ความสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นลายลักษณ์อักษร

“ เขียนให้ดีขึ้นได้” เป็นหนึ่งในข้อควรระวังที่มีคนพูดมากที่สุดในโลกธุรกิจ เป็นงานเขียนที่ทำให้รู้สึกมั่นใจในข้อตกลงราวกับว่าพวกเขาได้รับการคุ้มครองเพราะทุกอย่างแสดงออกมาอย่างชัดเจน เมื่อดำเนินธุรกิจความสามารถในการอธิบายตัวเองในหน้าสามารถสร้างความแตกต่างในการเจรจาและการสื่อสารไม่เพียง แต่กับเพื่อนร่วมงานทางธุรกิจ แต่กับลูกค้าและกลุ่มเป้าหมาย

องค์ประกอบพื้นฐานของการสื่อสารคืออะไร?

มนุษย์สื่อสารสามวิธี: ด้วยวาจาไม่พูดและผ่านคำพูดที่เป็นลายลักษณ์อักษร การพูดและอวัจนภาษาที่มีความมั่นใจอย่างมีประสิทธิภาพนั้นใช้เวลานานในการจัดการเรื่องอาหารกลางวันหรือการสร้างเครือข่ายในฝูงชน แต่เป็นงานเขียนที่นำไปสู่รายการทักษะการหางานที่นายจ้างต้องการ

ไม่ใช่ทุกคนที่สามารถทำงานในห้องได้และไม่ใช่ทุกคนที่สามารถสั่งหน้ากระดาษได้ แต่ถ้าคุณสามารถสื่อสารได้ทั้งการพูดและการเขียนอย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารด้วยตนเองผ่านวิดีโอในอีเมลบนโทรศัพท์หรือผ่านโซเชียลมีเดียมันเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องทำความเข้าใจกับข้อความ แต่การสื่อสารเป็นถนนสองทาง ความสามารถในการแสดงออกของตัวเองเป็นสิ่งสำคัญ แต่การฟังนั้นเป็นทองคำโดยเฉพาะในเชิงธุรกิจ การรับฟังที่ดีควรเป็นแนวทางหลักในการสื่อสารด้วยวาจาที่มีประสิทธิภาพ การได้ยิน (หรืออ่าน) สิ่งที่เพื่อนร่วมงานนายจ้างและลูกค้าพูดโดยการดูดซับสิ่งนั้นและตอบกลับในแบบที่ตอบสนองความต้องการและความกังวลของพวกเขาเป็นทักษะที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่คุณจะได้ฝึกฝน - และสิ่งหนึ่งที่จะตอบแทนในชีวิตส่วนตัวของคุณอย่างเท่าเทียมกัน

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรคืออะไร

วันนี้มีการใช้การเขียนมากกว่าจุดใดในประวัติศาสตร์ของมนุษย์ ตั้งแต่การอัปเดต Facebook และอีเมลไปจนถึงข้อความตัวอักษรและรายงานธุรกิจ การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือสิ่งที่ใช้คำและภาษาในการพิมพ์หรือเขียนบนหน้าจอผนังหรือไวท์บอร์ดเพื่อถ่ายทอดข้อความ

วิธีที่คุณใช้คำพูดของคุณสามารถและควรแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มที่คุณแสดงความรู้สึก ในธุรกิจมันหมายถึงการเป็นทางการมากขึ้น ในหน้าธุรกิจของ Facebook มันหมายถึงการเป็นทางการน้อยกว่าเล็กน้อย ในอีเมลหมายถึงชัดเจน แต่รัดกุม Marshall McLuhan ผู้เขียนเรื่องการสื่อสารในตำนานเคยกล่าวไว้ว่า "สื่อเป็นข้อความ" และในวันนี้ที่ยังคงเป็นจริง แต่สื่อจะเป็นตัวกำหนดข้อความ

เข้าใจถึงการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน

นักเขียนมืออาชีพทุกคนมักจะบอกกันว่าพวกเขา "โชคดีมาก" พวกเขาสามารถเขียนได้ดีเพราะคนส่วนใหญ่คร่ำครวญว่ามีบางอย่างหายไประหว่างสมองในหน้า

