วิธีการเขียนรายงานประจำปีสำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร

รายงานประจำปีที่ไม่แสวงหากำไรมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อมีการเขียนและออกแบบด้วยความสำคัญและการใช้เอกสารในใจ เอกสารดังกล่าวทำหน้าที่เป็นบัตรรายงานการตอบรับให้กับผู้บริจาคและผู้สนับสนุนอื่น ๆ โอกาสในการแบ่งปันข้อมูลกับชุมชนที่ไม่แสวงหากำไรและเครื่องมือทางการตลาดเพื่อดึงดูดผู้สนับสนุนรายใหม่ ผู้อ่านรายงานประจำปีจะค้นหาข้อมูลปริมาณคุณภาพและผลลัพธ์เกี่ยวกับโปรแกรมลูกค้าและรายได้ รายงานประจำปีที่ได้รับการออกแบบมาอย่างดีประกอบด้วยความสมดุลของการเล่าเรื่องภาพถ่ายรายการและการแสดงกราฟิกของข้อมูลทางการเงิน รายงานประจำปีที่เขียนอย่างดีจะบอกเล่าเรื่องราวของแต่ละบุคคลที่อยู่เบื้องหลังแผนภูมิวงกลมและรายชื่อผู้บริจาค

กำหนดเนื้อหาของรายงานประจำปีของคุณ ไม่ว่าสิ่งพิมพ์ของคุณจะเป็นนิตยสารที่มีความหนามันวาวหรือจดหมายข่าวสี่หน้าผู้อ่านของคุณจะมองหาข้อมูลเฉพาะในรายงานประจำปีของคุณ: จดหมายหน้าหนึ่งจากประธานคณะกรรมการหรือประธานเจ้าหน้าที่บริหารขององค์กรที่ไม่หวังผลกำไร โปรแกรมพิเศษหรือหน่วยงานหลักรายงานทางการเงินรายชื่อสมาชิกคณะกรรมการและพนักงานหลักและรายชื่อผู้บริจาคจัดเรียงตามจำนวนและเรียงตามชื่อ

ใช้การเขียนที่ชัดเจนเรียบง่ายและซื่อสัตย์ด้วยน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ ระบุข้อเท็จจริงอย่างชัดเจนและใช้น้ำเสียงที่ผ่อนคลายและเป็นส่วนตัวเพื่อเขียนเกี่ยวกับความสำเร็จและเรื่องราวส่วนตัวที่อธิบายถึงผลกระทบต่อลูกค้าและชุมชน

เลือกคำในการเขียนที่สื่อถึงความหยิ่งทะนงความภาคภูมิใจและความมุ่งมั่นต่อภารกิจของคุณ หลีกเลี่ยงการเขียนที่น่าทึ่งโดยไม่จำเป็น แต่แชร์ข้อมูลที่ดึงดูดผู้อ่านและผู้อุทธรณ์ให้กับผู้บริจาคที่รู้สึกถึงความเป็นหุ้นส่วนในการทำงานของคุณ ตัวอย่างเช่นเล่าเรื่องราวของลูกค้ารายหนึ่งเพื่ออธิบายความสำเร็จของโปรแกรมและเชื่อมโยงกิจกรรมกับภารกิจขององค์กรของคุณ

รวมแถบด้านข้างสองด้านเพื่อเน้นข้อมูลที่สำคัญจากรายงานโปรแกรมเช่นรายละเอียดลูกค้าตามอายุและเชื้อชาติหรือผู้เข้าร่วมในโปรแกรมค้นหางานและสถานะของพวกเขาในช่วงปลายปี ข้อมูลสรุปนี้ช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจบรรทัดล่างของบทความและเพิ่มมุมมองของมนุษย์

จัดทำภาพข้อมูลทางการเงินของคุณโดยใช้ข้อมูลในรายงานทางการเงินของคุณเพื่อแสดงแนวโน้มยอดรวมและบทสรุป ตัวอย่างเช่นสร้างแผนภูมิวงกลมที่แสดงเปอร์เซ็นต์งบประมาณที่ใช้โดยแต่ละแผนกหรือกราฟแท่งที่แสดงการเปลี่ยนแปลงในการบริจาคในช่วงสี่ปีที่ผ่านมา ใช้กล่องข้อความเพื่อแสดงเงินทุนทั้งหมดที่ได้รับจากผู้บริจาคหลายประเภทเช่นมูลนิธิและบุคคลทั่วไป ภาพทางการเงินให้ผู้อ่านภาพรวมที่น่าจดจำ

เลือกรูปภาพที่คุณจะใช้เพื่อช่วยบอกเล่าเรื่องราว คุณอาจใช้รูปถ่ายของบ้านที่องค์กรของคุณช่วยสร้างนักเรียนในโปรแกรมหลังเลิกเรียนสัตว์ในที่พักพิงกู้ภัยต้นไม้ที่ปลูกในโรงเรียนในพื้นที่หรือพนักงานที่จัดการเดินเล่น

เคล็ดลับ

• เลือกการจัดรูปแบบตามความยาวและเนื้อหาของรายงานประจำปีของคุณ รายงานที่มีความยาวอาจได้รับประโยชน์จากส่วนต่างๆเช่นโปรแกรมความสำเร็จการเงินและผู้บริจาค คุณอาจเลือกที่จะแยกย่อยข้อความด้วยการกระจายรูปภาพและกราฟิกตลอดทั้งเรื่องเล่าที่วิ่งแยกจากกันโดยส่วนหัวเท่านั้น

  ผู้อ่านรายงานประจำปีโดยทั่วไปมีความสนใจมากที่สุดในจดหมายจาก CEO หรือประธานคณะกรรมการชื่อของผู้อ่านในรายชื่อผู้บริจาคคำบรรยายภาพและผลรวมทางการเงินตามข้อมูลจาก Board Caféที่เว็บไซต์ Blue Avocado