รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไปคืออะไร

ในโลกของการบัญชีการทำธุรกรรมรายได้และค่าใช้จ่ายได้รับการบันทึกโดยใช้กระบวนการเฉพาะที่กำหนดขึ้นเพื่อติดตามและแยกประเภททุกธุรกรรมเพื่อให้เรียกคืนได้ง่ายในภายหลัง นักบัญชีบันทึกการทำธุรกรรมอย่างต่อเนื่องและในแต่ละเดือนจะต้องสามารถจัดเรียงและจำแนกข้อมูลนี้เป็นรูปแบบที่สร้างชุดของงบการเงินรวมถึงงบกำไรขาดทุนของ บริษัท และงบดุล ธุรกรรมการเงินที่ระบุแต่ละรายการจะถูกบันทึกในบัญชีที่ใช้ตัวระบุที่เรียกว่ารหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป

เคล็ดลับ

• บริษัท มักจะใช้รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) เพื่อจำแนกข้อมูลการบัญชีในหลายวิธี รหัสเหล่านี้ช่วยให้ บริษัท สามารถเรียงลำดับข้อมูลธุรกรรมเพื่อให้สามารถจัดทำรายงานการบัญชีที่แตกต่างกันหลายรายการและให้ความสามารถในการวิเคราะห์ธุรกรรมทางบัญชีของ บริษัท ได้หลายวิธี

รหัส GL คืออะไร?

บริษัท มักจะใช้รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) เพื่อจำแนกข้อมูลการบัญชีในหลายวิธี รหัสสามารถอยู่ในช่วงจากสตริงสามหลักอย่างง่ายไปยังรหัสที่มีหลายส่วนแต่ละตัวกำหนดลักษณนามเช่นหมายเลข บริษัท ย่อยหน่วยธุรกิจแผนกหรือการจัดหมวดหมู่อื่น ๆ

รหัสเหล่านี้ช่วยให้ บริษัท สามารถเรียงลำดับข้อมูลธุรกรรมเพื่อให้สามารถจัดทำรายงานการบัญชีที่แตกต่างกันหลายรายการและให้ความสามารถในการวิเคราะห์ธุรกรรมทางบัญชีของ บริษัท ได้หลายวิธี

บัญชีรหัส GL เหล่านี้มีการตั้งค่าตามลำดับเฉพาะซึ่งกำหนดโดยหลักการของการบัญชีสองรายการ รหัส GL จะเรียงตามลำดับจากสินทรัพย์เช่นเงินสดลูกหนี้การค้าสินค้าคงคลังและอุปกรณ์ไปยังหนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้น จำนวนบัญชีในส่วนนี้อาจมีจำนวนน้อยห้าหรือมากถึง 100 หรือมากกว่านั้นขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของ บริษัท

รายการบัญชีแยกประเภทยังรวมบัญชีที่ประกอบขึ้นเป็นงบกำไรขาดทุนจากบัญชีรายรับและรายได้อื่นไปจนถึงบัญชีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและบัญชีค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ดำเนินการเช่นดอกเบี้ย

บัญชีแยกประเภททั่วไป

บัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท ทำหน้าที่บันทึกหลักสำหรับการทำธุรกรรมทางการเงินทั้งหมด ตัวอย่างเช่น GL อาจรวมถึงบัญชีแยกประเภทย่อยเช่นในการเก็บบันทึกตามหน่วยธุรกิจซึ่งทั้งหมดนั้นรวมอยู่ในบัญชีแยกประเภททั่วไป ข้อมูลทั้งหมดนี้จะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับงบการเงินของ บริษัท

GL จะเก็บรายละเอียดเกี่ยวกับธุรกรรมทางบัญชีแต่ละรายการ ข้อมูลนี้มีประโยชน์เมื่อไม่กี่ปีต่อมานักบัญชีจำเป็นต้องจดจำว่าเหตุใด บริษัท จึงใช้เงินเป็นจำนวนมากอย่างผิดปกติในเครื่องใช้สำนักงานหนึ่งเดือนหรือ บริษัท จ่ายบิลสองครั้งโดยไม่ได้ตั้งใจและจำเป็นต้องเจาะลึกรายละเอียดการชำระเงิน สังคายนาปัญหา นักบัญชีมักทำบันทึกในระบบคอมพิวเตอร์เมื่อทำรายการบันทึกประจำวันไปยัง GL เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

รายการในบัญชีแยกประเภททั่วไปคืออะไร

รายการบัญชีแยกประเภททั่วไปจะบันทึกรายการที่ บริษัท ทำนั้นเกี่ยวข้องกับเงิน ธุรกรรมเหล่านี้มักจะทำลงในบัญชีรายวันทางบัญชีก่อนและข้อมูลนี้จะได้รับการสรุปและผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป

ตัวอย่างเช่นเมื่อ บริษัท ซื้อเครื่องใช้สำนักงาน บริษัท จะบันทึกเงินสดขาออกโดยการทำรายการบัญชีรายวันเครดิตไปยังบัญชีเงินสดในงบดุลบัญชีรายการเดบิตเพื่อเพิ่มบัญชีสินทรัพย์ของเครื่องใช้สำนักงานและรายการบันทึกบัญชีเดบิตไปยังบัญชีค่าใช้จ่ายสำนักงาน ซึ่งจะแสดงในงบกำไรขาดทุน

เมื่อทำรายการบันทึกประจำวันเหล่านี้เสร็จสิ้นนักบัญชีจะโพสต์ลงในบัญชีแยกประเภททั่วไปเพื่อทำรายการให้เสร็จ ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์จำนวนมากทำให้กระบวนการบันทึกรายการโปร่งใสเพื่อให้การทำธุรกรรมทั้งหมดเกิดขึ้นโดยตรงกับบัญชีแยกประเภททั่วไป

ผังบัญชี

บัญชี GL เป็นไปตามคำสั่งและโครงสร้างเฉพาะที่เรียกว่าผังบัญชีที่ทำให้สามารถตรวจสอบข้อผิดพลาดบางประเภทและสร้างงบการเงินที่สอดคล้องและเป็นระเบียบ โดยทั่วไป บริษัท จะใช้การบัญชีสองครั้งเมื่อบันทึกลงในบัญชีแยกประเภททั่วไปและต้องใช้การหักบัญชีเดบิตและเครดิตเพื่อบันทึกทุกรายการ

รายการหลักของรหัสบัญชี GL หรือผังบัญชีแสดงรายการบัญชีงบดุลทั้งหมดแล้วบัญชีงบกำไรขาดทุนทั้งหมด ผู้ทำบัญชีสามารถเรียกใช้รายงานที่เรียกว่ายอดดุลทดลองใช้ซึ่งแสดงบัญชี GL ทุกบัญชีและยอดเงินคงเหลือที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากทุกธุรกรรมต้องมีรายการเดบิตและเครดิตอย่างน้อยหนึ่งรายการซึ่งหักล้างกันโดยตรงรายงานยอดงบทดลองใช้ควรแสดงว่ายอดรวมของบัญชีทั้งหมดเท่ากับศูนย์ หากไม่เป็นเช่นนั้นเดบิตหรือเครดิตอาจหายไปหรือถูกบันทึกผิด