ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานคือสิ่งที่ บริษัท ใช้เพื่อสร้างความมั่นคงเมื่อดำเนินการตามกระบวนการ ขั้นตอนที่อนุมัตินั้นมีการจัดทำเป็นเอกสารในรูปแบบที่ง่ายต่อการติดตามและลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด แนวคิดเบื้องหลังคือการลดความเป็นไปได้ของความผิดพลาดของมนุษย์และจัดทำแนวทางสำหรับพนักงานที่จะปฏิบัติตาม
ความมั่นคง
เหตุผลอันดับหนึ่งสำหรับขั้นตอนเหล่านี้คือความสอดคล้องในการดำเนินการไม่ว่าจะเป็นในการบริหารการผลิตหรือแผนก กระบวนการที่สอดคล้องกันมากขึ้นคือจากคนสู่คนโอกาสน้อยที่จะมีปัญหาคุณภาพ
การลดข้อบกพร่อง
การลดข้อบกพร่องเป็นอีกสาเหตุหนึ่งของกระบวนการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการเขียนเป็นเหมือนชุดคำสั่งสำหรับการปฏิบัติงาน ตราบใดที่แต่ละคนปฏิบัติงานตรงตามที่เขียนไว้ในกระบวนการก็ไม่ควรมีข้อบกพร่องใด ๆ
การสื่อสาร
เหตุผลสำหรับขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานก็คือวิธีการสื่อสาร เมื่อมีการปรับปรุงกระบวนการกระบวนการปฏิบัติงานได้รับการปรับปรุงและการอัพเดทแต่ละครั้งต้องมีการฝึกอบรมใหม่ นี่เป็นวิธีการในการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงกระบวนการกับพนักงานทุกคน
