การจดบันทึกที่ถูกต้องระหว่างการประชุมสายสามารถมั่นใจได้ว่าคุณมีบันทึกที่ชัดเจนของสิ่งที่ถูกกล่าวถึง มันจะดีกว่าที่จะจดบันทึกในรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ในขณะที่ฟังมากกว่าที่จะลองและตัดสินใจว่าอะไรเป็นสิ่งสำคัญในขณะที่ฟัง คุณสามารถย้อนกลับไปและดึงไฮไลท์ที่สำคัญออกมาได้ในภายหลัง แต่รายละเอียดที่ไม่มีนัยสำคัญที่ปรากฏก่อนหน้านี้อาจมีความสำคัญมากกว่าในการสนทนา
บันทึกการโทร
บริการการประชุมหลายสายช่วยให้คุณสามารถบันทึกการโทรได้ หากคุณกำลังบันทึกคุณจะต้องเตือนผู้เข้าร่วมทั้งหมดว่ามีการบันทึกการโทรเมื่อเริ่มต้นการโทร การมีการบันทึกการโทรช่วยให้คุณย้อนกลับและทบทวนการโทรได้หลายครั้งตามที่คุณต้องการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดรายละเอียดที่สำคัญ วิธีการที่คุณสามารถบันทึกการโทรแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการ ขอคำแนะนำสำหรับการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์จากผู้ให้บริการของคุณ
โทรเข้าร่วม
จดบันทึกว่าใครอยู่ในการประชุมทางโทรศัพท์เมื่อเริ่มต้นการโทร ให้ความสนใจกับผู้ที่พูดในสิ่งที่อยู่ระหว่างการโทรและบอกคุณสมบัติที่สำคัญให้กับบุคคลที่ทำไว้ในบันทึกย่อของคุณ ติดตามงานหรือโครงการใด ๆ ที่บุคคลรับผิดชอบในระหว่างการโทรและจดบันทึกว่าใครมีงานมอบหมาย หากกล่าวถึงให้จดบันทึกสิ่งที่ได้รับมอบหมายแต่ละรายการด้วย
หัวข้อการสนทนา
ติดตามหัวข้อการสนทนาแต่ละหัวข้อที่แตกต่างกันและหัวข้อย่อยภายในแต่ละหัวข้อ หากมีวาระการประชุมโปรดจดบันทึกว่าหัวข้อใดบ้างที่ครอบคลุมและสิ่งที่พูดถึง วาระการประชุมสามารถใช้เป็นโครงร่างคร่าวๆสำหรับบันทึกย่อของคุณ จดบันทึกการอัปเดตข่าวการแก้ไขปัญหาและแนวคิดที่นำเสนอในระหว่างการโทร การสนทนาทั่วไปสามารถกระโดดไปมาได้เล็กน้อย แต่การลองจัดรูปแบบบันทึกตามลำดับหัวข้อจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ตรวจสอบพวกเขา
การจัดรูปแบบบันทึกย่อสุดท้าย
โน้ตต้นฉบับของคุณดูเหมือนจะสั่นเทาหลังจากทำการโทร จัดระเบียบบันทึกย่อในส่วนที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อต่าง ๆ ที่ครอบคลุมในการโทร ระบุผู้ที่กำลังพูดเมื่อทำการฟอร์แมตบันทึกย่อของคุณใหม่ นอกจากนี้คุณยังสามารถรวมการสรุปโดยย่อที่เน้นสิ่งที่สำเร็จหรือตัดสินใจได้ระหว่างการโทรหรือประเด็นสำคัญของการสนทนา รวมข้อมูลสรุปนี้ไว้ที่จุดเริ่มต้นของเอกสาร นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างส่วนอื่นที่แสดงรายการงานที่ได้รับมอบหมายในระหว่างการโทรและใครเป็นผู้รับผิดชอบ สิ่งนี้ทำให้เจ้าหน้าที่ระดับสูงสามารถอ้างอิงได้อย่างรวดเร็วสำหรับสิ่งที่เกิดขึ้นในระหว่างการโทรโดยไม่ต้องอ่านบันทึกรายละเอียด
