มีบางสถานการณ์ที่รู้สึกอึดอัดมากกว่าที่จะบอกพนักงานหรือลูกค้าว่า "ไม่" นักธุรกิจมักรู้สึกว่าการปฏิเสธที่จะปฏิบัติตามคำขอจะทำให้เกิดความรู้สึกไม่ดีเกี่ยวกับพวกเขาและธุรกิจซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อยอดขายในอนาคต ยิ่งแย่ไปกว่านั้นเมื่อลูกค้าหรือพนักงานอุทธรณ์การตัดสินใจคุณอาจพบว่าตัวเองไม่ต้องพูดว่าไม่ใช่ครั้งเดียว แต่สองครั้ง เมื่อมาถึงจุดนี้ผู้เขียนมีความกังวลเกี่ยวกับน้ำเสียงที่ถูกต้องในการใช้และจำนวนข้อมูลที่จะเปิดเผยเพื่อมิให้การติดต่อนั้นก่อให้เกิดการสอบถามเพิ่มเติมหรือแม้แต่การดำเนินการทางกฎหมาย
รับส่วนหัวจดหมาย บริษัท เพื่อใช้สำหรับการตอบกลับของคุณ การตอบสนองต่อคำอุทธรณ์หมายถึงคำสุดท้ายในเรื่องนี้และการใช้หัวจดหมายอย่างเป็นทางการจะช่วยถ่ายทอดความรู้สึกของผู้มีอำนาจ
พิมพ์วันที่ข้ามเว้นวรรคและพิมพ์ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ
ข้ามช่องว่างอื่นพิมพ์ "เรียนคุณ Mr./Ms.(ชื่อแทรก)" ตามด้วยเครื่องหมายโคลอน หากคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องมีความแน่วแน่เป็นพิเศษให้ละเว้น "ที่รัก" และเพียงพิมพ์ชื่อผู้รับ ข้ามช่องว่างอื่น
ในวรรคแรกบอกผู้รับทันทีหากได้รับการอุทธรณ์และอธิบายสั้น ๆ ว่าทำไมเธอถึงได้รับคำขอ
หากคุณไม่อนุญาตให้อุทธรณ์ขอขอบคุณผู้รับความสนใจในธุรกิจของคุณหรือสำหรับการทำงานหนักของเธอและในตอนท้ายของวรรคให้ข่าวร้ายแก่เธอ การวางตำแหน่งข่าวร้ายในตอนท้ายของย่อหน้าช่วยให้คุณมีโอกาสที่จะทำให้การระเบิดอ่อนลงก่อนซึ่งจะช่วยรักษาความนิยมของผู้รับไว้ อธิบายเหตุผลที่ปฏิเสธคำขอโดยสังเขป หลีกเลี่ยงการให้รายละเอียดมากจนผู้รับสามารถตรวจสอบนโยบายและเดาคุณเป็นครั้งที่สอง
ให้ข้อมูลการติดตามเพิ่มเติมในวรรคสอง หากคุณปฏิเสธคำอุทธรณ์ให้เธอทราบว่าการตัดสินใจของคุณถือเป็นที่สิ้นสุดและเรื่องดังกล่าวถูกปิด
พิมพ์ "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" และข้ามช่องว่างสามบรรทัด พิมพ์ตัวอักษรและลงชื่อเหนือชื่อของคุณด้วยหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ เก็บสำเนาจดหมายสำหรับบันทึกของคุณ
ส่งจดหมายทางไปรษณีย์ที่ผ่านการรับรองเพื่อเก็บบันทึกการตอบกลับของคุณและพิสูจน์ว่าผู้รับได้รับจดหมายนั้น บันทึกนี้อาจมีความสำคัญหากเรื่องไปสู่ศาล
