ในการบัญชีคงค้างรายได้จะถูกจับคู่กับค่าใช้จ่ายที่ใช้ในการสร้างและบันทึกเมื่อเกิดขึ้นโดยไม่คำนึงว่าเมื่อมีการแลกเปลี่ยนเงินสด สิ่งนี้นำไปสู่ความจำเป็นสำหรับการบัญชีสองครั้งที่แต่ละธุรกรรมมีเครดิตอย่างน้อยหนึ่งรายการและเดบิตหนึ่งรายการในหนังสือ รายการที่ทำในระบบนี้เรียกว่ารายการบันทึก ในการบันทึกการจ่ายบิลในบัญชีให้เป็นวารสารคุณต้องเข้าใจว่าธุรกรรมนั้นมีผลกระทบต่อบัญชีต่างๆในองค์กรของคุณอย่างไร
พื้นฐานการบัญชีสองรายการ
การบัญชีสองครั้งขึ้นอยู่กับสถานที่ตั้งที่สินทรัพย์จะเท่ากับหนี้สินบวกส่วนของธุรกิจเสมอ สินทรัพย์อาจรวมถึงเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดอาคารอุปกรณ์การลงทุนและอื่น ๆ หนี้สินคือจำนวนเงินที่ธุรกิจของคุณเป็นหนี้เช่นยอดคงเหลือกับผู้ขายยอดเงินกู้ยอดคงเหลือในบัญชีหมุนเวียนและแม้กระทั่งการชำระเงิน ส่วนของธุรกิจคือความแตกต่างระหว่างสินทรัพย์และหนี้สินและได้รับผลกระทบจากรายได้และค่าใช้จ่าย
รายได้เพิ่มส่วนของผู้ถือหุ้นและค่าใช้จ่ายลดลง ส่วนของผู้ถือหุ้นติดลบหมายถึงธุรกิจของคุณเป็นหนี้มากกว่าที่เป็นเจ้าของ ในการบัญชีสองครั้งบัญชีจะถูกเก็บไว้ในยอดเงินที่เดบิตเท่ากับเครดิตเสมอ ยอดคงเหลือปกติสำหรับบัญชีสินทรัพย์คือเดบิต ยอดคงเหลือปกติสำหรับหนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้นคือเครดิต เนื่องจากรายได้เพิ่มส่วนของผู้ถือหุ้นยอดคงเหลือปกติจึงเป็นเครดิตในขณะที่ค่าใช้จ่ายเป็นเดบิต ด้วยวิธีนี้สมการจะมีความสมดุล
ทำความเข้าใจเกี่ยวกับฟังก์ชั่นบัญชีเจ้าหนี้
ในการบันทึกการจ่ายบิลคุณต้องป้อนบิลลงในบันทึกการบัญชีของคุณแล้ว คุณจะทำเช่นนี้กับบัญชีเจ้าหนี้ซึ่งแสดงถึงจำนวนเงินที่ธุรกิจของคุณเป็นหนี้แก่บุคคลอื่นจากการดำเนินธุรกิจตามปกติ คุณอาจได้รับใบแจ้งหนี้หรือการเรียกเก็บเงินจากการได้รับสินทรัพย์หรือจากค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น คุณจะบันทึกใบเรียกเก็บเงินเมื่อคุณได้รับมันเป็นบัญชีเจ้าหนี้แม้ว่าวันสุดท้ายของการชำระเงินจะไม่ถึงกำหนดชำระอีก 15, 30 หรือ 60 วัน
ตัวอย่างสำหรับวิธีการบันทึกการจ่ายบิลในบัญชี
สมมติว่าคุณได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับการซื้อสินค้ามูลค่า $ 50,000 ที่คุณจะขายต่อ สินค้านี้เป็นสินค้าคงคลังซึ่งเป็นสินทรัพย์ของธุรกิจของคุณ คุณจะบันทึกใบแจ้งหนี้นี้เป็นการตัดบัญชีสินค้าคงคลังและเครดิตไปยังบัญชีเจ้าหนี้
คุณได้รับค่าไฟฟ้าเดือนนี้จำนวน $ 850 ไฟฟ้าเป็นค่าใช้จ่าย คุณจะหักบัญชีค่าใช้จ่ายด้านสาธารณูปโภคและบัญชีเครดิตที่ต้องชำระ
เมื่อชำระบิลหรือใบแจ้งหนี้มันจะส่งผลกระทบต่อบัญชีเจ้าหนี้และเงินสด เนื่องจากคุณกำลังลดความรับผิดของเจ้าหนี้จึงเป็นด้านเดบิตของการทำธุรกรรม คุณกำลังลดสินทรัพย์เงินสดดังนั้นคุณจะไปเครดิตเงินสด ในตัวอย่างด้านล่างสมมติว่าเราออกการชำระเงินสำหรับค่าใช้จ่ายทั้งสองในรายการบันทึกประจำวันก่อนหน้าของเรา
กล่าวโดยย่อคือคุณบันทึกใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งหนี้โดยการหักบัญชีสินทรัพย์หรือบัญชีค่าใช้จ่ายและเครดิตบัญชีเจ้าหนี้ เมื่อคุณชำระบิลคุณหักบัญชีเจ้าหนี้และเงินสดเครดิต
