บัญชีแยกประเภทเงินเดือนประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับค่าจ้างและเงินเดือนที่จ่ายให้กับพนักงาน ข้อมูลมักจะเป็นรอบระยะเวลาบัญชีเดียว บริษัท จะต้องสร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปเฉพาะสำหรับข้อมูลบัญชีเงินเดือน ชื่ออื่นสำหรับบัญชีแยกประเภทนี้อาจเป็นวารสารบัญชีเงินเดือน สมุดรายวันสามารถเก็บข้อมูลได้มากกว่าบัญชีแยกประเภทแบบดั้งเดิม แต่ละบัญชีมีข้อมูลเกี่ยวกับค่าจ้างเงินเดือนผลประโยชน์ภาษีเงินเดือนและข้อมูลอื่น ๆ โดยทั่วไป บริษัท จะต้องตั้งค่าบัญชีค่าใช้จ่ายและหนี้สิน
สร้างบัญชีควบคุมบัญชีเงินเดือน นี่คือบัญชีแยกประเภททั่วไประดับบนสุดที่ควบคุมแต่ละบัญชีภายใต้ เลขที่บัญชีควบคุมอาจเป็น 200500 สำหรับเจ้าหนี้และ 600500 สำหรับค่าใช้จ่าย
ใช้หมายเลขบัญชีที่แตกต่างกันสำหรับค่าจ้างและเงินเดือน บัญชีค่าจ้างควรเก็บข้อมูลสำหรับพนักงานที่จ่ายทุกชั่วโมง บัญชีเงินเดือนควรใช้สำหรับค่าแรงคงที่โดยเฉพาะ หมายเลขบัญชีควรเริ่มต้นที่ 200501 และ 600501 (เจ้าหนี้และค่าใช้จ่าย) โดยดำเนินการต่อในรูปแบบนี้สำหรับแต่ละบัญชีที่ต้องการ
รายการภาษีเงินเดือนแต่ละรายการแยกต่างหากในบัญชีแยกประเภททั่วไป ภาษีเงินเดือนรวมถึงรัฐบาลกลางรัฐประกันสังคม Medicare และการว่างงาน สร้างบัญชีค่าใช้จ่ายสำหรับส่วนนายจ้างและบัญชีเจ้าหนี้ที่เกี่ยวข้องสำหรับแต่ละภาษี
บันทึกรายการบัญชีเงินเดือนตามเกณฑ์คงค้าง ตัวอย่างเช่นจัดทำบัญชีเงินเดือนเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชีเงินเดือนสองสัปดาห์ โพสต์ข้อมูลลงในบัญชีค่าใช้จ่ายและบัญชีเจ้าหนี้ที่สอดคล้องกัน
จำกัด การเข้าถึงบัญชีแยกประเภทบัญชีเงินเดือนให้กับนักบัญชีอาวุโส บุคคลเหล่านี้ควรเป็นคนเดียวที่สามารถเข้าถึงบัญชีแยกประเภทสำหรับการเปลี่ยนแปลง
