ในการบัญชีมีเอกสารทางการเงินหลายอย่างที่ใช้ในการติดตามธุรกรรมของ บริษัท และสถานะทางการเงินโดยรวม บัญชีแยกประเภททั่วไปและงบดุลเป็นเอกสารกลางสองฉบับในกระบวนการบัญชีของ บริษัท แม้ว่าจะมีข้อมูลที่คล้ายกัน แต่บัญชีแยกประเภททั่วไปและงบดุลไม่เหมือนกัน วัตถุประสงค์ของพวกเขาคือการแยกและวิธีการบันทึกข้อมูลในแต่ละที่แตกต่างกัน
คำนิยาม
ธุรกรรมทั้งหมดจะถูกโพสต์ไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปจากสมุดรายวันโดยใช้ระบบเดบิตและเครดิตเหมือนกับที่คุณใช้ในสมุดเช็ค มันเป็นแกนหลักของบันทึกทางการเงินของ บริษัท ของคุณติดตามทุกธุรกรรมจากวันแรกของประวัติ บริษัท ของคุณ งบดุลจะไม่ถูกบันทึกในรายละเอียดมากเท่ากับบัญชีแยกประเภททั่วไป มันเป็นภาพรวมของสถานะทางการเงินของ บริษัท ในแง่ของสินทรัพย์และหนี้สิน ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง
โครงสร้าง
บัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไปจะถูกจัดกลุ่มในห้าหมวดหมู่ สินทรัพย์หนี้สินส่วนของรายได้และค่าใช้จ่าย โดยทั่วไปจะมีหน้าแยกสำหรับแต่ละบัญชีที่ติดตามโดยบัญชีแยกประเภททั่วไป การทำธุรกรรมจะถูกบันทึกในบัญชีแยกประเภททั่วไปที่เกิดขึ้นสำหรับแต่ละบัญชี ตัวอย่างเช่นการชำระเงินให้กับเจ้าหนี้จะถูกบันทึกไว้ภายใต้“ ค่าใช้จ่าย” และในวันเดียวกันถ้าลูกค้าชำระเงินให้กับ บริษัท นั้นจะถูกบันทึกไว้ภายใต้“ รายได้” งบดุลจะไม่ถูกแบ่งออกเป็นหน้าแยกต่างหาก แต่ผลรวมสำหรับแต่ละหมวดหมู่จะถูกบันทึกตามที่เป็นจริงในช่วงเวลานั้น ตัวอย่างเช่นยอดรวมรายได้ ณ วันที่ 31 ธันวาคมจะถูกบันทึกและค่าใช้จ่ายก็จะถูกรวมและบันทึก ดังนั้นการชำระเงินให้แก่เจ้าหนี้ A, B และ C จะถูกนำมารวมกันแทนที่จะบันทึกเป็นรายบุคคล
วัตถุประสงค์
บัญชีแยกประเภททั่วไปใช้เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับเอกสารทางการเงินอื่นรวมถึงงบดุล บัญชีแยกประเภททั่วไปติดตามธุรกรรมและเก็บบันทึกข้อมูลทั้งหมดของ บริษัท เพื่อให้สามารถรวบรวมเอกสารทางการเงินอื่น ๆ ได้อย่างถูกต้อง ความไม่สอดคล้องกันข้อผิดพลาดทางบัญชีและการสูญเสียสามารถติดตามผ่านบัญชีแยกประเภททั่วไป งบดุลแสดงให้เห็นว่าใครก็ตามที่กำลังดูอยู่ (เช่นเจ้าหนี้) สิ่งที่ บริษัท เป็นเจ้าของรวมถึงสิ่งที่ บริษัท เป็นหนี้ต่อบุคคลอื่น ณ วันที่เสร็จสมบูรณ์ งบดุลมักใช้เพื่อกำหนดว่าธุรกิจมีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับเครดิตหรือเงินกู้หรือไม่ เจ้าหนี้นักลงทุน (ที่มีศักยภาพและเป็นปัจจุบัน) การจัดการซัพพลายเออร์ลูกค้าหน่วยงานภาครัฐและสหภาพแรงงานใช้งบดุลเพื่อคาดการณ์ว่า บริษัท จะอยู่ที่ใดหรือจะมองหาทางการเงินอย่างไร สำหรับเจ้าหนี้นี่เป็นเครื่องมือในการประเมิน "ความเสี่ยง" ของ บริษัท เมื่อพิจารณาเงินกู้ สำหรับซีอีโอหรือประธาน บริษัท งบดุลจะช่วยพิจารณาว่า บริษัท มีสินค้าคงคลังมากเกินไปหรือต้องการเพิ่มรายได้หรือไม่
