วิธีลงชื่อในบันทึกธุรกิจ

เพื่อลงชื่อหรือไม่เซ็น? นั่นคือคำถามที่มักเกิดขึ้นเมื่อผู้จัดการไม่ว่างที่กำหนดไว้เพื่อเขียนบันทึก ซึ่งแตกต่างจากจดหมายธุรกิจที่ต้องใช้ลายเซ็นอย่างชัดเจนบันทึกช่วยจำเป็นเรื่องที่แตกต่าง ไม่ว่าจะลงนามพวกเขาจะไม่ชัดเจนกับผู้จัดการหนุ่มหลายคนเพิ่งเริ่มต้นในโลกธุรกิจ เคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าจะเซ็นหรือไม่เซ็น

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์

• โปรแกรมประมวลผลคำพื้นฐาน

• คู่มือไวยากรณ์หรือหนังสือสไตล์เช่นหนังสือสไตล์ AP

• การวิจัยเฉพาะที่เช่นรายงานทางการเงินรายงานการบัญชี ฯลฯ

• พจนานุกรมอรรถาภิธานซอฟต์แวร์สเปรดชีต (ไม่จำเป็น)

บนพื้นผิวอาจมีลักษณะคล้ายกัน แต่มีความแตกต่างมากมายระหว่างบันทึกและจดหมาย จดหมายที่เขียนบนหัวจดหมายของ บริษัท เป็นเอกสารภายนอก พวกเขามักจะไปที่กลุ่มเป้าหมายที่เล็กกว่าเช่นลูกค้าซัพพลายเออร์และหน่วยงานกำกับดูแลอุตสาหกรรม สิ่งนี้ทำให้ลายเซ็นเป็นองค์ประกอบที่จำเป็น อย่างไรก็ตามบันทึกช่วยจำเป็นสิ่งที่อยู่ภายในและมักเห็นได้จากพนักงานของ บริษัท เท่านั้น ในทางปฏิบัติบันทึกช่วยจำไม่รวมลายเซ็น อย่างไรก็ตามบางครั้งผู้จัดการก็ควรใส่ชื่อย่อถัดจากชื่อไว้ในส่วนหัวด้วย เคล็ดลับที่แท้จริงคือการรู้ว่าควรทำเช่นไรและเมื่อใด

วัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำจะช่วยกำหนดว่าจะลงชื่อหรือไม่ รองจากอีเมลบันทึกเป็นเครื่องมือหลักที่ผู้จัดการใช้เพื่อแบ่งปันข้อมูลกับพนักงานไม่ว่าจะเป็นการประกาศอย่างง่าย ๆ หรือข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบาย บันทึกช่วยจำบางอย่างมักจะไวต่อธรรมชาติมากกว่าคนอื่น ๆ

ข้อมูลมีความละเอียดอ่อนเพียงใด? บันทึกประจำวัน - รายการที่จัดการกับหัวข้อที่ไม่มีการโต้เถียง - ทำบันทึกจำนวนมากที่ส่งโดยผู้จัดการ บันทึกประเภทนี้ไม่ค่อยจำเป็นต้องมีการติดตามและมีแนวโน้มที่จะต้องดำเนินการตามมูลค่าที่ตราไว้ หัวข้ออื่น ๆ เช่นมาตรการลดขนาดองค์กรลดประโยชน์ต่อสุขภาพ ฯลฯ อาจเป็นเรื่องยากที่พนักงานจะได้ยิน เป็นผลให้ความถูกต้องของพวกเขาอาจถูกท้าทาย เมื่อหัวข้อนั้นละเอียดอ่อนตัวเขียนบันทึกอาจเริ่มต้นบันทึกช่วยจำเพื่อเพิ่มความถูกต้องให้กับเนื้อหา แต่ถึงอย่างนั้นก็ไม่จำเป็นต้องใช้ชื่อย่อ

มีกี่คนที่จะได้รับบันทึกช่วยจำ อีกครั้งบันทึกช่วยจำหลายร้อยคนและการเริ่มต้นอาจเป็นงานที่ต้องใช้เวลามาก ในโลกธุรกิจเวลาคือเงิน แม้การเพิ่มชื่อย่ออาจเป็นกิจการขนาดใหญ่ เมื่อตัดสินใจว่าจะเริ่มต้นบันทึกช่วยจำหรือไม่ให้ถามว่ามีการเพิ่มค่าใดกับงานนี้ หากไม่มีให้ข้ามไป

เคล็ดลับ

• ลายเซ็นบล็อกสัญญาณไปยังผู้อ่านว่าพวกเขาถึงจุดสิ้นสุดของจดหมาย อย่างไรก็ตามด้วยบันทึกช่วยจำโทรเลขสิ้นสุดโดยใช้นิพจน์เฉพาะกาลที่เน้นข้อสรุปเช่น "ในการปิด" หรือ "สุดท้าย"

การเตือน

โปรดจำไว้ว่าไม่ว่าคุณจะเขียนบันทึกหรือจดหมายที่มีหรือไม่มีลายเซ็นก็อาจเป็นเอกสารที่มีผลผูกพันตามกฎหมาย อย่ารีบปิดการติดต่อใด ๆ ด้วยความรีบเร่ง คุณสามารถรับตัวเองและ บริษัท ของคุณในน้ำร้อน