การทำธุรกรรมทุกครั้งที่เกิดขึ้นในองค์กรต้องมีแผนกบัญชีเพื่อพิจารณาผลกระทบทางการเงิน นักบัญชีจำเป็นต้องบันทึกแต่ละรายการด้วยผลกระทบทางการเงินในบันทึกทางบัญชี บริษัท หลายแห่งออกบัตรเดบิตและบัตรเครดิตให้กับพนักงานเพื่อลดค่าใช้จ่ายในการชำระคืนที่ดำเนินการ แทนที่จะจ่ายเงินให้กับพนักงาน บริษัท จะจ่ายบิลค่าบัตรเครดิตหรือปรับเปลี่ยนบันทึกสำหรับการทำธุรกรรมเดบิต รายการบัญชีแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าพนักงานใช้บัตรเดบิตหรือบัตรเครดิต
การทำธุรกรรมบัตรเดบิต
ธนาคารออกบัตรเดบิตให้กับพนักงานของ บริษัท เพื่อลดจำนวนเช็คที่ บริษัท ต้องพิมพ์ ธุรกรรมบัตรเดบิตจะลบเงินสดออกจากบัญชีธนาคารของ บริษัท ในเวลาที่เกิดธุรกรรม พนักงานใช้บัตรเดบิตในลักษณะเดียวกับที่เขาใช้บัตรเครดิตเมื่อทำการซื้อ ธนาคารได้รับการแจ้งเตือนทางอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการทำธุรกรรมและโอนเงินไปยังผู้ขายเพื่อชำระค่าธุรกรรม
บัญชีบัตรเดบิต
เมื่อพนักงานทำธุรกรรมโดยใช้บัตรเดบิตบัญชี บริษัท จำเป็นต้องปรับปรุงบันทึกทางการเงิน นักบัญชีติดต่อพนักงานเพื่อพิจารณาว่าธุรกรรมนั้นเป็นอย่างไร นักบัญชีใช้ข้อมูลนี้เพื่อกำหนดบัญชีค่าใช้จ่ายที่จะใช้ในรายการบัญชี นักบัญชีเพิ่มบัญชีค่าใช้จ่ายและลดเงินสด
การทำธุรกรรมบัตรเครดิต
ธนาคารออกบัตรเครดิตให้กับพนักงานของ บริษัท เพื่อลดจำนวนรายงานค่าใช้จ่ายที่ส่งโดยพนักงาน การทำธุรกรรมบัตรเครดิตสร้างความรับผิดให้กับ บริษัท ที่กำหนดให้ บริษัท ต้องชำระธนาคารเมื่อสิ้นงวด พนักงานใช้บัตรเครดิตเมื่อทำการสั่งซื้อออนไลน์ทางโทรศัพท์หรือด้วยตนเอง ธนาคารได้รับหนังสือแจ้งการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาดังกล่าวธนาคารจะเพิ่มธุรกรรมทั้งหมดและส่งใบเรียกเก็บเงินให้กับ บริษัท
บัญชีบัตรเครดิต
เมื่อพนักงานทำธุรกรรมโดยใช้บัตรเครดิตเธอจะเก็บใบเสร็จและเขียนคำอธิบายของธุรกรรมไว้ในใบเสร็จ ในตอนท้ายของเดือนเธอส่งใบเสร็จรับเงินทั้งหมดของเธอไปยังบัญชี บริษัท นักบัญชีเปรียบเทียบใบเสร็จรับเงินกับใบแจ้งหนี้และทำให้แน่ใจว่าการทำธุรกรรมทั้งหมดจะถูกนำมาใช้ นักบัญชีใช้ใบเสร็จรับเงินเพื่อกำหนดบัญชีค่าใช้จ่ายที่จะใช้ในรายการบัญชี นักบัญชีเพิ่มบัญชีค่าใช้จ่ายและลดเงินสด
