คุณสามารถเพิ่มโอกาสในการรับอุปกรณ์ซอฟต์แวร์อุปกรณ์พนักงานหรือทรัพยากรอื่น ๆ ที่คุณต้องการหากคุณมุ่งเน้นที่ผลประโยชน์ของพวกเขากับ บริษัท ของคุณมากกว่าตัวคุณเองหรือแผนกของคุณ การพิจารณาว่าทรัพยากรที่ต้องการจะช่วยลดต้นทุนหรือเพิ่มผลกำไรจะช่วยให้คุณสร้างข้อโต้แย้งที่แข็งแกร่งได้อย่างไรเมื่อใดก็ตามที่คุณร้องขอความช่วยเหลือเพิ่มเติม
ค้นหาผู้นำของคุณ
ประโยคนำคือการเปิดที่บอกผู้อ่านว่าเหตุใดจดหมายจึงมีความสำคัญ ตัดสินใจเกี่ยวกับคำสั่งหลักที่คุณต้องการทำเพื่อปรับคำร้องขอของคุณสำหรับแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมและใช้สิ่งนั้นเพื่อเริ่มจดหมายของคุณ นี่อาจเป็นการยืนยันที่กว้างขวางเช่นการบอกว่าทรัพยากรที่คุณร้องขอจะช่วยเพิ่มยอดขายหรือลดค่าใช้จ่าย จากนั้นคุณให้การสนับสนุนสำหรับการเรียกร้องของคุณในเนื้อหาของจดหมาย
ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังขอซอฟต์แวร์ใหม่สำหรับแผนกบัญชีคุณอาจเริ่มจดหมายด้วย“ ฉันต้องการขอใบอนุญาตซอฟต์แวร์ ABC สองใบสำหรับแผนกบัญชีซึ่งจะช่วยให้ บริษัท ลดจำนวนคำสั่งซื้อที่สูญหายและเพิ่มขึ้น รายได้ของ บริษัท ” จากนั้นคุณจะอธิบายว่าซอฟต์แวร์จะช่วยให้คุณสามารถประมวลผลและอนุมัติบัญชีลูกค้าใหม่ได้เร็วขึ้นส่งผลให้มีการส่งคำสั่งซื้อเร็วขึ้นและช่วยรวบรวมลูกหนี้ได้เร็วขึ้น
ได้รับการสนับสนุน
เขียนรายชื่อบุคคลที่จะได้รับประโยชน์จากคำขอของคุณนอกเหนือจากผู้ที่จะใช้ทรัพยากรโดยตรง ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังร้องขอทรัพยากรที่จะช่วยให้คุณตรวจสอบเครดิตลูกค้าได้เร็วขึ้นสิ่งนี้จะช่วยฝ่ายขายของคุณหลีกเลี่ยงการสูญเสียลูกค้าที่ซื้อสินค้าต่อจากผู้ขายรายอื่นในขณะที่รอการอนุมัติ ติดต่อฝ่ายขายและขออนุญาตเพื่อใช้การอนุมัติคำขอของพวกเขา ค้นหาปัญหาทรัพยากรใหม่ของคุณจะแก้ไขและค้นหาผู้ที่ได้รับผลกระทบจากปัญหาเหล่านั้น
เรียกใช้ตัวเลข
เขียนรายการวิธีที่คำขอของคุณจะประหยัดเงินของ บริษัท หรือเพิ่มยอดขาย แม้ว่าคุณจะขอทรัพยากรสำหรับสิ่งที่มีประโยชน์ที่จับต้องไม่ได้คุณอาจยังสามารถหาผลประโยชน์ทางการเงินได้ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการให้ทรัพยากรเริ่มต้นโปรแกรมสุขภาพของพนักงานพบกับแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณเพื่อกำหนดค่าใช้จ่ายให้กับ บริษัท ที่ไม่อยู่, การเรียกร้องค่าประกันสุขภาพ, ผลประกอบการของพนักงาน, การหมุนเวียนพนักงาน, การเรียกร้องค่าชดเชยแรงงาน หรือบรรเทา
รายการผลประโยชน์เชิงคุณภาพ
ประโยชน์บางอย่างที่ทรัพยากรที่คุณร้องขอจะให้อาจไม่สามารถวัดปริมาณได้ง่าย แต่หัวหน้าของคุณจะยังสามารถดูว่าพวกเขาจะส่งผลดีต่อ บริษัท อย่างไรผลประโยชน์ดังกล่าวอาจรวมถึงขวัญและกำลังใจของพนักงานที่ดีขึ้นการลดลงของผลประกอบการความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้นผลตอบแทนของลูกค้าที่ลดลง
แสดงอัตราส่วนต้นทุน / ผลประโยชน์
ถ้าเป็นไปได้, เขียนจดหมายของคุณให้เสร็จโดยแสดงอัตราส่วนต้นทุน / ผลประโยชน์ของคำขอของคุณ ทำรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับคำขอของคุณจากนั้นระบุรายการผลประโยชน์เชิงปริมาณและคุณภาพที่ให้ทรัพยากรที่ร้องขอแก่คุณ เขียนจดหมายของคุณโดยใช้“ บอกพวกเขาในสิ่งที่คุณจะบอกพวกเขา บอกพวกเขา. บอกพวกเขาในสิ่งที่คุณบอกพวกเขา” รูปแบบเริ่มต้นด้วยการนำที่แข็งแกร่งสนับสนุนในร่างกายของจดหมายและจบด้วยการสรุป
