เอกสารประกวดราคาเป็นข้อเสนอในการจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการหรือทำงานในราคาที่กำหนดและอยู่ภายใต้เงื่อนไขที่ระบุไว้ หากคุณเป็นผู้จัดหาผลิตภัณฑ์ให้กับธุรกิจอื่น ๆ หรือต่อภาครัฐกระบวนการยื่นประกวดราคาในการแข่งขันกับธุรกิจอื่นเป็นเรื่องปกติ โดยพื้นฐานแล้วเอกสารประกวดราคาเป็นจดหมายที่อธิบายว่าคุณตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างไรและทำไมคุณถึงดีที่สุดที่จะทำ โดยการเขียนประกวดราคาคุณสามารถฝึกฝนเกี่ยวกับเป้าหมายจุดแข็งและจุดอ่อนของคุณและเพิ่มระดับโปรไฟล์ของคุณกับลูกค้าของคุณ
ข้อมูลที่ร้องขอ
เอกสารประกวดราคาระบุถึงความคาดหวังหลายประการจากผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเริ่มต้นด้วยวัตถุประสงค์ของการเสนอราคาของคุณ คุณต้องสะกดข้อมูลประจำตัวของคุณอธิบายประสบการณ์ที่ผ่านมา กรณีศึกษาการทำงานที่ประสบความสำเร็จสำหรับลูกค้ารายอื่นมีแนวโน้มที่จะโน้มน้าวใจ อธิบายว่าคุณจะให้บริการหรือผลิตภัณฑ์ได้อย่างไรแสดงกระบวนการของ บริษัท ของคุณรวมถึงทรัพยากรมนุษย์และเทคนิคที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการ ระบุระยะเวลาในการส่งมอบและอธิบายวิธีการจัดการโครงการ ระบุความเสี่ยงหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจชะลอหรือขัดขวางการใช้งาน รายละเอียดโครงสร้างการกำหนดราคาของคุณรวมถึงข้อควรพิจารณาในการดูแลหลังการขาย ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าต้องการทราบเกี่ยวกับทักษะและประสบการณ์ของทีม ในที่สุดเขียนจดหมายปะหน้าสรุปประเด็นของการประกวดราคารวมถึงโครงสร้าง
การตอบสนองของทีม
เมื่อคุณรู้ว่าสิ่งที่คาดหวังในการประกวดราคาจัดทีมเพื่อจัดการกับส่วนต่าง ๆ ของมันและจัดการกระบวนการเขียน คุณกำลังเขียนแผนธุรกิจแบบย่อสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เฉพาะเจาะจง กำหนดว่าใครรับผิดชอบการวิจัยและรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น บางคนอาจต้องประสานงานเอกสารต่าง ๆ ที่จะช่วยคุณหรือนักเขียนในการเขียนเอกสารประกวดราคา หากสิ่งใดเกี่ยวกับการประกวดราคาไม่ชัดเจนโทรศัพท์หรือพบกับลูกค้าและถามคำถาม โดยทั่วไปแล้วลูกค้าไม่ต้องการมีส่วนร่วมในการตอบสนองความต้องการของพวกเขา
วางแผนและเขียนเพื่อชนะ
ความรู้เกี่ยวกับวิธีการที่คุณสามารถแยกความแตกต่างจากคู่แข่งสามารถช่วยคุณในการเขียนเอกสารประกวดราคาที่ชนะ ระดมความคิดใหม่ ๆ เพื่อจัดการกับความกังวลของลูกค้าเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการที่คุณให้ หากเขามีความกังวลเกี่ยวกับการบำรุงรักษาผลิตภัณฑ์ให้ค้นหาโซลูชันที่จัดการกับปัญหานั้น โดยทั่วไปแล้วลูกค้าต้องการความคุ้มค่าเงินดังนั้นการกำหนดราคาไม่ได้เป็นเพียงปัจจัยเดียวที่บ่งบอกว่าใครเป็นคนทำธุรกิจ กำหนดสิ่งที่คุณสามารถเสนอได้ที่คู่แข่งของคุณไม่สามารถทำได้เช่นการปรับปรุงการบริการลดความเสี่ยงความน่าเชื่อถือที่มากขึ้นหรือคุณภาพที่ดีขึ้น นอกเหนือจากการระบุสิ่งที่ลูกค้าต้องการแล้วให้สนับสนุนแนวคิดที่เป็นประโยชน์
เคล็ดลับองค์ประกอบ
เอกสารที่เขียนและนำเสนอไม่ดีสามารถขัดขวางการประกวดราคาได้ดีที่สุด รักษาเอกสารทางธุรกิจโดยใช้ประโยคและย่อหน้าสั้น ๆ สัญลักษณ์หัวข้อย่อยและส่วนหัวสามารถช่วยแบ่งส่วนเอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์ประกอบทั้งหมดของเอกสารเช่นประวัติย่อของสมาชิกในทีมได้รับมาตรฐาน แบบอักษรควรเหมือนกันตลอดการประกวดราคา มีการตรวจสอบแก้ไขและแก้ไขเอกสารแล้วนำมาพิสูจน์อักษรเพื่อต่อสู้กับการพิมพ์ผิดและการละเว้น รวมสารบัญเพื่อให้ผู้อ่านสามารถอ่านเอกสารและค้นหาส่วนที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย
