ไม่ว่าบุคคลนั้นจะเป็นประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ บริษัท หรือบุคคลทั่วไปโอกาสที่พวกเขาจะจัดการกับจดหมายกำหนดเส้นตายในบางลักษณะในช่วงชีวิตของพวกเขา จดหมายกำหนดเวลาสามารถใช้เป็นเอกสารส่งเสริมการขายการแจ้งเตือนและแม้กระทั่งจดหมายขอบคุณ ตัวอักษรเหล่านี้มีหลายประเภท
จดหมายกำหนดเวลาหลัก
ตัวอักษรกำหนดเวลาหลักจะถูกส่งในรอบแรกของการติดต่อเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่จะเกิดขึ้น พวกเขาแนะนำโครงการหรือกิจกรรมและให้บุคคลทราบว่ากำหนดเวลานั้นกำลังจะมาถึงหรือเพิ่งถูกกำหนด จดหมายกำหนดเส้นตายประเภทนี้มีจุดประสงค์เพื่อแจ้งและกระตุ้นความสนใจหรือช่วยในการจัดระเบียบโครงการหรือกิจกรรม พวกเขามักจะเขียนด้วยภาษาเชิงบวกอย่างจริงใจ พวกเขาอาจมาจาก CEO โดยตรงหรือจากผู้ประสานงานโครงการและบางครั้งก็ถูกส่งไปจำนวนมาก บางครั้งจดหมายเหล่านี้จะถูกส่งล่วงหน้าเป็นเวลาหลายเดือน
จดหมายกำหนดเวลามัธยมศึกษา
ตัวอักษรกำหนดเวลาทุติยภูมิคือตัวอักษรที่เขียนเป็นตัวติดตามผลการติดต่อตามกำหนดเวลาหลัก ตัวอักษรเหล่านี้เตือนบุคคลสั้น ๆ ว่ากำหนดเวลากำลังจะเกิดขึ้นและพวกเขามักจะกระตุ้นให้บุคคลนั้นเข้าร่วมหรือส่งเสริมกิจกรรมหรือเพื่อให้งานเสร็จตามกำหนดเวลาที่กำหนดในจดหมายหลัก พวกเขาอาจให้การอ้างอิงถึงจดหมายหลักเช่นวันที่ส่งจดหมายหลักและทำไมบุคคลที่ได้รับเช่นการเป็นสมาชิกของคณะกรรมการเฉพาะ
จดหมายกำหนดเวลาที่ผ่านมา
ตัวอักษรกำหนดเวลาที่ผ่านมาแจ้งบุคคลที่พวกเขาพลาดกำหนดเวลาที่ตั้งไว้ ตัวอักษรไม่จำเป็นต้องขาดความเป็นมิตร แต่บ่อยครั้งที่พวกมันเข้มงวดกว่าตัวอักษรกำหนดเวลาหลักและตัวรอง หากไม่ถึงกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินใด ๆ จดหมายอาจระบุรายละเอียดค่าธรรมเนียมล่าช้าที่เกิดขึ้น จดหมายดังกล่าวอาจมีรายละเอียดเจตนาที่จะดำเนินการทางกฎหมายหรือให้คำเตือนเกี่ยวกับผลที่ตามมาอื่น ๆ หากไม่มีวันครบกำหนดหากไม่มีผลกระทบใด ๆ เช่นถ้าตัวอักษรหลักและตัวรองเกี่ยวกับกำหนดเวลาการบริจาคจดหมายนั้นอาจแจ้งให้บุคคลทราบถึงวิธีการมีส่วนร่วมในองค์กรต่อไปหรือวิธีการทำตามกำหนดเวลาถัดไปที่วางแผนไว้
ปฏิทินกำหนดเวลาส่งจดหมาย
ซึ่งแตกต่างจากตัวอักษรกำหนดเวลาประเภทอื่น ๆ ตัวอักษรกำหนดเวลาในปฏิทินทำหน้าที่จัดเค้าร่างกำหนดส่งหลายครั้งพร้อมกัน พวกเขาทำหน้าที่เป็นโครงร่างสำหรับงานหรือเป้าหมายโครงการและเป็นเหมือนภาพรวม จดหมายเหล่านี้มักจะขอให้ผู้รับบันทึกวันที่ที่กำหนดไว้ในตารางเวลาของพวกเขา
จดหมายกำหนดเวลาขอโทษ
ขอโทษกำหนดเส้นตายขอโทษจะถูกส่งจากผู้รับไปยังบุคคลที่ส่งจดหมายกำหนดเวลาเดิม พวกเขาแสดงความเสียใจที่ไม่มีวันครบกำหนดที่หัวหน้าหรือองค์กรมอบให้ จดหมายเหล่านี้บางครั้งรวมถึงการขอกำหนดเวลาใหม่หรือถามว่าความต้องการยังคงต้องปฏิบัติตาม
