ธุรกิจและองค์กรขึ้นอยู่กับสายการสื่อสารที่เปิดอยู่และยังคงไว้วางใจได้ระหว่างส่วนต่าง ๆ และแผนก หากไม่มีความสามารถในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพหน้าที่ของ บริษัท จะเริ่มแตกสลายอย่างรวดเร็วอย่างแท้จริง อย่างไรก็ตามทุกคนสื่อสารทางของตัวเองในเวลาเดียวกันก็นำไปสู่ความสับสนวุ่นวาย นี่คือสิ่งที่โปรโตคอลการทำงานเข้ามาเล่น
โปรโตคอลที่กำหนด
กล่าวง่ายๆว่าโปรโตคอลเป็นกฎภายในที่สมาชิกขององค์กรต้องปฏิบัติตามและใช้งาน ด้วยการทำให้แน่ใจว่ากิจกรรมเป้าหมายได้รับการจัดการภายใต้โปรโตคอลองค์กรรับรองความมั่นคงและความสอดคล้องในทุกระดับ อย่างไรก็ตามข้อเสียคือโปรโตคอลจำนวนมากเกินไปนำไปสู่ความซ้ำซ้อนระบบราชการและความล่าช้าที่ไม่จำเป็น สิ่งนี้ใช้ได้กับองค์กรที่พยายามคล่องแคล่วและยืดหยุ่น สร้างสมดุลระหว่างความสอดคล้องและการตอบสนอง
การสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์
เพื่อเพิ่มความท้าทายในการจัดการว่าผู้คนในองค์กรเดียวกันสื่อสารกันอย่างไรวิธีการทางอิเล็คทรอนิคส์และคอมพิวเตอร์มีปัญหาซับซ้อน ความเร็วของการสื่อสารทางอิเล็คทรอนิคส์ส่งผลให้ปัญหาเกิดขึ้นเร็วขึ้นและแพร่ขยายออกไปอีกเมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ไฟล์สมาร์ทโฟนอีเมลข้อความโต้ตอบแบบทันทีและคอมพิวเตอร์จะเพิ่มความวุ่นวายในการติดต่อสื่อสาร
การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
ข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งเป็นวิธีการสื่อสารทางธุรกิจแบบดั้งเดิมส่วนใหญ่นั้นได้รับมาตรฐานอย่างง่ายดายโดยองค์กรดังนั้นพวกเขาจึงสามารถกำหนดเส้นทางได้อย่างถูกต้องและจัดลำดับความสำคัญได้อย่างถูกต้อง ทำได้โดยเลือกวิธีการต่าง ๆ สำหรับระดับความสำคัญที่แตกต่างกัน สามารถใช้อีเมลบันทึกย่อและข้อความพื้นฐานเพื่อการสื่อสารรายวัน หนังสือบริคณห์สนธิและตัวอักษรบนหัวจดหมายของ บริษัท นำเสนอปัญหาการสื่อสารในลักษณะที่เป็นทางการมากขึ้น สำรองเอกสารและรายงานปัญหาเพื่อการอภิปรายนโยบายและความพยายามในการตัดสินใจที่สำคัญ
ส่งข้อความอิเล็กทรอนิกส์
ปัญหาเกี่ยวกับอีเมลการส่งข้อความด่วนและอินเทอร์เน็ตคือองค์กรต่างๆมักจะสูญเสียการควบคุมข้อความและผู้ชมอย่างรวดเร็ว องค์กรได้รับการบริการอย่างดีจากการฝึกอบรมพนักงานอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับความเสี่ยงและอันตรายของการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์การจองเครื่องมือเหล่านี้สำหรับพนักงานรายวันการสื่อสารปกติและการฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการทำความเข้าใจวิธีกำจัดการสื่อสารเก่า ๆ บ่อยครั้งที่ผู้คนใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อส่งข้อความโง่หรือส่งข้อความส่วนตัว ผลลัพธ์อาจมีตั้งแต่อายไปจนถึงขั้นร้ายแรงหากไฟล์เหล่านี้ได้รับการฟื้นคืนชีพในคดีความหรือกฎหมาย
กฎการเขียน
ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของโปรโตคอลองค์กรยังได้รับประโยชน์จากการทำให้การสื่อสารใด ๆ เป็นไปตามกฎการใช้งานที่ชัดเจน ซึ่งหมายความว่าทำให้พนักงานเข้าใจวิธีการสื่อสารอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร คำย่ออย่างรวดเร็วและมีเทคนิคเช่น LOL, WTB, WU, LTR เป็นต้นไม่ได้อยู่ในงานเขียนมืออาชีพ พนักงานควรเข้าใจว่าพวกเขาจำเป็นต้องสื่อสารด้วยภาษาที่เหมาะสมซึ่งให้การสะกดและไวยากรณ์ที่ดีเยี่ยม
การสื่อสารทางวาจา
โปรโตคอลสำหรับการสื่อสารด้วยวาจาสามารถดำเนินการในลักษณะเดียวกันกับเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ควรมีระดับสำหรับการประชุมด้วยวาจารวมถึงการสนทนาอย่างเป็นทางการการประชุมอย่างเป็นทางการการประชุมลำดับชั้นและการกำหนดนโยบาย / การโต้ตอบการตัดสินใจ เหตุการณ์ที่ติดต่อเหล่านี้แต่ละเหตุการณ์ควรมีความคาดหวังที่เข้าใจได้ว่าจะสื่อสารกันอย่างไรนานแค่ไหนและนานแค่ไหนในการประมวลผลปฏิกิริยาและการตัดสินใจ ความล้มเหลวในการทำสิ่งนี้ในธุรกิจมักส่งผลให้เกิดการปฏิสัมพันธ์แบบเฉพาะกิจซึ่งในขณะที่ความสะดวกสบายในกลุ่มเล็ก ๆ เริ่มก่อให้เกิดปัญหาเมื่อองค์กรเติบโต