แต่การเขียนก็เหมือนทักษะหรือความสามารถพิเศษใด ๆ: ยิ่งคุณทำมากเท่าไหร่ก็ยิ่งได้รับมากขึ้นเท่านั้น อย่าทำมันและคุณจะล้มเหลวทุกครั้ง เมื่อคุณเริ่มเขียนมากขึ้นทำช้าลงและคิดอย่างรอบคอบมากขึ้นและในไม่ช้าคุณจะมีความมั่นใจมากขึ้นและคำศัพท์จะมาเร็วขึ้น บันทึกรายวันสำหรับการถ่ายสมองเพราะสิ่งนี้จะช่วยให้สมองของคุณปลอดโปร่งยิ่งขึ้น

และแก้ไขได้ตลอดเวลา ความแตกต่างระหว่างคนที่คิดว่าพวกเขาสามารถเขียนได้แทบจะไม่พอและนักเขียนมืออาชีพไม่ได้เป็นเพียงแค่ทักษะหรือการฝึกฝนหรือพรสวรรค์ที่จับต้องไม่ได้เท่านั้น นักเขียนมืออาชีพส่วนใหญ่จะไม่แก้ไขหนึ่งหรือสองครั้งพวกเขาแก้ไขหลายครั้ง เมื่อแก้ไขให้ลองทำเป็นว่าคุณไม่มีเบาะแสในสิ่งที่คุณเขียนและอ่านราวกับว่าคุณเป็นคนที่อ่านมันเป็นครั้งแรก อ่านเพื่อให้คุณได้ยินเสียงในหัวของคุณและหากคุณพบอะไรในขณะที่อ่านมันอาจเป็นเพราะคุณไม่ได้แสดงความคิดอย่างชัดเจน ลองเขียนประโยคใหม่จัดเรียงใหม่หรือค้นหาคำที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น แล้วแก้ไขอีกครั้ง

องค์ประกอบของการเขียนที่มีประสิทธิภาพคืออะไร?

ตัวเลือกคำไวยากรณ์เครื่องหมายวรรคตอนและรูปแบบเป็นองค์ประกอบที่ชัดเจนของการเขียนที่มีประสิทธิภาพ หากไม่มีพวกเขาส่วนที่เหลือจะไม่ถูกมองว่าน่าเชื่อถือ

แต่ทั้งหมดนี้ไม่สำคัญว่าจะไม่มีความคิดที่ดีหรือวัตถุประสงค์ที่อยู่เบื้องหลังการเขียน การสื่อสารเพื่ออะไรและต้องเข้าใจอะไร หรือในภาษาของวันนี้สิ่งที่เป็นอาหาร?

จากนั้นจะต้องจัดระเบียบอย่างดี ความคิดจะต้องได้รับการแนะนำในจังหวะกว้าง ๆ ในย่อหน้าเริ่มต้นและอธิบายหรืออธิบายตามในวรรคถัดไป สมมติว่าคนที่อ่านมันไม่คุ้นเคยกับหัวข้อและอธิบายอย่างชัดเจน แต่ไม่มีการอุปถัมภ์ สนับสนุนแนวคิดด้วยหลักฐานหรือตัวอย่างหรือใช้เครื่องหมายคำพูดที่หนุนข้อความที่คุณกำลังสื่อความหมาย

สรุปโดยอ้างถึงความคิดที่คุณแสดงในการเปิด แต่หลีกเลี่ยงการใช้ความคิดโบราณเช่น "สรุป"

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณเปิดอีเมลที่ใช้งานได้เช่น“ เมื่อเร็ว ๆ นี้มีการอภิปรายเกิดขึ้นเกี่ยวกับแนวคิดในการสร้างเอกสารที่ใช้กับลูกค้ามากขึ้นเพื่อปรับปรุงการสื่อสารและเพิ่มความไว้วางใจ ฉันสนับสนุนข้อเสนอแนะนี้เพราะ…” ข้อสรุปที่ยอดเยี่ยมจะอ้างถึงการเปิดตัวครั้งนี้เช่น“ ในที่สุดการติดต่อกับลูกค้ามากขึ้นอาจดูเหมือนเป็นความรับผิดชอบอีกภาระหนึ่ง แต่ฉันเชื่อว่าผลตอบแทนจะมาจากการสอบถามน้อยลง สีน้ำเงินและสร้างบทสนทนาต่อเนื่องที่ดีขึ้นและความเชื่อมั่นที่มากขึ้น ฉันหวังว่าจะได้พูดคุยเรื่องนี้อย่างละเอียดยิ่งขึ้น”

