สำนักงานไร้กระดาษอาจช่วยสิ่งแวดล้อม แต่ก็สามารถสร้างความปวดหัวของกระบวนการได้หากระบบเวิร์กโฟลว์ไม่เพียงพอ การย้ายทุกอย่างเข้าสู่พื้นที่ดิจิทัลต้องมีการสร้างการควบคุมเอกสารและขั้นตอนการทำงานที่ทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีอะไรสูญหายในช่วงการเปลี่ยนภาพ เมื่อกล่องจดหมายทางกายภาพถอยห่างไปยังถังขยะแห่งประวัติศาสตร์วัตถุเสมือนจริงจะต้องเปลี่ยนใหม่
Going Digital
ในสำนักงานไร้กระดาษเป้าหมายคือการย้ายทุกสิ่งที่เป็นไปได้ทางออนไลน์ เอกสารที่พิมพ์ออกมาจะถูกสแกนและวางในตำแหน่งที่แชร์บนระบบคอมพิวเตอร์ของคุณซึ่งผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงได้ นอกเหนือจากผลประโยชน์ด้านสิ่งแวดล้อมแล้วสำนักงานไร้กระดาษที่มีการจัดการที่ดีสามารถให้ข้อมูลได้ง่ายกว่าระบบการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม โฟลเดอร์ในที่เก็บถาวรเสมือนจะเก็บเอกสารเก่าไว้เพื่อไม่ให้มีพื้นที่เข้าใช้บ่อย แต่ยังคงมีให้เมื่อจำเป็น
ปฏิทินที่แบ่งปัน
การย้ายตารางการทำงานของพนักงานไปยังปฏิทินที่แชร์ช่วยให้นายจ้างสามารถจัดการเวลาวันหยุดพักผ่อนและเรื่องอื่น ๆ ที่ส่งผลต่อตารางการทำงาน นอกจากนี้ยังช่วยให้เพื่อนร่วมงานติดตามการประชุมและกิจกรรมอื่น ๆ ที่กำหนดไว้ ทีมที่ใช้ปฏิทินการทำงานร่วมกันสามารถตรวจสอบว่าใครอยู่ในและนอกสำนักงานและสามารถจัดโครงสร้างเวิร์กโฟลว์ในโครงการโดยคำนึงถึงสิ่งนั้น ความสามารถในการเห็นว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำคัญกำลังมุ่งหน้าไปสู่การประชุมในตอนท้ายของสัปดาห์เช่นสามารถกระตุ้นให้ใครบางคนได้รับร่างเอกสารสำคัญหรือสัญญาเสร็จเร็วขึ้น เนื้อหาเสร็จสมบูรณ์
การจัดการเอกสาร
สำนักงานไร้กระดาษต้องการระบบที่กำหนดว่าจะดูแลและจัดเก็บเอกสารอย่างไร สร้างหลักการตั้งชื่อเอกสารและโครงสร้างโฟลเดอร์เพื่อให้ค้นหาเอกสารได้ง่าย ระบบการจัดการเอกสารมักจะอนุญาตให้ทั้ง "การเช็คเอาต์" และการติดตามการเปลี่ยนแปลง สิ่งนี้ป้องกันไม่ให้หลายคนทำงานกับเอกสารในเวลาเดียวกันและอนุญาตการควบคุมเวอร์ชัน เอกสารที่ได้รับการปรับปรุงในตำแหน่งที่ใช้ร่วมกันจะช่วยลดปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้ดาวน์โหลดไฟล์ทำการอัปเดตและส่งออกทางอีเมลและจากนั้นไม่สามารถอัปเดตเวอร์ชันอย่างเป็นทางการ
การบริหารโครงการ
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยติดตามเหตุการณ์สำคัญและกำหนดเวลาโครงการ คุณจะต้องมีระบบที่สามารถติดตามงานและกำหนดเวลาโครงการและอนุญาตให้พนักงานระบุเมื่อสิ่งที่เสร็จสมบูรณ์ การแจ้งเตือนควรแจ้งเตือนบุคคลเมื่องานใหม่ต้องการความสนใจของเธอ บุคคลสามารถติดตามโครงการของตัวเองในขณะที่ผู้จัดการสามารถดูแบบองค์รวมในสิ่งที่ทำทั่วทั้งทีมและจัดสรรทรัพยากรได้ตามต้องการ โครงการควรจะเก็บถาวรแบบดิจิทัลเมื่อเสร็จสมบูรณ์พร้อมกับบทเรียนที่ได้เรียนรู้เพื่อให้การถ่ายโอนความรู้สามารถเกิดขึ้นได้ง่ายเมื่อโครงการที่คล้ายกันเริ่มต้นในภายหลัง
