ใน“ การรักษาหนังสือ: การบันทึกขั้นพื้นฐานและการบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ประสบความสำเร็จรุ่นที่เจ็ด” ลินดาพินสันกำหนดบัญชีเจ้าหนี้ตามภาระหนี้ที่ บริษัท เป็นหนี้ต่อเจ้าหนี้สำหรับสินค้าหรือบริการที่ซื้อ บริษัท ได้มอบหมายหน้าที่ในการจ่ายเงิน ของทีมบัญชีหรือทีมบัญชีเจ้าหนี้โดยเฉพาะทีมบัญชีเจ้าหนี้ทุ่มเทใช้ขั้นตอนการประมวลผลมาตรฐานชุดขั้นตอนเหล่านี้ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในขณะที่เพิ่มความสัมพันธ์ผู้ขาย
ความสำคัญ
การทุจริตการยักยอกและข้อผิดพลาดในการประมวลผลสามารถทำลายล้างธุรกิจ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใช้กระบวนการควบคุมเพื่อลดความเสี่ยงดังกล่าว การควบคุมทั่วไปและที่มีประสิทธิภาพ ได้แก่ การแยกหน้าที่เพื่อลดความเสี่ยงจากการฉ้อฉล ฟังก์ชั่นการจัดซื้ออย่างเป็นทางการและแนวทางในการลดความเสี่ยงของการยักยอกเงินใบแจ้งหนี้การฉ้อโกงและข้อผิดพลาด; ขีด จำกัด จำนวนเงินของผู้ลงนามที่สองเพื่อลดความเสี่ยงของการฉ้อฉลและข้อผิดพลาด และการตรวจสอบหมายเลขใบแจ้งหนี้อย่างเป็นระบบเพื่อลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดในการชำระเงินซ้ำ
ผู้ขาย
เจ้าหนี้จะถูกเพิ่มไปยังฐานข้อมูลของ บริษัท ในฐานะผู้ขาย โดยทั่วไปงานนี้จะกำหนดให้กับพนักงานบัญชีเจ้าหนี้หรือพนักงานการเงินที่ไม่มีความสามารถในการสร้างการชำระเงิน
เพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินจะถูกสร้างขึ้นในเวลาที่เหมาะสมผู้ขายควรได้รับการสนับสนุนให้ทำงานร่วมกับทีมบัญชีเจ้าหนี้เพื่อแก้ไขปัญหาการออกใบแจ้งหนี้ การติดต่อตัวแทนจัดซื้อหรือแผนกสั่งซื้อจะเพิ่มความล่าช้าในการค้นหาหรือแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระหรือชำระบางส่วน
ฟังก์ชัน
ผู้ขายได้รับคำสั่งให้ส่งใบแจ้งหนี้โดยตรงไปยังแผนกบัญชีเจ้าหนี้ ใบแจ้งหนี้ถูกประทับเวลาและนาฬิกาประมวลผลจะเริ่มต้นขึ้น หากมีการสร้างใบสั่งซื้อเพื่อจัดหาสินค้าหรือบริการใบแจ้งหนี้จะถูกจับคู่กับใบสั่งซื้อและหลักฐานการรับ Mary S. Schaeffer กล่าวถึงกระบวนการ“ สามทางที่ตรงกัน” ในหนังสือ "บัญชีเจ้าหนี้: คู่มือการใช้แผนกที่มีประสิทธิภาพ"
หากการซื้อนั้นไม่มีคำสั่งซื้อจะต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่ บริษัท กำหนด หากตรงตามหลักเกณฑ์ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งต่อไปยังแผนกสั่งซื้อเพื่อขออนุมัติและการเข้ารหัสที่เหมาะสม
ขั้นตอนการเบิกจ่าย
นักวิเคราะห์บัญชีเจ้าหนี้ได้รับอนุญาตให้สร้างการชำระเงิน นักวิเคราะห์ทำงานอย่างขยันขันแข็งเพื่อดำเนินการใบแจ้งหนี้ในเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะได้รับการชำระเงินทันทีและจะได้รับส่วนลดเมื่อเป็นไปได้ วัตถุประสงค์ทั้งสองข้อนี้ส่งผลให้มีโอกาสควบคุมต้นทุนค่าโสหุ้ย นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่หน่วยงานของรัฐถูกลงโทษเนื่องจากการจ่ายเงินล่าช้า
การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งในการประหยัดต้นทุน วิธีนี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบกระดาษและลดการโกงการตรวจสอบหรือการยักยอก หากจำเป็นต้องออกการชำระเงินบางส่วนหรือการปฏิเสธการชำระเงินนักวิเคราะห์บัญชีเจ้าหนี้จะต้องทำเอกสารและอธิบายสถานการณ์
การตรวจสอบภายใน
นักวิเคราะห์บัญชีเจ้าหนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าการจ่ายเงินจะถูกจ่ายตามนโยบายของ บริษัท ทีมตรวจสอบภายในของ บริษัท จะทำการคัดเลือกผลงานของนักวิเคราะห์โดยการเลือกเอกสารสำหรับกลุ่มใบแจ้งหนี้ที่เลือก ผู้ตรวจสอบบัญชีได้ตรวจสอบเอกสารเพื่อให้มั่นใจว่ามีกระบวนการควบคุมและปฏิบัติตามอย่างเหมาะสม ขั้นตอนการควบคุมไม่เพียงพอส่งผลให้เกิดการสูญเสียที่ไม่คาดคิด ต้องใช้เวลาและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการกู้คืนความเสียหายดังกล่าว