การเขียนหนังสือและแอพที่เป็นประโยชน์

โชคไม่ดีที่จะได้รับการตัดสินเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ เช่นเครื่องหมายวรรคตอนเนื่องจากมันไม่ได้เกิดขึ้นกับทุกคนได้ง่าย แต่ความจริงก็คือผู้คนมักจะได้รับความเคารพและไว้วางใจมากขึ้นเมื่อพวกเขาแสดงออกด้วยตนเองเป็นอย่างดี

หากคุณรู้สึกว่าสูญเสียคำเนื่องจากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับไวยากรณ์ไวยากรณ์หรือเครื่องหมายวรรคตอนคุณไม่ได้อยู่คนเดียว

วันนี้ซอฟต์แวร์เช่น Microsoft Word มีการแก้ไขพื้นฐานสำหรับไวยากรณ์และไวยากรณ์ดังนั้นใช้ซอฟต์แวร์เหล่านี้สำหรับร่างแรก แต่มีผู้เล่นใหม่บนบล็อกเช่นแอป Hemingway Editor ซึ่งมีไซต์บนเดสก์ท็อปซึ่งคุณสามารถคัดลอกและวางการเขียนของคุณเพื่อดูส่วนที่ไฮไลต์ชัดเจนซึ่งระบุว่าคุณกำลังทำอะไรผิดด้วยคำแนะนำในการปรับปรุง แม้แต่นักเขียนมืออาชีพก็ใช้แอพนี้

หนังสือจำนวนมากได้รับความรักจากนักเขียนมืออาชีพเช่น "องค์ประกอบของสไตล์" ของ William Strunk และ "On Writing _." ของ Stephen King

เคล็ดลับการเขียนเชิงธุรกิจขั้นพื้นฐาน

1. หยุดและคิด. นักเขียนคิดก่อนที่จะเขียนและมันทำให้เกิดความแตกต่างอย่างชัดเจน มีแผนก่อนที่จะเริ่ม อย่าฝังไว้ รักษาแนวความคิดหลักของคุณไว้ตรงกลาง เริ่มจากตรงนั้นอย่ายึดมันสามย่อหน้า
2. ทำให้มันถูกและเรียบง่าย หยุดใช้คำ $ 5 รับเงินของคุณโดยการพูดง่าย ๆ และชัดเจน พูดว่า "use" ไม่ใช่ "use" อย่าใช้ศัพท์แสงอย่าพยายามส่งเสียงอย่างฉลาด ความคิดของคุณ ฉลาด. ภาษาในชีวิตประจำวันจะแสดงความคิดของคุณได้ดีขึ้นและคุณจะรู้สึกสะดวกสบายยิ่งขึ้นเมื่อคุณเขียน - และมันจะแสดงเมื่อคนอื่นอ่าน
3. อย่าเสียคำ ใช้คำให้น้อยที่สุดและฆ่าวลีที่มีหลายคำ “ ผลลัพธ์สุดท้าย” ควรเป็น“ ผลลัพธ์” และมีอีกหลายตัวอย่าง (Microsoft Word นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการชี้ให้เห็นวลีที่สิ้นเปลืองคำเหล่านี้)
4. ลดคำคุณศัพท์และคำวิเศษณ์ ใช้คำเฉพาะ "รถสี่ประตู" เป็นรถเก๋ง การวิ่งเร็วคือ "การวิ่ง" ใช้อรรถาภิธานเพื่อขยายตัวเลือกของคุณ
5. เขียนมากขึ้นและอ่านเพิ่มเติมให้ดีขึ้น การอ่านหนังสือมากขึ้นจะเป็นประโยชน์ในการมุ่งหน้าของคุณในพื้นที่ที่ดีกว่าสำหรับการเขียน การเขียนทุกวันไม่ว่าจะเป็นวารสารหรือโพสต์บน Facebook ที่ยาวนานสำหรับธุรกิจของคุณจะช่วยให้คุณมีความมั่นใจในการแสดงออก
6. รู้จักผู้ชมของคุณเสมอ คนที่คุณเขียนสามารถและควรเปลี่ยนสิ่งที่คุณพูดและวิธี ระวังว่าใครกำลังอ่านคุณ
7. อย่าส่งร่างแรกของคุณ แม้แต่นักเขียนมืออาชีพก็หยุดอ่านซ้ำและทำใหม่อีเมลของพวกเขา ร่างแรกไม่สมบูรณ์แบบ
8. แก้ไขแก้ไขแก้ไข การแก้ไขจะเปลี่ยนชีวิตคุณ