เอกสารเป็นความจริงของชีวิตในธุรกิจ โครงสร้างโครงการควบคุมเอกสารจัดทำแม่แบบสำหรับการจำแนกการประมวลผลและการบำรุงรักษาเอกสาร ระบบควบคุมเอกสารมีตั้งแต่แผนการยื่นเอกสารด้วยตนเองไปจนถึงการใช้เทคโนโลยีการถ่ายภาพและระบบข้อมูลเพื่อจัดเก็บและเอกสารแคตตาล็อก
บัตรประจำตัว
การควบคุมเอกสารเป็นการผสมผสานระหว่างศาสตร์ของห้องสมุดและการบริหารสำนักงาน สิ่งนี้สะท้อนให้เห็นในการสร้างโครงสร้างไฟล์โครงการ คล้ายกับแคตตาล็อกระบบควบคุมเอกสารประกอบด้วยการระบุเอกสารการกำหนดหมายเลขควบคุมและในโครงสร้างโครงการโดยละเอียดการจำแนกและระดับความปลอดภัย ธุรกิจมักใช้ระบบภาพที่สร้างโครงสร้างข้อมูลโดยอัตโนมัติจึงทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการค้นหาและค้นหาเอกสารโดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
ขนาด
ขนาดของระบบโครงการควบคุมเอกสารอาจแตกต่างกันไป ตัวอย่างเช่นในระบบขนาดใหญ่การควบคุมเอกสารสามารถแบ่งออกเป็นฟังก์ชั่นต่าง ๆ เช่นบริการเก็บถาวรบริการเก็บข้อมูลบันทึกและบริการเก็บรักษาเอกสาร
ผลกระทบ
แผนกลยุทธ์การควบคุมเอกสารที่มีประสิทธิภาพนั้นรวมถึงระบบการตรวจสอบสำหรับการจำแนกและการจัดการเอกสาร ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่อ้างอิงกับฟังก์ชั่นการควบคุมเอกสารสามารถอ้างอิงได้สำหรับการบำรุงรักษาเอกสารและระบบที่รองรับการจัดการเอกสาร
