หากคุณวางแผนที่จะเริ่มธุรกิจคุณจะต้องให้ความคิดในการจัดตั้งสำนักงานเพื่อวางแผนและจัดการธุรกิจนั้น ตั้งแต่คอมพิวเตอร์ไปจนถึงเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานที่ทันสมัยจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์เฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ หลายประเภทเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อุปกรณ์สำนักงานแบ่งออกเป็นสองประเภทตามหน้าที่การใช้งานในสำนักงาน
อุปกรณ์สำนักงานคืออะไร
คำว่า "อุปกรณ์สำนักงาน" รวมถึงสินทรัพย์ระยะยาวที่ใช้ในการดำเนินงานด้านการบริหารหรืองานที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นหมวดหมู่จึงกว้างมาก ที่จริงแล้วการทำบัญชีและภาษีมักจะง่ายกว่าหากพิจารณาสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในอุปกรณ์สำนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเครื่องใช้สำนักงานและเฟอร์นิเจอร์สำนักงานจะถูกจัดหมวดหมู่และติดตามแยกต่างหากจากเครื่องใช้สำนักงาน เครื่องใช้สำนักงานรวมถึงวัสดุที่ปกติคุณคาดว่าจะบริโภคและเปลี่ยนเป็นประจำ ตัวอย่างจะรวมถึงรายการต่างๆเช่นหัวจดหมายและสเตชันเนอรีอื่น ๆ นามบัตรและสิ่งที่คล้ายกัน โต๊ะเก้าอี้โต๊ะทำงานเก้าอี้แขกหรือลูกค้าโต๊ะและเฟอร์นิเจอร์อื่น ๆ รวมอยู่ในหมวดหมู่เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน
อุปกรณ์คอมพิวเตอร์
สำนักงานที่ทันสมัยลงทุนอย่างมีนัยสำคัญในอุปกรณ์คอมพิวเตอร์เพราะการเชื่อมต่อทั้งภายในและโลกก็เป็นความต้องการที่สำคัญยิ่ง สำนักงานส่วนใหญ่จะต้องใช้คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและแล็ปท็อปหลายเครื่องรวมถึงเครื่องพิมพ์เพื่อสร้างสำเนาจดหมายสัญญาและเอกสารอื่น ๆ สำนักงานอาจต้องเปลี่ยนสำเนาเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล สแกนเนอร์และสายเคเบิลสำหรับเชื่อมต่ออุปกรณ์เข้ากับคอมพิวเตอร์จำเป็นสำหรับงานดังกล่าว อาจจำเป็นต้องใช้กล้องดิจิตอลโปรเจคเตอร์สำหรับงานนำเสนอและเครื่องพิมพ์ภาพ
อุปกรณ์สื่อสาร
สำนักงานธุรกิจขึ้นอยู่กับความสามารถในการสื่อสารกับแผนกหรือสถานที่อื่น ๆ ในธุรกิจเดียวกันตลอดจนธุรกิจลูกค้าและผู้ขายอื่น ๆ โทรศัพท์ยังช่วยเชื่อมต่อพนักงานออฟฟิศกับคนอื่น ๆ ภายในซึ่งช่วยเพิ่มผลผลิตโดยลดเวลาในการเดินเพื่อส่งข้อความด่วน การสื่อสารระหว่างสำนักงานยังช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพให้กับผู้มาเยี่ยมสำนักงาน
ในขณะที่เครื่องแฟกซ์ใช้ในสำนักงานธุรกิจน้อยกว่าในอดีตที่ผ่านมา แต่บางธุรกิจยังต้องการใช้เครื่องส่งเอกสารสำเนาที่ไม่สามารถสแกนได้ สิ่งนี้มักพบได้ในสำนักงานที่จัดการระเบียนกระดาษที่ปลอดภัยอ่อนไหวหรือเป็นความลับเช่นสำนักงานกฎหมายและสำนักงานแพทย์
หากสำนักงานต้องการการเตรียมเอกสารจำนวนมากโดยเฉพาะอย่างยิ่งการติดต่อทางจดหมายมันอาจจะระมัดระวังในการลงทุนในอุปกรณ์การเขียนตามคำบอกเพื่อให้ง่ายขึ้นสำหรับผู้ช่วยฝ่ายบริหารในการดำเนินการและสร้างสำเนาจดหมายและเอกสารที่กำหนดอื่น ๆ อุปกรณ์สื่อสารอื่น ๆ ที่สำนักงานธุรกิจอาจต้องการ ได้แก่ โทรศัพท์ไร้สายเครื่องตอบรับหูฟังบลูทู ธ อุปกรณ์มือถือหรือสมาร์ทโฟนเทปบันทึกวิดีโอและอุปกรณ์แสดงผลและโทรทัศน์หรือจอภาพมอนิเตอร์
อุปกรณ์สำนักงานทั่วไป
อุปกรณ์อื่น ๆ อาจต้องใช้โดยสำนักงาน ตู้เก็บเอกสารมีความสำคัญสำหรับการเก็บรักษาสำเนาเอกสารที่ต้องเก็บไว้ในสถานที่เพื่อความปลอดภัยหรือการอ้างอิงที่ง่าย ด้วยเหตุผลเดียวกันตู้นิรภัยที่กันไฟได้สามารถเก็บของมีค่าและเอกสารต้นฉบับที่ละเอียดอ่อนได้
อุปกรณ์บางชิ้นแพร่หลายมากจนเกือบทุกสำนักงานจะต้องใช้และใช้งานเป็นประจำ ตัวอย่างเช่นเครื่องถ่ายเอกสารช่วยให้สำนักงานสร้างเอกสารซ้ำซ้อนที่จำเป็นซึ่งธุรกิจต้องสร้างขึ้นสำหรับพันธมิตรและลูกค้าเช่นการติดต่อทางจดหมายและข้อตกลงหรือสัญญา เครื่องหั่นกระดาษก็มีความจำเป็นเพื่อกำจัดข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเป็นกรรมสิทธิ์หรือข้อมูลที่เป็นความลับอย่างเหมาะสมในลักษณะที่ปลอดภัย
สำนักงานอาจต้องการอุปกรณ์ทั่วไปอื่น ๆ เช่นเมตรไปรษณีย์เพื่อประมวลผลจดหมายขาออกผู้ผลิตฉลากสำหรับความต้องการพื้นที่จัดเก็บและกระดานไวท์บอร์ดสำหรับการวางแผนและการประชุมเชิงกลยุทธ์
