หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจการเตรียมใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าที่เป็นหนี้คุณเป็นงานที่คุณต้องเรียนรู้วิธีการทำ ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่มีชื่อธุรกิจของคุณซึ่งระบุชื่อและจำนวนเงินของลูกค้า ธุรกิจเตรียมใบแจ้งหนี้ได้หลายวิธี หากธุรกิจของคุณมีโปรแกรมบัญชีที่ใช้ในการติดตามธุรกรรมคุณสามารถพิมพ์ใบแจ้งหนี้ได้โดยตรง หากคุณไม่มีโปรแกรมที่สามารถทำสิ่งนี้ได้คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดายด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ
เปิดเอกสารเปล่า ใช้โปรแกรมประมวลผลคำเปิดหน้าว่างตั้งชื่อและบันทึกไฟล์
ใช้หัวจดหมายหากคุณมี หากไม่มีให้ใส่ชื่อ บริษัท ที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลที่ด้านบนของเอกสาร หัวจดหมายใช้งานได้ดีที่สุดเพราะปกติแล้วจะมีโลโก้ บริษัท ของคุณอยู่ด้วย หากโลโก้ของคุณมีอยู่ในคอมพิวเตอร์ให้ใส่ลงในใบแจ้งหนี้
วันที่และติดฉลากใบแจ้งหนี้ ตั้งชื่อหน้าโดยพิมพ์ "ใบแจ้งหนี้" ที่ด้านบนของเอกสารด้านล่างข้อมูล บริษัท ของคุณ สิ่งนี้แจ้งให้ลูกค้าทราบว่านี่เป็นใบเรียกเก็บเงินที่เขาต้องจ่าย วางวันที่ใบแจ้งหนี้ที่มุมบนขวาของหน้าเช่นกัน รวมหมายเลขที่ไม่ซ้ำที่ด้านบนซึ่งเรียกว่าหมายเลขใบแจ้งหนี้ เมื่อลูกค้าชำระบิลหรือโทรศัพท์พร้อมคำถามนี่คือหมายเลขอ้างอิงที่เธอจะใช้
รวมชื่อของลูกค้า วางข้อมูลของลูกค้ารวมถึงชื่อที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ใต้หมายเลขและวันที่ในใบแจ้งหนี้
เขียนรายละเอียดของใบเรียกเก็บเงิน ลงรายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ขายให้กับลูกค้าพร้อมกับต้นทุนและปริมาณ
วางผลรวมไว้ที่ด้านล่าง เพิ่มค่าใช้จ่ายทั้งหมดและที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้จะเขียน“ ยอดรวม” ถัดจากจำนวนเงินทั้งหมด
รวมถึงเงื่อนไขการชำระเงิน ธุรกิจจะต้องมีเงื่อนไขการชำระเงินในใบแจ้งหนี้เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบเมื่อถึงกำหนดเรียกเก็บเงิน เงื่อนไขการชำระเงินทั่วไปคือ n / 30 ซึ่งหมายความว่าการเรียกเก็บเงินทั้งหมดถึงกำหนดภายใน 30 วันนับจากวันที่ใบแจ้งหนี้
พิมพ์และส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์ พิมพ์เอกสารสองชุด ส่งจดหมายให้กับลูกค้าและเก็บบันทึกของคุณไว้ บันทึกใบแจ้งหนี้ในคอมพิวเตอร์เช่นกัน
