ระบบและขั้นตอนมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ จากคำกล่าวของ Michael Gerber ที่ปรึกษาทางธุรกิจและผู้แต่งคู่มือธุรกิจขายดี "The E-Myth" ซึ่งเป็นธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วยระบบช่วยประหยัดเวลาทำให้เกิดความเครียดน้อยลงและสร้างรายได้มากกว่าธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วยคำพูดและคำแนะนำของเจ้าของ การสร้างขั้นตอนการทำงานเป็นแบบฝึกหัดในตรรกะและองค์กรซึ่งดำเนินการได้ดีที่สุดตามลำดับขั้นตอน
กำหนดขอบเขตของโพรซีเดอร์ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ตั้งใจจะทำให้สำเร็จ มีรายละเอียดที่สมเหตุสมผล แต่ไม่กิดขวาง ตัวอย่างเช่นคุณต้องการโพรซีเดอร์สำหรับการจัดการเมลขาเข้าที่แตกต่างจากโพรซีเดอร์สำหรับการจัดการเมลขาออก คุณไม่จำเป็นต้องมีขั้นตอนที่แตกต่างกันสำหรับเมลขยะตั๋วนิตยสารและจดหมายส่วนตัว หมวดหมู่ย่อยเหล่านั้นสามารถรวมอยู่ในหัวเรื่องทั่วไปเดียวกัน
กำหนดผู้รับผิดชอบในการทำให้แน่ใจว่ากระบวนการเสร็จสิ้นรวมถึงกำหนดเวลาหรือเส้นเวลาที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ บุคคลที่รับผิดชอบไม่จำเป็นต้องทำด้วยตนเอง แต่ต้องตรวจสอบกับตัวแทนที่ได้รับมอบหมายเพื่อให้แน่ใจว่าเสร็จสมบูรณ์และตรวจสอบคุณภาพ คำจำกัดความนี้ได้รับมอบหมายให้เป็นชื่อที่ดีที่สุดแทนที่จะเป็นคน ๆ หนึ่งแม้ว่าคุณจะรู้ว่าใครจะทำงานนี้
รายการงานแต่ละงานที่มีอยู่ในกระบวนการนี้ จัดเรียงตามลำดับเวลา
เขียนคำอธิบายของแต่ละงานรวมถึงการ จำกัด เวลาที่เหมาะสมเครื่องมือที่จำเป็นและการดำเนินการขั้นพื้นฐานที่จำเป็น รวม "สถานะเสร็จสมบูรณ์" - ลักษณะงานเมื่อเสร็จแล้ว สถานะเสร็จสมบูรณ์เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการตรวจสอบการทำงานและการจัดอันดับประสิทธิภาพของพนักงาน
จดบันทึกผลที่ตามมาของความล้มเหลวในการทำงานให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่กำหนด ซึ่งรวมถึงการลงโทษทางวินัยสำหรับพนักงานและแผนฉุกเฉินสำหรับปัญหาที่เกิดขึ้นจากความล้มเหลว
