ตัวอักษรส่งผ่านที่เรียกว่าจดหมายปะหน้าพร้อมกับแฟกซ์และอีเมลเพื่ออธิบายเนื้อหาของเอกสารแฟกซ์หรือไฟล์ที่แนบมากับอีเมล ตัวอักษรส่งผ่านยังช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารจะถูกส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสมหากพวกเขาถูกส่งไปยังแฟกซ์หรือที่อยู่อีเมลที่ใช้ร่วมกัน ตัวอักษรเหล่านี้มักจะสั้นและนำเสนอข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น เนื่องจากจดหมายส่งเป็นรูปแบบของการติดต่อทางธุรกิจคุณต้องปฏิบัติตามมาตรฐานบางอย่างเพื่อเขียนอย่างถูกต้อง
พิมพ์ชื่อของคุณหรือชื่อ บริษัท ที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และข้อมูลติดต่ออื่น ๆ ที่ด้านบนของเอกสารโดยวางไว้ทางด้านขวาของหน้า หรือคุณสามารถเขียนจดหมายบนหัวจดหมายของ บริษัท แทน
ข้ามบรรทัดแล้วทำรายการวันที่ใต้ข้อมูลของคุณทางด้านขวาของหน้า
พิมพ์ชื่อที่อยู่ของผู้รับและหากมีข้อมูลหมายเลขบัญชีหรือข้อมูลระบุตัวตนอื่น ๆ ทางด้านซ้ายของหน้าเว็บจะมีสองบรรทัดนับจากวันที่
ที่อยู่จดหมายโดยเฉพาะกับบุคคลที่จะได้รับมัน หากคุณไม่ทราบชื่อของบุคคลการเขียน "Dear Sir or Madam" จะเพียงพอ
ทำรายการเหตุผลของคุณในการเขียนจดหมายในประโยคแรก ระบุว่าคุณกำลังส่งประวัติย่อข้อเสนอทางธุรกิจรายงานหรือข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ
ให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับเอกสารที่คุณส่งในย่อหน้าที่สอง ซึ่งอาจรวมถึงวันที่ผู้อ่านจะต้องดำเนินการกับข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารหรือหากเอกสารมีหลายหน้าคำอธิบายสั้น ๆ ของหน้ารวม นอกจากนี้คุณยังสามารถเตือนผู้อ่านเกี่ยวกับการสนทนาหรือการโต้ตอบที่คุณมีกับเขาเกี่ยวกับเอกสาร
ขอบคุณผู้อ่านสำหรับเวลาของเธอในย่อหน้าสุดท้ายและขอให้เธอติดต่อคุณหากเธอมีคำถามใด ๆ
พิมพ์ชื่อชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณเช่นที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ที่ด้านล่างของหน้า เขียนลายเซ็นของคุณเหนือชื่อของคุณ
