สิ่งที่จะพูดในจดหมายเสียงของคุณ

ผู้โทรสามารถฝากข้อความไว้ในวอยซ์เมลของคุณได้จากหลายสาเหตุ ข้อความบางส่วนอาจเป็นข้อความเตือนความจำที่เป็นมิตรกับข้อมูลธุรกิจและผู้ติดต่อที่สำคัญ สิ่งที่คุณพูดในข้อความวอยซ์เมล์ไม่ว่าจะเป็นวอยซ์เมลส่วนตัวหรือวอยซ์เมล์ธุรกิจจะมีบทบาทสำคัญในข้อมูลที่คุณได้รับจากผู้โทร มีข้อมูลพื้นฐานบางอย่างที่คุณควรใส่ไว้ในจดหมายเสียงของคุณ

ข้อความส่งออก

สิ่งแรกที่คุณควรทำในการฝากข้อความที่ส่งออกคือการระบุชื่อองค์กรและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ สิ่งที่สองที่คุณควรทำคือที่อยู่ที่คุณว่าง ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการบอกว่าคุณไม่ว่างและให้เวลาและวันที่คุณจะกลับมา ขั้นสุดท้ายให้รายละเอียดประเภทของข้อมูลที่คุณต้องการในวอยซ์เมลเช่นชื่อ บริษัท หมายเลขและข้อความ ข้อความเสียงที่ส่งออกโดยทั่วไปสามารถฟังดังนี้:“ ฉันคือ Bob Smith กับ Sampson, Inc. ที่ 555-555-5555 ฉันจะไม่สามารถใช้ได้จนถึง 4 โมงเย็นวันนี้ แต่โปรดออกจากชื่อ บริษัท และหมายเลขของคุณและฉันจะโทรกลับทันที ขอบคุณ” จำไว้ว่าต้องย่อและให้คำแนะนำที่ชัดเจนกระชับแก่ผู้โทร

หลีกเลี่ยงปัญหา

บางครั้งผู้โทรสามารถโทรหาเบอร์ผิด การไม่ระบุชื่อองค์กรและหมายเลขโทรศัพท์ในข้อความขาออกของคุณคุณมักจะได้รับข้อความที่ไม่ได้มีไว้สำหรับคุณ ด้วยการระบุข้อมูลนี้คุณต้องแน่ใจว่าผู้โทรทราบว่าพวกเขามาถึงบุคคลที่ถูกต้องหรือโทรไปยังหมายเลขที่ถูกต้อง คุณอาจจะหรืออาจไม่ต้องการสนับสนุนให้ผู้โทรฝากข้อความไว้ หากคุณไม่สนับสนุนให้พวกเขาฝากข้อความมันจะยากสำหรับคุณที่จะตัดสินความสำคัญของการโทรศัพท์ หากคุณได้รับข้อความเสียงจำนวนมากข้อความเหล่านั้นมีความสำคัญต่อการพิจารณาว่าสายโทรศัพท์ใดที่จะส่งคืนโดยทันทีและวิธีเตรียมความพร้อมสำหรับการโทรกลับ หากคุณสนับสนุนข้อความคุณควรขอให้ผู้โทรสั้นหรือสรุปข้อความ วอยซ์เมลที่มีคำอธิบายข้อความยาว ๆ อาจยุ่งยากหรือไม่จำเป็นจึงเสียเวลา

เพิ่มอีเมลโซเชียลมีเดีย

เนื่องจากมีการแชร์ข้อมูลจำนวนมากผ่านโซเชียลมีเดียคุณควรพิจารณาเพิ่มข้อมูลผู้ติดต่อออนไลน์ลงในข้อความขาออกของคุณ ความท้าทายในการออกจากรายชื่อสื่อสังคมออนไลน์คือการทำให้ผู้โทรเข้าใจว่าจะออกจากที่ใด อาจต้องให้คุณสะกดชื่อของคุณและไม่คิดว่าผู้โทรรู้ หากคุณต้องการให้ผู้โทรฝากข้อความไว้ที่ที่อยู่อีเมลของคุณคุณอาจต้องการพูดว่า“ คุณสามารถส่งอีเมลถึงฉันที่ Bob Smith ที่ Sampson dot com” หรือ“ คุณสามารถฝากข้อความไว้ที่ bobsmith ที่ sampson dot com” ใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดของคุณ แต่การสะกดชื่อของคุณและชื่อ บริษัท ของคุณจะช่วยให้ผู้โทรได้รับข้อมูลที่ถูกต้องที่สุด ไม่ควรพูดถึงที่อยู่ URL เช่น Facebook หรือ Twitter เพราะอาจทำให้สับสนได้ หากคุณรู้สึกว่าสถานที่เหล่านั้นเป็นสถานที่ที่ดีที่สุดที่จะฝากข้อความถึงคุณพูดในข้อความส่งออกของคุณ“ คุณสามารถฝากข้อความถึงฉันในหน้า Facebook ของฉัน”