บ่อยครั้งในธุรกิจเราจำเป็นต้องมีจดหมายปะหน้าซึ่งจะมาพร้อมกับรายงานขนาดใหญ่ที่อาจส่งทางไปรษณีย์การส่งพิเศษหรือแม้กระทั่งอีเมล จดหมายปะหน้าอย่างเป็นทางการมีจุดประสงค์ที่เฉพาะเจาะจงมากและควรเขียนในลักษณะที่แนะนำและอธิบายเนื้อหาย้ำถึงหัวข้อสำคัญของรายงานตลอดจนระบุขั้นตอนหรือการดำเนินการต่อไป
การเขียนจดหมายรายงาน
ใช้หัวจดหมาย บริษัท ที่อยู่กับที่เพื่อเขียนจดหมายปะหน้าของรายงานโดยคำนึงถึงความสำคัญของเอกสารที่แนบมาด้วย แม้ว่าการใช้อีเมลจะอยู่นิ่งถือเป็นจดหมายปะหน้ากระดาษโดยรวมภาพโลโก้ของ บริษัท ไว้ในหน้าอีเมล
รวมวันที่ของวันรวมถึงข้อมูลที่อยู่รวมถึงชื่อและนามสกุลชื่อธุรกิจชื่อที่อยู่ถนนและเมืองรหัสไปรษณีย์ ใช้คำทักทาย "ที่รัก" ตามด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการเช่นตัวย่อนายนางหรือนางสาวหากบุคคลนั้นเป็นคนแปลกหน้าหรือ "เรียน" ด้วยชื่อและ / หรือนามสกุลของผู้รับถ้าบุคคลนั้นเป็น ที่รู้จักกัน
ระบุวัตถุประสงค์ของตัวอักษรในส่วนของตัวอักษรโดยใช้คำเช่น“ จดหมายฉบับนี้ให้ (ชื่อรายงาน) สำหรับการตรวจสอบหรือแสดงความคิดเห็นของคุณ (หรือการกระทำที่ต้องการ) ใช้โอกาสนี้เพื่อสรุปสั้น ๆ ว่ารายงานนั้นเกี่ยวกับอะไร พยายามสรุปวัตถุประสงค์ของรายงานให้รัดกุมที่สุดเท่าที่จะทำได้ - ในหนึ่งหรือสองประโยคสูงสุด
บันทึกข้อสรุปของรายงานที่นี่ในขณะที่ไม่ให้สาระสำคัญของการค้นพบรายงาน คุณต้องการให้ผู้อ่านอ่านรายงานจริงไม่ใช่แค่จดหมายปะหน้า จดหมายปะหน้าควรกระตุ้นความอยากของผู้อ่านในสิ่งที่จะพบได้ในรายงานขั้นสุดท้าย
มีข้อสรุปอย่างเป็นทางการหรือส่วนขั้นตอนถัดไปที่คุณระบุสิ่งที่การกระทำที่ต้องการจากผู้รับ คุณต้องการให้พวกเขาส่งเอกสารหรือลงนามในเอกสารหรือประสานงานการประชุมใหญ่เพื่อนำเสนอผลการวิจัย? มีความเฉพาะเจาะจงมากเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปเช่นเดียวกับวันและวันที่หากจำเป็นต้องมีการดำเนินการที่ละเอียดอ่อนเวลา
ปิดท้ายจดหมายด้วยการลงชื่ออย่างเป็นทางการเช่น Cordially, Very Very, หรือขอแสดงความนับถือ รวมชื่อและชื่อของผู้แต่งจดหมาย รายการชื่อของบุคคลอื่นที่จะได้รับรายงานและจดหมายในรายการสำเนาถึง
