธุรกิจจำนวนมากเริ่มออกแบบใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการของตนเองโดยใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลแทนที่จะซื้อใบแจ้งหนี้เนื่องจากไม่มีรูปแบบมาตรฐานที่ได้รับอนุมัติสำหรับเอกสาร

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์

• เครื่องพิมพ์

• อินเทอร์เน็ต

ไปที่ Microsoft Excel และเปิดสเปรดชีตเปล่าและตั้งค่าแม่แบบใบแจ้งหนี้ สเปรดชีตได้รับการออกแบบพร้อมเขตข้อมูลที่คุณสามารถป้อนหมายเลขใบแจ้งหนี้วันที่ปริมาณสินค้าและข้อมูลการกำหนดราคา ใส่ชื่อ บริษัท ของคุณและข้อมูลการติดต่อที่ด้านบนของสเปรดชีต ไม่จำเป็นต้องใช้โลโก้ แต่คุณสามารถคัดลอกและวางได้หากคุณตัดสินใจที่จะเพิ่ม

ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรีบนคอมพิวเตอร์ของคุณจากอินเทอร์เน็ต มีเว็บไซต์ที่ขายเทมเพลตในราคาต่ำ แต่คุณสามารถประหยัดเงินได้โดยการดาวน์โหลดฟรีจากเว็บไซต์ต่าง ๆ เช่น Microsoft.com, Aynax.com, Freetemplates.org และ Quickbooks.intuit.com

ปรับแต่งเทมเพลตโดยการแทนที่ข้อมูลตัวอย่างด้วย บริษัท ของคุณ ซึ่งรวมถึงชื่อและข้อมูลติดต่อขององค์กรของคุณและชื่อของบุคคลหรือธุรกิจที่ถึงกำหนดชำระเงิน หากคุณตัดสินใจที่จะเพิ่มโลโก้และมีข้อมูลติดต่อคุณไม่จำเป็นต้องทำซ้ำข้อมูลเดียวกันในใบแจ้งหนี้

ระบุหมายเลขใบสั่งซื้อและหมายเลขใบแจ้งหนี้ หมายเลขใบสั่งซื้อช่วยในการระบุสินค้าที่ผู้ซื้อถูกเรียกเก็บเงิน อย่างไรก็ตามสิ่งที่สำคัญกว่าคือหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่หลาย บริษัท ใช้เป็นคุณสมบัติการควบคุมในกระบวนการบัญชีของพวกเขา สิ่งสำคัญคือไม่ต้องทำซ้ำหมายเลขเดิมเมื่อออกใบแจ้งหนี้ใบเดียวเนื่องจากผู้ซื้อสามารถปฏิเสธการชำระเงินได้แม้ว่าตัวเลขและรายละเอียดอื่น ๆ ในใบแจ้งหนี้จะแตกต่างกัน

ใช้เอกสาร Microsoft Word เพื่อออกแบบใบแจ้งหนี้หากตัวเลือกนั้นเหมาะกับคุณ เอกสาร Word ใช้งานง่าย เปิดหน้าว่างและพิมพ์ชื่อของ บริษัท และข้อมูลการติดต่อ คุณสามารถคัดลอกโลโก้จากเว็บไซต์ของคุณหากคุณมีและวางไว้ในเอกสาร Word เพื่อให้ดูเป็นทางการ จัดเรียงสินค้าหรือบริการที่มีให้และราคา จัดเตรียมพื้นที่สำหรับการลงนามอนุญาตโดยบัญชีเจ้าหนี้