วิธีการนำระบบการจัดการเอกสารไปใช้

ตามพจนานุกรมธุรกิจระบบการจัดการเอกสารเป็น "ระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบและจัดการเอกสาร เอกสารเหล่านี้มักจะจัดระเบียบด้วยซอฟต์แวร์ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้มีความสามารถในการเข้าถึงแก้ไขและจัดเก็บเอกสารจากส่วนกลาง” บริษัท มักใช้ระบบเหล่านี้ในการแปลงเอกสารกระดาษประวัติศาสตร์เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อการอ้างอิงได้ง่ายและลดพื้นที่จัดเก็บ บริษัท ส่วนใหญ่สร้างเอกสารบางประเภทที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน การค้นหาวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการเอกสารเหล่านี้สามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานภายในของ บริษัท

ตรวจสอบคะแนนที่เข้ามาสำหรับเอกสารทางธุรกิจ เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการควรกำหนดวิธีการป้อนเอกสารของ บริษัท และตัดสินใจว่าจะเก็บข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ดีที่สุดอย่างไร

ใช้งานซอฟต์แวร์เพื่อเก็บข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ บริษัท สามารถร้องขอบุคคลภายนอกเช่นผู้ขายผู้จัดหาหรือกลุ่มที่คล้ายกันเพื่อส่งข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมลหรือเว็บไซต์ ทำให้ บริษัท ต่างๆสามารถโหลดข้อมูลลงในระบบการจัดการเอกสารได้โดยตรง

กำหนดให้พนักงานสแกนเอกสารกระดาษลงในระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ หลังจากพนักงานทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ผู้จัดการอาจกำหนดให้เธอสแกนข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดลงในที่เก็บข้อมูลของคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ของ บริษัท จากนั้นพนักงานสามารถฉีกเอกสารต้นฉบับเพื่อกำจัดข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

ตั้งค่าระบบค้นหาเอกสาร ความสามารถในการค้นหาเอกสารที่เก็บไว้อย่างรวดเร็วสามารถลดเวลาที่พนักงานใช้ในการค้นหาข้อมูลในอดีต บริษัท ควรสร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แบบมาตรฐานสำหรับบุคคลในการจัดเก็บและค้นหาข้อมูลในภายหลัง

เคล็ดลับ

• บริษัท อาจตัดสินใจที่จะ outsource ระบบการจัดการเอกสารของพวกเขา ธุรกิจอาจเชี่ยวชาญในการจัดเก็บข้อมูลเพื่อให้ บริษัท ไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่เก็บข้อมูลจำนวนมากสำหรับเอกสาร

การเตือน

ในขณะที่ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้ประโยชน์มากมายกับ บริษัท แต่ก็อาจมีข้อเสีย บริษัท จะต้องสามารถรักษาความปลอดภัยข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จากการละเมิดหรือการฉ้อโกงในขณะที่สำรองข้อมูลเพื่อป้องกันคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ล้มเหลว