วิธีการพูดถึงคนสองคนในจดหมายธุรกิจ

คุณไม่จำเป็นต้องมีสำนักงานสีเขียวเพื่อประหยัดเวลาพลังงานและทรัพยากรในการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคนสองคนได้รับข้อความเดียวกันอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดโดยระบุที่อยู่ทั้งสองในจดหมายธุรกิจเดียวกัน

เมื่อคุณมีสองผู้รับ

ลองนึกภาพคุณได้สัมภาษณ์งานในฝันของคุณ เมื่อคุณเข้าสู่สำนักงานของผู้จัดการการจ้างงานคุณจะพบว่าการสัมภาษณ์ของคุณอยู่ที่ผู้จัดการสองคนไม่ใช่หนึ่งคน การกล่าวขอบคุณจดหมายขอบคุณหนึ่งฉบับหลังการสัมภาษณ์ถึงผู้จัดการทั้งสองนั้นง่ายกว่าการสร้างจดหมายสองฉบับแยกกัน ในกรณีนี้ทั้งผู้จัดการการจ้างงานจะได้รับข้อความเดียวกัน - ซึ่งคุณสนใจในงานและคุณยินดีกับเวลาของพวกเขา ในอีกกรณีหนึ่งคุณอาจต้องการส่งจดหมายธุรกิจให้กับคนสองคนที่อยู่ในสถานที่ต่างกันซึ่งเป็นที่ยอมรับอย่างสมบูรณ์และน่าพึงพอใจเมื่อคุณต้องการถ่ายทอดข้อความที่เหมือนกันให้กับผู้รับทั้งสองคน

รูปแบบ

รูปแบบสำหรับจดหมายธุรกิจของคุณสำหรับคนสองคนนั้นเหมือนกันกับหนึ่งคน บรรทัดบนสุดควรมีวันที่แล้วสองบรรทัดคือชื่อและที่อยู่ผู้ส่งของคุณ ข้ามไปอีกสองบรรทัดแล้วใช้หนึ่งบรรทัดสำหรับชื่อและชื่อของที่อยู่ที่อยู่และหมายเลขห้องตามด้วยเมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ เมื่อคุณเพิ่มบุคคลอื่นให้เริ่มต้นข้อมูลของผู้รับที่สองจากสองบรรทัดแรก ตรวจสอบการสะกดชื่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์ของผู้รับแต่ละคนทุกครั้ง - ถ้าคุณต้องการให้ถามพนักงานต้อนรับเพื่อขอข้อมูลที่ถูกต้อง ธุรกิจจำนวนมากมีที่อยู่ทางไปรษณีย์เฉพาะซึ่งอาจแตกต่างจากที่ตั้งจริงของ บริษัท

การสั่งซื้อที่เหมาะสม

เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจถึงคนสองคนให้ทำตามโปรโตคอลเดียวกันสำหรับการแนะนำธุรกิจ การแสดงรายชื่อผู้รับนั้นง่ายหากคุณเขียนถึง CEO และผู้จัดการแผนก: ชื่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์สำหรับ CEO ควรแสดงไว้ก่อนตามลำดับชั้นขององค์กร หากคุณไม่ทราบตำแหน่งที่เกี่ยวข้องให้ระบุรายชื่อตามลำดับตัวอักษรโดยใช้นามสกุลของบุคคลนั้น

คำทักทาย

การเขียนจดหมายธุรกิจต้องใช้เสียงที่เป็นทางการเช่น "Dear Mr. Smith" หรือ "Dear Ms. Jones" เมื่อคุณเขียนถึงผู้ชายสองคนให้ใช้รูปแบบพหูพจน์ของนายซึ่งก็คือ Messrs ตัวอย่างเช่นเริ่มจดหมายของคุณด้วย "Dear Messrs. Smith and Jackson" ดูเครื่องหมายวรรคตอนของคุณด้วย เครื่องหมายโคลอนหลังการทักทายเป็นทางการและเครื่องหมายจุลภาคไม่เป็นทางการ แน่นอนถ้าคุณใช้ชื่อจริงกับผู้ที่อยู่ทั้งสองให้ใช้ "Dear Sue and John" ด้วยเครื่องหมายจุลภาค

ขอแสดงความนับถือหรือขอแสดงความนับถือ?

การปิดบัญชีที่คุณเลือกสำหรับจดหมายธุรกิจของคุณกับคนสองคนอาจขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ที่คุณมีกับทั้งสองและประเภทธุรกิจ "ขอแสดงความนับถือ" "ขอแสดงความนับถือ" และแม้แต่ "ขอแสดงความนับถือ" เป็นวิธีการปิดจดหมายของคุณแบบมืออาชีพ แต่ "ขอแสดงความนับถือ" ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางว่าเป็นมาตรฐานและการปิดบัญชีที่เหมาะสม การปิดทางทหารโดยทั่วไปคือ "เคารพอย่างมาก" แต่ถ้าคุณเขียนจดหมายขอบคุณหลังการสัมภาษณ์ "ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ" เพิ่มความประทับใจ