อาสาสมัครให้บริการแก่องค์กรการกุศลที่ต้องการโบสถ์และองค์กรอื่น ๆ ฟรี อย่างไรก็ตามในขณะที่อาสาสมัครให้เวลาอย่างอิสระหลายองค์กรไม่ต้องการให้อาสาสมัครของพวกเขาต้องจ่ายให้กับอาสาสมัครเพราะพวกเขาใช้น้ำมันเบนซินและยานพาหนะของตัวเองเพื่อไปทำงานอาสาสมัครและบางคนก็ใช้ยานพาหนะส่วนตัวเพื่อทำงาน. หากองค์กรสามารถจ่ายได้ก็มักจะจ่ายเงินคืนอาสาสมัครสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางของพวกเขา แม้ว่าจะต้องระมัดระวังไม่ให้เสียภาษีสำหรับอาสาสมัคร
แบบฟอร์ม W-9
แบบฟอร์ม W-9 เป็นคำขอสำหรับหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ในกรณีของอาสาสมัครนี่จะเป็นหมายเลขประกันสังคม นอกจากนี้ยังขอจำนวนข้อยกเว้นที่อาสาสมัครมี หากองค์กรกำลังจะเสนอการชำระเงินคืนให้แก่อาสาสมัครแบบฟอร์มนี้จะต้องกรอก หากการชำระเงินคืนยังไม่สามารถดำเนินการได้ข้อมูลนั้นจะไม่จำเป็นยกเว้นในการทำบัญชีขององค์กรเพื่อแสดงว่าใครเป็นผู้ชำระเงินคืน
การชำระเงินคืน
เพื่อไม่ให้ถือเป็นรายได้การชำระเงินคืนจะต้องเป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทางจริงที่สามารถบันทึกไว้ภายใต้แผนรับผิดชอบ ซึ่งหมายความว่าอาสาสมัครจำเป็นต้องจัดทำเอกสารค่าใช้จ่ายและคืนเงินค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงกลับคืน เอกสารต้องแสดงเวลาสถานที่วัตถุประสงค์ทางธุรกิจและจำนวนค่าใช้จ่าย
ค่าใช้จ่ายในการขนส่ง
ค่าขนส่งสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางในท้องถิ่น แม้ว่าโดยทั่วไปจะทำในรถ แต่อาจรวมถึงตั๋วเครื่องบินตั๋วรถบัสค่ารถรับส่งและค่าโดยสารรถแท็กซี่ นอกจากนี้ค่าผ่านทางและค่าจอดรถใด ๆ สำหรับการเดินทางในรถยนต์ส่วนบุคคลอาจเป็นเรื่องยากที่จะกำหนดราคาจริงสำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นการเปลี่ยนถ่ายน้ำมันเครื่องหรือเติมน้ำมันเบนซิน มันง่ายกว่าที่จะคืนเงินให้อาสาสมัครต่อไมล์ขึ้นไปถึงอัตราการชำระคืนไมล์สะสมมาตรฐานของรัฐบาลกลาง
ส่วนลดการเดินทาง
รัฐบาลกำหนดอัตราค่าชดเชยสำหรับธุรกิจการกุศลการนัดหมายทางการแพทย์และไมล์สะสมในแต่ละปีตามค่าใช้จ่ายในการใช้ยานพาหนะ หากอาสาสมัครได้รับเงินคืนมากกว่าอัตราของรัฐบาลกลางส่วนที่เกินนั้นถือเป็นรายได้ซึ่งในกรณีนี้จะต้องใช้ข้อมูลในแบบฟอร์ม W-9 หากอาสาสมัครได้รับเงินคืนในอัตราที่ต่ำกว่าอาสาสมัครก็สามารถเรียกร้องความแตกต่างระหว่างอัตราการชำระเงินคืนที่เกิดขึ้นจริงและอัตราของรัฐบาลกลางเพื่อเป็นการหักภาษีรายได้ของรัฐบาลกลาง
