บางครั้งการจัดการผู้คนหมายถึงการออกคำเตือนเกี่ยวกับการละเมิดกฎเช่นเชื่องช้า คำเตือนที่เป็นลายลักษณ์อักษรและเป็นทางการอาจเพียงพอที่จะเปลี่ยนพฤติกรรมของพนักงานที่มีใบบันทึกเวลาแสดงพฤติกรรมการเข้ามาทำงานสาย หากปัญหายังคงดำเนินต่อไปและคุณถูกบังคับให้ลงโทษทางวินัยคำเตือนที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะทำหน้าที่เป็นหลักฐานที่แสดงถึงความพยายามที่จะแจ้งให้พนักงานทราบถึงพฤติกรรมที่น่าพอใจน้อยกว่าและให้โอกาสในการแก้ไขปัญหา
ให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคำเตือนของคุณเช่นชื่อและนามสกุลของพนักงานชื่อแผนกและวันที่ของระเบียบวินัย พิมพ์บนหัวจดหมายของ บริษัท หรือใส่ชื่อ บริษัท และที่อยู่ นอกจากนี้เขียนชื่อเต็มของคุณชื่อและแผนก จัดการกับคำเตือนโดยตรงกับพนักงาน
อธิบายว่าพนักงานกำลังเขียนถึงความล่าช้าตามที่แสดงในใบบันทึกเวลาหรือบัตรลงเวลา อ้างถึงวันที่เฉพาะเจาะจงที่เกิดการฝ่าฝืน ระบุเวลาเริ่มต้นของพนักงานเช่นเดียวกับเวลาที่ระบุไว้ในใบบันทึกเวลาสำหรับการฝ่าฝืนแต่ละครั้ง
อ้างถึงข้อบังคับของ บริษัท ที่กำหนดให้พนักงานทุกคนพร้อมที่จะทำงานตามเวลาที่กำหนด หากข้อมูลนี้ได้รับการเผยแพร่ในคู่มือพนักงานหรือเอกสารอื่น ๆ ให้ชี้ออกและทำสำเนาเพื่อแนบไปกับคำเตือน
ระบุว่าเอกสารดังกล่าวทำหน้าที่เป็นคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรถึงพนักงาน หากพนักงานได้รับคำเตือนด้วยวาจาหรือลายลักษณ์อักษรก่อนหน้านี้สำหรับปัญหาเดียวกันให้ระบุวันที่เหล่านี้ด้วย
ให้รายละเอียดว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากความล่าช้ายังคงดำเนินต่อไป บริษัท บางแห่งมีกระบวนการที่เข้มงวดเช่นกฎ“ สามนัด” ในขณะที่ บริษัท อื่น ๆ ตัดสินใจเป็นรายกรณี เพื่อครอบคลุมความเป็นไปได้ทั้งหมดรวมถึงแถลงการณ์“ ความเชื่องช้าอย่างต่อเนื่องขึ้นอยู่กับระเบียบวินัยและรวมถึงการเลิกจ้าง”
ลงนามในเอกสาร ใส่เครื่องหมาย "cc: file" ที่ด้านล่างเพื่อระบุว่าคุณกำลังทำสำเนาในไฟล์ของพนักงานเป็นระเบียบวินัยอย่างเป็นทางการ นอกจากนี้ให้สังเกตบุคคลหรือแผนกอื่น ๆ ที่จะได้รับสำเนาเช่นทรัพยากรมนุษย์หรือหัวหน้าแผนกของคุณ ออกจากห้องหรือลายเซ็นและวันที่ของพนักงาน หากผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณปฏิเสธที่จะลงนามในเอกสารระบุว่าในบรรทัดลายเซ็น สิ่งนี้จะบ่งบอกว่ามีพนักงานอยู่และได้รับทราบถึงเนื้อหาของคำเตือน
การเตือน
แต่ละรัฐมีกฎหมายของตนเองเกี่ยวกับการเลิกจ้างพนักงาน ปรึกษาทนายความหรือฝ่ายกฎหมายขององค์กรของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าถ้อยคำของคุณถูกกฎหมาย
