การลดการผลิตเกิดขึ้นทุกครั้งที่ธุรกิจย้ายจากระบบหรือแอพพลิเคชั่นที่มีอยู่เช่นโปรแกรมการจัดการบัญชีหรือสินค้าคงคลังหรือระบบการผลิตไปยังระบบใหม่ แม้ว่าการปรับใช้จริงอาจใช้เวลาเพียงหนึ่งหรือสองวัน แต่งานและกิจกรรมก่อนและหลังตัดเป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการ สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่สเปรดชีตมีประโยชน์สำหรับการจัดทำเอกสารงานและกิจกรรมที่นำไปสู่วัน go-live และงานสำหรับวันนั้นและวันที่ตามมา
เป้าหมายและส่วนประกอบสำคัญ
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ IBM สำหรับการโยกย้ายข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพกล่าวว่าแผน cutover ควรเน้นสามประเด็นหลัก ควรกำหนดภารกิจการย้ายตามลำดับความสำเร็จรวมถึงการประเมินว่าระบบจะต้องออฟไลน์นานแค่ไหน ควรระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและอธิบายถึงวิธีการลดหรือกำจัดความเสี่ยง และควรรวมชื่อและข้อมูลการติดต่อสำหรับสมาชิกภายในและภายนอกของทีม cutover รวมถึงผู้ที่ต้องการการอัปเดตและข้อมูลเมื่อมีการดำเนินการ cutover
การเตรียมการและกิจกรรมเบื้องต้น
แต่ละขั้นตอนในแต่ละส่วนของแผน cutover ควรแสดงรายการตามลำดับที่จะต้องทำให้เสร็จ ระบุงานบุคคลที่เป็นผู้นำระยะเวลาที่คาดหวังวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดและบุคคลที่ติดต่อสำรอง รวมพื้นที่สำหรับบุคคลที่เป็นผู้นำในการลงชื่อออกในงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว ส่วนแรกของแผนควรระบุงานและกิจกรรมที่ต้องทำให้เสร็จก่อนที่จะเริ่มการตัด ซึ่งรวมถึงการติดตั้งและกำหนดค่าฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงดำเนินการฝึกอบรมผู้ใช้โหลดข้อมูลที่ต้องการและสำรองระบบปัจจุบัน
กิจกรรมแบบไม่มีชั่วโมง
กิจกรรมแบบไม่มีชั่วโมงเกิดขึ้นในวันที่มีชีวิต สิ่งเหล่านี้รวมถึงระยะเวลาเฉพาะสำหรับงานที่เกี่ยวข้องในการปิดระบบเก่าและสำหรับการเปิดใช้งานและทดสอบระบบใหม่ ส่วนนี้ควรมีแผนฉุกเฉินเช่นขั้นตอนในการดำเนินการย้อนกลับหากระบบใหม่ล้มเหลว หากการตัดไม่ได้เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่มีการใช้งานน้อยมากแผนควรอธิบายระบบสำหรับการแจ้งผู้ใช้เกี่ยวกับการปิดเครื่องที่คาดไว้และระยะเวลาและคำแนะนำสำหรับเวลาและวิธีการออกจากระบบเก่า
การตรวจสอบหลังการ Cutover
แผนควรร่างกำหนดการสำหรับการตรวจสอบและดำเนินการทดสอบอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่นหากการตัดเกิดขึ้นในช่วงนอกชั่วโมงเร่งด่วนกำหนดเวลาการตรวจสอบและทดสอบอย่างน้อยสองสามวันในช่วงชั่วโมงการใช้งานสูงสุด รวมสิ่งที่ต้องระวังโดยทั่วไปเช่นการชะลอตัวของระบบหรือพฤติกรรมที่ไม่สอดคล้องกันรวมถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นที่ระบุไว้ล่วงหน้า ทำรายการขั้นตอนสำหรับการดำเนินการตามแผนฉุกเฉินรวมถึงการแจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงการปิดระบบที่จำเป็นและรวมถึงรายการตรวจสอบสำหรับการตัดสินใจว่าจะปิดเครื่องและทำการซ่อมแซมหรือแก้ไขที่จำเป็นในระหว่างวันทำการหรือในช่วงนอกเวลา
