ความขยันเนื่องจากเป็นหลักการตรวจสอบอย่างเข้มข้นที่นำหน้าการทำธุรกรรมหรือการตัดสินใจที่สำคัญ ตัวอย่างเช่นความขยันเนื่องจากมักเกิดขึ้นเมื่อคุณสนใจซื้อธุรกิจหรือต้องการพัฒนางานนำเสนอการขายสำหรับสัญญาจ้างรายใหญ่ แม้ว่ากระบวนการอาจใช้เวลานานและมักจะต้องเกิดขึ้นหลังฉากข้อมูลที่คุณรวบรวมและสรุปในรายงานการตรวจสอบสถานะเนื่องจากมีความสำคัญต่อการตัดสินใจที่ดีหรือการสร้างงานนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ
โครงสร้างและโฟกัส
เช่นเดียวกับรายงานที่เป็นทางการอื่น ๆ ส่วนใหญ่รายงานการตรวจสอบสถานะทางการเงินรวมถึงวัตถุประสงค์การสรุปผู้บริหารการค้นพบที่สำคัญส่วนคำแนะนำและภาคผนวกอย่างน้อยหนึ่งรายการ สิ่งที่แตกต่างจากรายงานการตรวจสอบสถานะอย่างละเอียดจากผู้อื่นคือจุดประสงค์การมุ่งเน้นและระดับของข้อมูล เมื่อคุณเสร็จสิ้นขั้นตอนการดำเนินการเนื่องจากความขยัน - ทำการวิจัยข้อเท็จจริงรวบรวมข้อมูลดิบและทำการสังเกตด้วยตนเอง - การสร้างรายงานจะจัดระเบียบข้อมูลด้วยวิธีที่ช่วยให้คุณประเมินสถานการณ์ที่มีอยู่ระบุความเสี่ยงและค้นหาปัญหาที่ให้ประโยชน์ โอกาส.
รูปแบบและเสียง
คนส่วนใหญ่ใช้รายงานความขยันเนื่องจากเป็นวัสดุอ้างอิงเบื้องหลังในระหว่างการเจรจาสัญญาหรือการเจรจาต่อรองราคาหรือเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับการสร้างงานนำเสนอการเสนอราคา สิ่งที่คุณรวมไว้ในรายงานการตรวจสอบสถานะทางการเงินนั้นเป็นข้อมูลที่เป็นความลับดังนั้นนอกเหนือจากการเขียนสำหรับกลุ่มเป้าหมายและมุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์รวมเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องหรือจำเป็นที่สุดเท่านั้น ใช้เสียงที่เป็นทางการและนำเสนอข้อเท็จจริงโดยใช้วัตถุประสงค์การเขียนที่เป็นกลางและแยกข้อมูลรายงานออกเป็นส่วนต่าง ๆ โดยใช้ตัวอักษรหรือตัวเลข
วัตถุประสงค์และบทสรุปผู้บริหาร
อธิบายเหตุผลของคุณในการดำเนินการตรวจสอบสถานะในหัวข้อวัตถุประสงค์ แม้ว่าบทสรุปผู้บริหารจะมาหลังวัตถุประสงค์ของการรายงาน - และต่อหน้าเนื้อหา - เขียนบทสรุปสุดท้าย เหตุผลก็คือผู้อ่านซึ่งส่วนใหญ่มักเป็นผู้บริหาร บริษัท ที่สนใจในส่วนนี้อาจใช้เวลาอ่านรายงานฉบับเต็มไม่ได้ คุณต้องจัดโครงสร้างข้อมูลสรุปสำหรับผู้บริหารเพื่อให้อ่านเหมือนรายงานขนาดเล็ก แต่ในขณะเดียวกันก็รักษาความยาวของรายงานให้เป็นสัดส่วนกับส่วนที่เหลือของรายงาน
ค้นพบที่สำคัญและข้อเสนอแนะ
Michael Sisco นักเขียนและที่ปรึกษาด้านไอทีอิสระกล่าวในบทความในเว็บไซต์ TechRepublic ว่าการค้นพบที่สำคัญควรมุ่งเน้นไปที่รายการที่มีผลกระทบต่อราคาหรือการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องของ บริษัท ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนรายงานการตรวจสอบสถานะอย่างเข้มงวดเพื่อใช้สำหรับงานนำเสนอสัญญาจ้างให้รวมถึงปัญหาที่สนับสนุนราคาและตำแหน่งของคุณเช่นการแยกกระบวนการปฏิบัติงานที่เน้นประสิทธิภาพการทำงานและประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้ยังรวมถึงอัตราส่วนค่าใช้จ่ายที่แสดงให้เห็นว่า บริษัท ใช้จ่ายมากแค่ไหนในการดำเนินการบริการภายใน บริษัท และระบุความเสี่ยงเช่นความจำเป็นในการลงทุนเงินมากขึ้นเพื่ออัพเกรดหรือเปลี่ยนอุปกรณ์เก่าหรือล้าสมัย เน้นโอกาสในการใช้ประโยชน์จากส่วนที่แนะนำ รวมถึงค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานให้ผลตอบแทนจากการลงทุนและกำหนดกรอบเวลาในการตระหนักถึงการประหยัดหรือผลประโยชน์สำหรับแต่ละโอกาส
