ในยุคของอินเทอร์เน็ตและองค์กรขนาดใหญ่บางครั้งคุณไม่ทราบว่าคุณควรติดต่อใคร แม้แต่เว็บไซต์ขององค์กรหรือมูลนิธิก็ไม่ได้ช่วยอะไร บ่อยครั้งที่ชื่อของหัวหน้าแผนกไม่ได้อยู่ในรายการหรือคุณไม่สามารถหาข้อมูลใด ๆ ได้เลยยกเว้นที่อยู่ของ บริษัท อย่างไรก็ตามธุรกิจทั่วประเทศได้รับจดหมายทุกวันแม้จะมีที่อยู่ที่ลึกลับและไม่มีไดเรกทอรีพนักงานสาธารณะ
ค้นหา บริษัท ทางออนไลน์ คลิกลิงก์ที่ระบุว่า "ติดต่อเรา;" หากลิงค์นี้ไม่ได้อยู่ด้านบนสุดโดยปกติจะอยู่ด้านล่างของหน้าในรายการเล็ก ๆ ของลิงค์เพิ่มเติม
เริ่มต้นจดหมายโดยพิมพ์ที่อยู่ของคุณโดยไม่มีชื่อของคุณ ข้ามบรรทัดและพิมพ์วันที่แบบเต็ม
ค้นหารายชื่อแผนกหรือผู้ติดต่อและคัดลอกที่อยู่ หากคุณไม่พบที่อยู่แผนกให้ใช้ที่อยู่ บริษัท ทั่วไป วางที่อยู่นี้ลงบนจดหมายของคุณ
พิมพ์ชื่อของบุคคลและแผนกของเขาด้านบนที่อยู่ของ บริษัท ในจดหมายหากคุณทราบข้อมูลนั้น หากคุณไม่มีชื่อหรือชื่อแผนกให้เดาการเรียนรู้ที่แผนกที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่นแผนกทั่วไปใน บริษัท หรือมูลนิธิขนาดใหญ่รวมถึง "ทรัพยากรมนุษย์" "การตลาด" และ "ลูกค้าสัมพันธ์" แม้ว่าคุณจะผิดกับชื่อแผนกการระบุแผนกทั่วไปจะช่วยให้พนักงานต้อนรับจัดเส้นทางจดหมายของคุณได้อย่างถูกต้อง
ที่อยู่ในจดหมายถึง "เรียนคุณนาย / นางสาว. (นามสกุล):" ถ้าคุณรู้จักชื่อผู้รับหรือ "เรียนท่านที่เคารพหรือท่านผู้หญิง:" หากคุณไม่ทราบชื่อของหัวหน้าแผนกที่เหมาะสม อย่าเขียน "ผู้ที่อาจกังวล:" เพราะฟังดูไม่เป็นมืออาชีพ
ทำจดหมายที่เหลือให้สมบูรณ์
คัดลอกที่อยู่ขององค์กรทั้งหมดพร้อมชื่อแผนกและพนักงานของ บริษัท (ถ้ามี) ลงบนซองจดหมาย
