แผนกจัดซื้อในองค์กรส่วนใหญ่มีความสำคัญเนื่องจากเป็นตัวแทนของค่าใช้จ่ายทั้งหมดของทั้งองค์กรและเนื่องจากช่วยให้องค์กรจัดหาสินค้าและบริการที่จำเป็นในการดำเนินงาน ต้นทุนของความไร้ประสิทธิภาพและ / หรือกระบวนการที่มีข้อบกพร่องอาจสูงมากเนื่องจากจะส่งผลกระทบต่อทั้งองค์กร นอกจากนี้ฟังก์ชั่นการจัดซื้ออาจเสี่ยงต่อการฉ้อโกงโดยเฉพาะเนื่องจากเกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินสด การตรวจสอบการปฏิบัติงานของแผนกจัดซื้อสามารถช่วยกำจัดของเสียความไร้ประสิทธิภาพและการฉ้อโกงซึ่งเป็นการเพิ่มคุณค่าให้กับผลกำไรขององค์กร
นำวิธีการประเมินความเสี่ยงมาใช้กับหน่วยงานจัดซื้อแทนการพยายามตรวจสอบทุกหน่วยงานเป็นประจำทุกปี ระบุหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อและประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับแต่ละฝ่าย การใช้การประเมินความเสี่ยงเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากมีการ จำกัด ทรัพยากรการตรวจสอบภายในในพื้นที่ที่จำเป็นที่สุด
ประเมินโครงสร้างการควบคุมภายในของแผนกจัดซื้อ ใช้กรอบการทำงานรวมของ COSO สำหรับการประเมินผล รุ่นนี้จะช่วยนำการควบคุมไปสู่มุมมองและช่วยในการเชื่อมโยงการควบคุมเฉพาะกับกิจกรรมทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง
ทำการทดสอบการควบคุมที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางธุรกิจที่มีความเสี่ยงสูงภายใต้การตรวจสอบจัดหาหรือจัดทำแผนที่กระบวนการของตัวควบคุมที่ถูกทดสอบและดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆของตัวควบคุมเหล่านี้เพื่อตรวจสอบวิธีการทำงาน เลือกตัวอย่างข้อมูลสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจที่ตรวจสอบและทดสอบเพื่อให้สอดคล้องกับการควบคุมที่เกี่ยวข้อง
วิเคราะห์ผลลัพธ์ของการทดสอบการควบคุมเพื่อระบุจุดอ่อนหรือการควบคุมที่ล้มเหลว ฝ่ายบริหารควรรับทราบสถานการณ์ประเภทนี้เพื่อให้สามารถดำเนินการแก้ไขโดยเร็วที่สุด
ทำการทดสอบที่สำคัญเกี่ยวกับข้อมูลรายละเอียดสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจภายใต้การตรวจสอบ การทดสอบเหล่านี้ควรรวมถึงขั้นตอนการวิเคราะห์เช่นเดียวกับเอกสารต้นฉบับของการทดสอบ เนื่องจากแผนกจัดซื้อที่เริ่มต้นการฉ้อโกงการเบิกจ่ายเงินสดเป็นปัญหาใหญ่ผู้สอบบัญชีควรมองหาตัวชี้วัดการฉ้อโกงและ / หรือความผิดปกติในข้อมูลซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวิเคราะห์
ดำเนินการประชุมออกจากกับผู้จัดการแผนกจัดซื้อ จัดทำรายการสิ่งที่ค้นพบและประเด็นที่ต้องแก้ไขและคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการแก้ไข หากพบการฉ้อโกงควรรายงานผู้บริหารระดับสูงนอกแผนกจัดซื้อ ให้โอกาสแก่ผู้จัดการแผนกจัดซื้อในการนำเสนอข้อมูลเพิ่มเติมและ / หรือหลักฐานที่อาจเปลี่ยนแปลงผลการตรวจสอบและเพื่อจัดทำแผนปฏิบัติการแก้ไขเพื่อแก้ไขปัญหาการค้นหาและปัญหาที่เหลืออยู่
เขียนรายงานการตรวจสอบในระดับที่เหมาะสมของการจัดการและ / หรือคณะกรรมการ บริษัท รวมแผนปฏิบัติการแก้ไขจากผู้จัดการแผนกจัดซื้อในรายงาน
