ฐานความรู้คล้ายกับวิกิเป็นชุดของบทความและข้อมูลที่ผู้ใช้ส่ง พื้นที่เก็บข้อมูลประเภทฐานความรู้มักจะทุ่มเทให้กับโปรแกรมหรือกระบวนการเฉพาะและข้อมูลสามารถส่งได้โดยนักพัฒนาบุคลากรฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคหรือผู้ใช้ปลายทาง ลักษณะทางประชาธิปไตยของฐานความรู้ช่วยให้สามารถเติบโตได้อย่างรวดเร็วและเป็นธรรมชาติ แต่ยังทำให้ข้อมูลยากที่จะรักษาและในกรณีที่เลวร้ายที่สุดก็ใช้ไม่ได้
การสนทนาแบบไดนามิก
ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของฐานความรู้คือช่วยให้ผู้ใช้ที่หลากหลายสามารถมีส่วนร่วมในฐานความรู้ส่งผลให้เกิดเอกสารสดและสร้างการสนทนาที่เกี่ยวข้องและมีชีวิตชีวา นอกจากนี้เนื่องจากรวมถึงการมีส่วนร่วมจากการพัฒนาการสนับสนุนด้านเทคนิคและผู้ใช้ปลายทางผู้ที่ทำวิจัยออนไลน์สามารถสำรวจปัญหาเดียวกันจากมุมมองที่แตกต่างกันหลายแห่งซึ่งอาจนำพวกเขาไปสู่โซลูชันที่พวกเขาไม่ได้พิจารณาด้วยตนเอง
เอกสารที่ไม่สอดคล้องกัน
รูปแบบการเขียนที่แตกต่างกันและระดับความรู้ของผู้มีส่วนร่วมมักส่งผลให้เอกสารที่แยกจากกันและไม่เป็นมาตรฐานซึ่งเป็นหนึ่งในข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดของฐานความรู้ ความซ้ำซ้อนกลายเป็นกฎแทนที่จะเป็นข้อยกเว้นและอาจเพิ่มความผิดพลาดเดียวกันในฐานความรู้หลายต่อหลายครั้ง จำเป็นต้องมีการบำรุงรักษาเฉพาะ
นอกจากนี้เนื่องจากฐานความรู้เริ่มต้นจากฐานข้อมูลเปล่าจึงไม่เหมาะที่จะใช้เป็นแหล่งข้อมูลหลักของเอกสารสำหรับผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการใหม่ใด ๆ ฐานความรู้ต้องใช้เวลาในการสร้างเป็นสถานการณ์และปัญหาที่พบแก้ไขและจัดทำเอกสาร
จุดเด่นของข้อมูล
ธรรมชาติที่เป็นธรรมชาติและเป็นธรรมชาติของฐานความรู้หมายความว่าข้อมูลที่สำคัญที่สุดมีแนวโน้มที่จะทำให้ตัวเองโดดเด่นในขณะที่ข้อมูลที่มีความสำคัญน้อยกว่าจะถูกฝังไว้ หากมีการส่งข้อมูลที่เขียนไม่ดีหรือไม่ถูกต้องผู้ใช้รายอื่นสามารถฝังข้อมูลได้โดยแทนที่ด้วยข้อมูลที่ดีกว่าหรือสามารถตั้งค่าสถานะเพื่อลบ / ตรวจสอบโดยผู้ดูแลระบบ
เอกสารที่เก็บถาวร
บทความเก่าที่เหลืออยู่ในฐานความรู้จะมีการจัดเก็บเอกสารอัตโนมัติสำหรับผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการรุ่นเก่า การเก็บถาวรที่สร้างขึ้นตามธรรมชาติเป็นข้อดีของฐานความรู้ เมื่อมีการสร้างผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการเวอร์ชั่นใหม่ฐานความรู้สามารถจัดระเบียบใหม่หรือรีสตาร์ทเพื่อเก็บถาวรข้อมูลเก่าในขณะที่เก็บข้อมูลล่าสุดไว้อย่างชัดเจน
โซลูชั่น
บุคลากรที่ได้รับมอบหมายจะต้องได้รับการแต่งตั้งให้ใช้เวลาสองสามชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการค้นหาฐานความรู้เพื่อหาวิธีแก้ไขปัญหาที่ซ้ำซ้อนล้าสมัยหรือไม่ถูกต้องและลบทิ้งตามต้องการ พวกเขาควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการใช้ฐานความรู้และรู้วิธีการค้นหาอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้พวกเขาสามารถพิจารณาได้ว่ามีบทความใดอยู่ก่อนที่จะมีส่วนร่วมซ้ำ
