ห้าขั้นตอนของการผ่านรายการในบัญชีคืออะไร

การบัญชีเป็นกระบวนการในการวิเคราะห์และบันทึกธุรกรรม การวิเคราะห์ธุรกรรมและรายการบันทึกรายวันเป็นสองขั้นตอนแรกของรอบบัญชี การผ่านรายการเป็นการโอนรายการบันทึกไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปซึ่งโดยทั่วไปจะมีแบบฟอร์มแยกต่างหากสำหรับแต่ละบัญชี วารสารบันทึกธุรกรรมตามลำดับเวลาในขณะที่บัญชีแยกประเภทสรุปธุรกรรมตามบัญชี การโพสต์ประกอบด้วยขั้นตอนง่าย ๆ ตาม "บัญชีวิทยาลัย" โดย John Ellis Price และอื่น ๆ

ชื่อบัญชี

ขั้นตอนแรกคือการใส่ชื่อบัญชีและหมายเลขในแบบฟอร์มบัญชีแยกประเภท งบการเงินหลักสองงบกำไรขาดทุนและงบดุลของ บริษัท มีบัญชีแตกต่างกัน บัญชีงบกำไรขาดทุนประกอบด้วยยอดขาย (รายได้หรือที่รู้จัก) ต้นทุนการขายค่าใช้จ่ายด้านการตลาดและการโฆษณาค่าเสื่อมราคาดอกเบี้ยและภาษี บัญชีงบดุล ได้แก่ เงินสดลูกหนี้เจ้าหนี้เจ้าหนี้พันธบัตรค่าเสื่อมราคาสะสมกำไรสะสมและหุ้นสามัญ ค่าเสื่อมราคาคือการปันส่วนค่าใช้จ่ายสินทรัพย์ถาวรตลอดอายุการให้ประโยชน์

รายละเอียดการเข้า

ขั้นตอนที่สองคือการโพสต์วันที่รายละเอียดและหมายเลขอ้างอิงของแต่ละรายการบันทึกสำหรับแต่ละบัญชีในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชี หมายเลขอ้างอิงอาจอยู่ในรูปแบบ "J #" โดยที่ "J" หมายถึงวารสารของ บริษัท และ "#" หมายถึงหมายเลขหน้าวารสาร ตัวอย่างเช่น J1 หมายถึงว่ารายการนั้นมาจากหน้า 1 ของวารสาร คำอธิบายเหมือนกับในวารสาร: ตัวอย่างเช่น "ใบเสร็จเงินสดหมายเลขใบแจ้งหนี้ 11-1097"

เดบิตและเครดิต

การบันทึกเดบิตหรือเครดิตเป็นขั้นตอนต่อไปในกระบวนการโพสต์ แต่ละธุรกรรมจะต้องมีอย่างน้อยหนึ่งเดบิตและหนึ่งเครดิต หนี้สินเพิ่มบัญชีสินทรัพย์งบดุลเช่นเงินสดและสินค้าคงคลังและเพิ่มบัญชีค่าใช้จ่ายงบกำไรขาดทุนเช่นค่าใช้จ่ายการตลาดและเงินเดือน หนี้สินลดบัญชีหนี้สินในงบดุลเช่นตั๋วเงินจ่ายและบัญชีส่วนของผู้ถือหุ้นเช่นกำไรสะสม เดบิตยังลดบัญชีการขายในงบกำไรขาดทุน เครดิตเพิ่มบัญชีงบดุลความรับผิดชอบบัญชีผู้ถือหุ้นและบัญชีการขาย เครดิตลดบัญชีสินทรัพย์งบดุลและบัญชีค่าใช้จ่าย

สมดุล

ขั้นตอนที่สี่คือการคำนวณยอดคงเหลือเดบิตและเครดิตสำหรับแต่ละบัญชี ตัวอย่างเช่นหากบัญชีเงินสดมีรายการเดบิต $ 10,000 รายการเครดิต $ 5,000 และรายการเดบิต $ 25,000 ในสามวันที่แยกจากกันเดบิตรวมคือ $ 10,000 บวก $ 25,000 หรือ $ 35,000 และผลรวมของเครดิตคือ $ 5,000 ดังนั้นยอดเงินเดบิตในวันสุดท้ายคือ $ 35,000 ลบ $ 5,000 หรือ $ 30,000

แก้ไขข้อผิดพลาด

ขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการโพสต์คือการตรวจสอบข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์และการถ่ายโอนข้อมูล แพ็คเกจซอฟต์แวร์การบัญชีอาจลดข้อผิดพลาดเหล่านี้ผ่านระบบอัตโนมัติ แต่การตรวจสอบหมายเลขนั้นเป็นขั้นตอนที่รอบคอบที่ป้องกันข้อผิดพลาดไม่ให้เผยแพร่สู่งบการเงิน