บันทึกพนักงานใหม่ทำหน้าที่แจ้งพนักงานในองค์กรของคุณเกี่ยวกับผู้มาใหม่ ส่งบันทึกดังกล่าวล่วงหน้าหลายวันก่อนการมาถึงของพนักงานใหม่และเสนอข้อมูลที่เพียงพอเพื่อเตรียมพนักงานให้พร้อมต้อนรับคนใหม่และช่วยให้เขาทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น บันทึกสามารถส่งทางอีเมลหรือเป็นสำเนา
พูดถึงบันทึกช่วยจำกับพนักงานทุกคนในองค์กรของคุณ แม้แต่พนักงานที่จะไม่ทำงานโดยตรงกับบุคคลนั้นก็ควรได้รับการบอกกล่าวเกี่ยวกับการจ้างใหม่
แนะนำพนักงานตามชื่อและระบุวันที่เริ่มต้นของเขา รวมถึงข้อมูลพื้นหลังบางอย่างเช่นตำแหน่งที่บุคคลนั้นเคยทำงานมาก่อนและอยู่ในระดับใด หากบุคคลนั้นต้องการย้ายตำแหน่งทางภูมิศาสตร์เพื่อรับงานมันก็จะเป็นประโยชน์ในการจดบันทึกสิ่งนี้เช่นกัน
อธิบายตำแหน่งงานและความรับผิดชอบที่บุคคลนี้จะรับหน้าที่ หากบุคคลนั้นกำลังเปลี่ยนคนที่เหลือให้ตั้งชื่อตำแหน่งที่กำลังเติม หากเป็นตำแหน่งใหม่ให้อธิบายเหตุผลและ / หรือกระบวนการที่สร้างตำแหน่งสั้น ๆรวมถึงข้อมูลที่ติดต่องานของบุคคลเช่นส่วนขยายโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล
ตั้งชื่อบุคคลที่จะให้ความช่วยเหลือในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ บทบาทนี้อาจเรียกว่าที่ปรึกษาหรือเพื่อนทั้งนี้ขึ้นอยู่กับองค์กร สนับสนุนให้พนักงานช่วยเหลือบุคคลในการทำความคุ้นเคยกับขั้นตอนสิ่งอำนวยความสะดวกและอุปกรณ์
เชิญสมาชิกพนักงานเข้าร่วมการประชุมต้อนรับอย่างเป็นทางการสำหรับพนักงานใหม่หากมีการวางแผน หรือส่งเสริมให้พนักงานแนะนำตนเองหลังจากที่บุคคลนั้นมาถึงงานไม่นาน
