มีหลายครั้งที่คุณต้องเปลี่ยนรายละเอียดงานของพนักงานหรือเมื่อคุณต้องการมอบหมายงานเฉพาะให้กับพนักงานสำหรับโครงการพิเศษหรือในช่วงเวลาที่ จำกัด เช่นวันหยุดพักผ่อนของพนักงานคนอื่นหรือลางาน การสื่อสารเป็นองค์ประกอบสำคัญของการมอบหมายงานโดยไม่คำนึงถึงสถานการณ์ การสื่อสารสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างประสิทธิภาพที่ยอดเยี่ยมและงานที่ไม่สมบูรณ์
กำหนดเหตุผลในการมอบหมายงานให้กับพนักงานของคุณ กระบวนการในการมอบหมายงานนั้นแตกต่างกันสำหรับการออกแบบรายละเอียดของงานใหม่กว่าสำหรับมอบหมายงานให้กับโครงการของทีม การออกแบบรายละเอียดของงานใหม่นั้นค่อนข้างง่ายเพราะคุณมีพื้นที่ผ้าใบว่างเปล่าที่จะเริ่มมอบหมายหน้าที่ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการมอบหมายงานให้กับผู้ช่วยผู้บริหารให้ทำวิจัยเกี่ยวกับหน้าที่ทั่วไปของผู้ช่วยในฝ่ายบริหารระดับสูง ในทางกลับกันถ้าทีมของคุณกำลังทำงานในโครงการที่เฉพาะเจาะจงกำหนดงานที่เป็นส่วนหนึ่งของโครงการทั้งหมดและกำหนดทรัพยากรพนักงานที่มีให้คุณ
จัดทำทักษะทักษะประสบการณ์และความสามารถของพนักงานของคุณ นอกจากนี้ถามพนักงานเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมาและความสนใจในอาชีพของพวกเขา สื่อสตรีระบุว่าการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพนั้นต้องให้ความสนใจกับทักษะของพนักงาน มันระบุว่า: "ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมอบหมายให้คนที่สามารถทำงานให้สำเร็จได้" นี่เป็นโอกาสของคุณในการสร้างแรงจูงใจให้พนักงานที่ต้องการแสดงความสามารถและเพิ่มคุณค่าให้กับองค์กร
สร้างรายการของการมอบหมาย ใช้ความเห็นของคุณเกี่ยวกับเรซูเม่แอปพลิเคชันและข้อมูลป้อนเข้าของพนักงานเพื่อพิจารณาว่าใครมีทักษะที่จำเป็นในการทำงาน หากคุณมีพนักงานตั้งแต่สองคนขึ้นไปที่มีคุณสมบัติเท่าเทียมกันและมีความสนใจในการทำงานเดียวกันให้คิดหาวิธีแยกความรับผิดชอบเพื่อให้พนักงานคนหนึ่งไม่ได้รับการสนับสนุนเหนือคนอื่นหากมีความแตกต่างเพียงเล็กน้อยในคุณสมบัติของพนักงานให้พิจารณากำหนดให้กับพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดและกำหนดทางเลือกในกรณีที่พนักงานคนเดียวไม่สามารถทำงานให้เสร็จได้
พัฒนาวิธีการสื่อสารที่อธิบายงานที่ได้รับมอบหมายคุณสมบัติที่จำเป็นและความคาดหวัง นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการมอบหมายหน้าที่การงานดังนั้นการสื่อสารของคุณต้องมีความชัดเจนและต้องจัดการกับทุกองค์ประกอบของงาน ผลลัพธ์ที่คาดหวังและความคาดหวังในงานเป็นส่วนหนึ่งของมาตรฐานการปฏิบัติงานของคุณ มาตรฐานประสิทธิภาพเป็นการวัดที่คุณใช้สำหรับการประเมินประสิทธิภาพ ตัวอย่างประสิทธิภาพมาตรฐานสำหรับงานที่มอบหมายอาจเป็น "ใช้ Microsoft Access เพื่อป้อนข้อมูลการขาย 100 รายการต่อสัปดาห์ด้วยความแม่นยำอย่างน้อย 98 เปอร์เซ็นต์" ใช้ตัวอย่างนี้คุณกำลังมอบหมายงานใหม่เช่นเดียวกับการสร้างมาตรฐานประสิทธิภาพเพื่อรวมเข้ากับการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
พูดคุยเกี่ยวกับการมอบหมายใหม่กับพนักงาน เตรียมพร้อมที่จะตอบคำถามเกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติงานกำหนดเวลาและผู้ที่พนักงานควรตอบคำถามใด ๆ เกี่ยวกับการมอบหมาย นี่เป็นส่วนหนึ่งของวิธีการสื่อสารของคุณ คุณต้องสามารถอธิบายภารกิจได้อย่างเต็มที่ว่าทำไมจึงสำคัญต่อองค์กรทักษะที่จำเป็นและวิธีการที่พนักงานได้รับประโยชน์จากการทำงานใหม่ พนักงานที่มีความสนใจในการพัฒนาอาชีพหรือการพัฒนาทักษะมีความสนใจในการเรียนรู้วิธีที่พวกเขาได้รับประโยชน์จากการยอมรับความรับผิดชอบใหม่
